Semortrade: Segurança e Rigor no Registo de Dados e Flexibilidade no Acesso
à Informação com SAP BO
Fundada em 1978, a Semortrade é uma empresa que se dedica à representação e comercialização de uma vasta gama de equipamentos, componentes e peças para as indústrias de base. Actualmente factura cerca de dois milhões de euros/ano e na carteira de clientes conta com empresas como a EDP, a Tejo Energia e a Turbogás (na área energética); a Portucel Soporcel e o Grupo Altri (no sector da pasta e do papel); e a Petrogal e a Repsol em Sines (na refinação e petroquímicos).
Segundo J. Sequeira de Morais, administrador da empresa "os sectores da energia, da pasta e do papel, do aço e do cimento pesam cerca de 75 por cento no volume de negócios da Semortrade". Os restantes 25 por cento estão distribuídos por outras indústrias, como a farmacêutica, para as quais fornece uma gama variada de produtos específicos, como os destinados a processos de filtragem e tratamento do ar.
A principal mais-valia da Semortrade é a sua capacidade para acrescentar valor e disponibilizar aos seus clientes serviços chave na mão, responsabilizando-se pelo desenvolvimento do projecto de engenharia, procura, montagem, arranque e comissionamento de sistemas completos. As TI (tecnologias de informação) detêm um papel primordial na gestão do negócio desta empresa praticamente desde o início da sua actividade. Os diferentes sistemas instalados ao longo do tempo contemplavam essencialmente a funcionalidade da gestão de stocks, um dos principais processos do negócio, uma vez que a contabilidade sempre esteve a cargo de uma empresa especializada.
Em 2005, após uma exaustiva pesquisa de mercado, a administração da Semortrade optou por implementar a solução SAP Business One para pequenas e médias empresas, uma decisão que, como sublinhou J. Sequeira de Morais, "foi muito bem ponderada e analisada. Procurámos essencialmente uma solução mais evoluída face à que detínhamos; uma solução que nos proporcionasse maior flexibilidade no acesso à informação, mas também maior segurança no registo e no tratamento de dados e maior rigor na informação que precisávamos e que o sistema nos poderia dar; enfim, que nos permitisse resolver algumas dificuldades que sentíamos".
Além disso a Semortrade pretendia "integrar no sistema o processo dos contratos chave na mão, algo importantíssimo no nosso negócio. Estes contratos têm algumas particularidades, pois implicam a parametrização de muitos requisitos diferentes (componentes, fornecimento de serviços, subcontratação e fornecimento de outros serviços, faseamento de pagamentos, ...) e normalmente os softwares de gestão comuns para empresas da nossa dimensão que existem no mercado não contemplam a funcionalidade de gestão de contratos. Quando confrontámos os potenciais fornecedores com todas as especificações das nossas necessidades, a SAP foi a empresa que nos deu um conjunto mais alargado de respostas, a que nos apresentou uma solução base com capacidade para solucionar todas as dificuldades que tínhamos pendentes - o SAP Business One - e ainda a que se disponibilizou para providenciar, adicionalmente, uma ferramenta para a gestão de contratos".
Desde Julho de 2005 que a Semortrade conta com o apoio da Sinfic, parceiro da SAP, que acabou por desenvolver e implementar a ferramenta de gestão de contratos em conformidade com as necessidades da empresa. "A Sinfic pôs de pé uma solução que corresponde ao que efectivamente são os nossos anseios em matéria da gestão de contratos e está sempre disponível para resolver problemas e encontrar respostas para as nossas necessidades", sublinhou o administrador da Semortrade.
"Dois anos depois, podemos afirmar que a performance do SAP Business One ultrapassou claramente as expectativas iniciais. É muito seguro e flexível, flexibilidade essa entendida aqui como simplicidade e possibilidade de ir procurar e relacionar informação, de cruzar dados e procurar informação a partir de vários referenciais. Podemos ter diferentes abordagens para procurar informação no sistema de forma rápida, segura e de fácil acesso e manuseio por parte do operador", continuou J. Sequeira de Morais.
Os benefícios para a gestão global do negócio também foram significativos. Neste campo, o administrador da Semortrade salientou o aumento da capacidade e da velocidade de resposta e de diálogo com o cliente, bem como o aumento da eficiência global da empresa. "O SAP Business One é diferente de todos os softwares de gestão que existem no mercado e, evidentemente, também tem um custo diferente. Compete ao gestor de uma empresa decidir entre ter um software que satisfaça 85 a 90 por cento das necessidades ao preço X, ou ter um software que satisfaz todas as necessidades presentes e que tem capacidade de evoluir com o crescimento da empresa ao preço Y. A decisão depende de muitos factores, desde logo do orçamento disponível. Na minha perspectiva, a partir do momento em que uma empresa tem orçamento para fazer um investimento desta natureza, mais do que pensar no retorno imediato desse investimento, tem que fazer uma avaliação profunda dos objectivos que quer atingir e de como é que os vai atingir. O custo não pode ser o único factor de decisão".
Com a funcionalidade de gestão de stocks totalmente operacional desde a implementação, a Semortrade avançou posteriormente com a parametrização da ferramenta de contabilidade, que integra a versão base do SAP Business One. Esta decisão foi explicada por J. Sequeira de Morais com a afirmação de que não fazia sentido ter essa área da gestão separada. "Queríamos ter uma visão integrada do que se passa na empresa".
