Modernização Administrativa na CM de Vale de Cambra: Projectos Realizados, Resultados Alcançados, Perspectivas Futuras

O processo de modernização administrativa no município de Vale de Cambra envolveu a identificação das necessidades e expectativas do cidadão/cliente, diagnóstico organizacional, identificação das orientações estratégicas do município, promoção do desenvolvimento organizacional e pessoal, implementação de um modelo de gestão integrada com uma abordagem por processos, tecnologias de informação e comunicação rumo à excelência organizacional. Os principais vectores de intervenção foram a formação dos colaboradores, a imagem corporativa, o sistema de gestão da qualidade, e os sistemas de informação.

A imagem que se segue mostra a evolução temporal do processos de modernização administrativa no município de Vale de Cambra.

 
Na área do Serviço de Atendimento ao Munícipe, a câmara municipal de Vale de Cambra teve como objectivos:

• Centralizar o atendimento, informação e encaminhamento dos munícipes para os diversos serviços municipais;
• Proporcionar uma resposta eficaz e eficiente às solicitações do cidadão/ cliente;
• Proporcionar uma interface privilegiada entre os munícipes e a câmara;
• Eliminar e simplificar procedimentos desnecessários;
• Desenvolver uma política de qualidade no atendimento presencial, telefónico e nas novas tecnologias de comunicação.
  

O lema foi bastante simples: "integrar para gerir". Quanto aos resultados alcançados, cumpriram o objectivo de fazer mais com menos, uma vez que o número de colaboradores afectos ao atendimento passou de 14 para quatro. No entanto, apesar da diminuição de pessoas afectas ao atendimento, o número de atendimentos aumentou significativamente no início de 2009 - em Janeiro foram registados 705 atendimentos, em Fevereiro 860, em Março 1181 e em Abril 1257.

Na área das obras municipais (DOMM - Administração directa), a reorganização operacional e funcional incluiu a reengenharia de processos, a instituição de uma única voz de comando, a execução de tarefas baseada em ordens de serviço, a gestão dos recursos humanos, a gestão de máquinas e viaturas, e o fim de horas extra.

Sistema de gestão municipal

O sistema de gestão municipal abrange a totalidade das áreas funcionais da autarquia, estando envolvidos cerca de 150 colaboradores na sua utilização das actividades do dia-a-dia. Por outro lado, para suportar a tramitação da informação na câmara municipal foi definido o workflow de 385 tipos diferentes de processos. As perspectivas futuras do sistema de gestão municipal incluem:

• Gestão do ciclo de vida dos documentos em toda a organização;
• Automatização dos processos de negócio;
• Fácil acessibilidade à informação e a vários utilizadores em simultâneo;
• Maior eficácia e eficiência no fluxo dos processos e na sua consulta;
• Flexibilidade e Fiabilidade;
• Automatização dos dispositivos de monitorização e medição dos processos;
• Facilidade de utilização, que implica formação reduzida;
• Transparência nos actos;
• Capacidade de integração com outras plataformas;
• Monitorização da realização dos processos (actividades, prazos, tempos, documentos);
• Visão centralizada das entidades (munícipes, fornecedores, dono de obra, ...);
• Disponibilidade imediata (on-line) do estado, documentos e informação do processo, a quem tenha permissões para o efeito;
• Registo automático de datas, horas e minutos de realização das tarefas;
• Visualização integrada de todas as informações e despachos;
• Gestão integrada de processos (antecedentes, dependentes);
• Disponibilidade de dados para efeitos de melhoria da gestão.
  

A assinatura digital de actos e dos documentos, a introdução de sistema de gestão de substituições e a disponibilização do guichet electrónico são funcionalidades a incorporar brevemente no sistema de gestão municipal. Para fases posteriores (funcionalidades futuras), está previsto acrescentar a implementação do sistema de gestão de obras por administração directa, a interoperabilidade com o portal RJUE, a interoperabilidade com uma plataforma electrónica de contratação pública, a melhoria do sistema ao nível da usabilidade para deficientes visuais, e a implementação do sistema de gestão do arquivo físico electrónico.

Baseado na comunicação de Pedro Almeida, director de Departamento Técnico Municipal na Câmara Municipal de Vale de Cambra, durante as Jornadas de Modernização Administrativa.