Tubos Vouga: Solução de Recolha de Ponto Baseada na Utilização de Terminais Portáteis

A TubosVouga é uma empresa ligada à construção civil, com funcionários próprios e de empresas subcontratadas espalhados por várias obras em Portugal. Face a esta realidade, a empresa enfrentava dificuldades significativas no processamento manual do registo de entradas e saídas dos funcionários nas respectivas obras, bem como no processamento de salários e consequente associação desses custos às respectivas obras.

A necessidade

Um dos maiores problemas enfrentados mensalmente na TubosVouga era o envio do registo de ponto dos funcionários pelos responsáveis de obra e consequente inserção desses tempos na aplicação de salários corporativa. O tempo gasto na recolha e correcção do registo de ponto nas obras para processamento de salários era mensalmente bastante elevado.

Após uma análise conjunta com a unidade de negócio Soluções de Mobilidade da Sinfic foi desenhada uma solução para responder aos seguintes requisitos:

• Permitir a recolha de ponto e envio dos dados de forma automática e a qualquer momento;
• Reduzir o tempo dedicado ao processamento do registo de ponto;
• Reduzir os erros gerados pelo processamento manual;
• Disponibilizar uma ferramenta que permita um método mais fácil e expedito para o processamento de salários.

A solução

Com a decisão de implementação da Solução de Recolha de Ponto baseada na utilização de terminais portáteis Psion IKON da Sinfic, a TubosVouga consegue efectuar actualmente a recolha de ponto nas várias obras espalhadas pelo país e enviar os dados recolhidos através de comunicações GPRS para a sede, localizada em São Domingos de Rana. Desta forma, na sede é conseguido o acesso à informação de forma exacta e num formato que permite uma fácil análise.

Adicionalmente e através da utilização do módulo GPS incorporado no terminal portátil, todos os registos de entradas e saídas são associados ao ponto de recolha, permitindo assim a validação, de forma inequívoca, do local onde foi efectuada o registo. A formação dos responsáveis de obra foi efectuada por colaboradores da Sinfic on-job, permitindo verificar no momento a interacção dos utilizadores com a aplicação de terminal portátil.

Uma aplicação Web de geração de relatórios instalada na sede permite a consulta e posterior exportação da informação através da selecção dos funcionários e/ou obras. Esta ferramenta permite à TubosVouga o acesso imediato aos custos com mão-de-obra por cada centro de custo.

Problemática, solução e retorno

As soluções de recolha de ponto baseadas na utilização de terminais portáteis, ou complementadas com a utilização conjunta de terminais fixos e portáteis, permitem uma versatilidade superior na recolha do registo de ponto em locais onde exista uma grande mobilidade de funcionários entre várias obras e vários centros de custo, simplificando o trabalho de registo e processamento de horas, reduzindo os custos com os processos, agilizando o tratamento de dados e diminuindo o tempo gasto com o processamento de salários. A problemática nestes casos pode resumir-se aos seguintes tópicos:

• Registo em papel de entradas e saídas, possibilitando a fraude e impossibilitando a validação do local exacto onde foi efectuado o registo de ponto;
• Dificuldade e demora no acesso aos registos de ponto dos funcionário em locais distantes da sede.

Para implementar a recolha de ponto através de terminais móveis, foi desenvolvida uma aplicação que está preparada para registar as entradas e saídas dos funcionários associadas a vários centros de custo e indicar exactamente onde foi efectuado o registo de ponto através da leitura das coordenadas de GPS. Evitam-se assim sabotagens ao sistema. Os dados recolhidos são enviados para o sistema central a fim de serem processados.

A utilização de terminais portáteis na recolha de ponto pressupõe que todo o processo - desde a recolha das entradas e saídas dos funcionários, até ao acesso posterior aos dados pelo departamento de recursos humanos - decorra de forma online e com grande rapidez e precisão. A implementação de uma solução de terminais portáteis também possibilita a redução de custos, prazos de instalação reduzidos e uma manutenção menos onerosa.