Entrevista com o Presidente da Câmara: A Modernização Administrativa Permitiu que o Município de Vale de Cambra Conseguisse os Melhores Resultados de Sempre em 2008
José Bastos (foto), Presidente da Câmara Municipal de Vale de Cambra, está à frente do Município há cerca de cinco anos, depois de ter sido vice-presidente durante algum tempo. Consequentemente, está no centro do processo de modernização administrativa encetado pela Câmara desde 2004. Foi nessa qualidade de promotor de todo o projecto (ou conjunto de projectos) de modernização administrativa que quisemos colocar-lhe algumas questões.
Newsletter Modernização Administrativa: Como é que começou o processo de modernização administrativa na CM de Vale de Cambra e quais as motivações para avançarem nesse sentido?
José Bastos: Optámos pela modernização administrativa porque percebemos que, se quiséssemos fazer obra, só tínhamos uma alternativa - poupar nos nossos próprios recursos. Para isso tínhamos que racionalizar os processos de funcionamento de toda a Câmara. Como uma Câmara municipal tem muitas divisões e muitos recursos (humanos e materiais) dispersos, era necessário ter tudo isso em conta. Chegámos então à conclusão que a única forma de levar esta tarefa a bom porto era certificar as várias divisões de acordo com a norma NP EN ISO 9001:2000, implementando assim um sistema de gestão da qualidade. Para facilitar todo o processo, começámos apenas com algumas divisões que estavam relacionadas mais directamente com o atendimento aos munícipes, já que todo o projecto de qualidade tinha como objectivo último a prestação de um melhor serviço aos cidadãos de Vale de Cambra.
NMA: Qual o balanço que faz actualmente, decorridos cerca de cinco anos e com praticamente a totalidade da Câmara certificada?
JB: Ainda bem que avançámos para a certificação e para o sistema de gestão da qualidade. Um dos aspectos positivos imediatos foi a valorização humana de todos os colaboradores. Até agora já gastámos milhares de horas no processo, mas os funcionários são os primeiros a reconhecer as vantagens e sentem-se actualmente muito mais motivados. Também conseguimos enormes poupanças em áreas em que antigamente nem nos apercebíamos que estávamos a ter gastos supérfluos. A optimização dos processos camarários permitiu essa racionalização e eliminação de muitos desperdícios de recursos humanos e materiais. Só para ter uma ideia, quando o atendimento ao munícipe estava disperso por vários departamentos existiam 14 pessoas dedicadas e essa tarefa. Actualmente, com o atendimento único, são apenas quatro. As 10 pessoas restantes puderam ser alocadas a outras tarefas e assim contribuir com maior valor acrescentado. Outro exemplo da racionalização conseguida foram as viaturas. Só num ano conseguimos reduzir os custos de manutenção em 50 por cento.
NMA: Em que se traduziram na prática as vantagens já conseguidas com a implementação do sistema de gestão da qualidade e sucessivo alargamento do mesmo a outras áreas da Câmara? E digo já conseguidas porque é suposto encetarem um processo de melhoria contínua ao longo do tempo, que continuará a trazer novas vantagens e a reforçar vantagens já conseguidas.
JB: Exactamente. As vantagens que já conseguimos são grandes, mas irão acentuar-se e fazer-se sentir ainda mais a médio e longo prazo. As Câmaras Municipais viram os seus recursos reduzidos nos últimos tempos, mas nós apresentámos recentemente as contas municipais de 2008 e ficou bem claro que conseguimos a maior execução de sempre da CM de Vale de Cambra. Além de termos executado obra, conseguimos pagá-la. Também aconteceu pela primeira vez nesta Câmara que a receita arrecadada pelo Município em 2008 (em plena crise) foi igual à receita proveniente do Estado. Este equilíbrio ficou a dever-se em muito ao sistema de gestão da qualidade.
NMA: E do lado dos munícipes, como é que avalia a melhoria do serviço prestado aos mesmos pela Câmara, já que um dos objectivos do sistema da gestão da qualidade é responder melhor aos cidadãos?
JB: Claro que esse foi sempre um dos nossos grandes objectivos. Mudámos a imagem da Câmara municipal e passámos a apostar na ideia chave de "apostar nas pessoas, ganhando o futuro". Começámos por ganhar as pessoas (colaboradores) internamente e com isso servimos melhor o público. Temos indicadores nesse sentido, resultantes dos vários inquéritos que realizamos. As pessoas afirmam claramente que são bem atendidas na CM de Vale de Cambra.
NMA: Como Presidente da Câmara, como é que encara as Jornadas de Modernização Administrativa que vão promover no próximo dia 8 de Maio? Acha que o Município de Vale de Cambra pode ser um exemplo para outras Câmaras Municipais do país, apesar de muitas delas também já estarem envolvidas na implementação de sistemas de gestão de qualidade e consequente certificação?
JB: É verdade que muitas Câmaras Municipais têm trabalhado ou estão a trabalhar no sentido de implementarem sistemas de gestão da qualidade e certificarem os mesmos de acordo com a ISO 9001. No entanto, em Vale de Cambra falta-nos certificar apenas duas divisões e acredito que conseguiremos isso ainda durante este mandato. Não deverão existir muitas mais Câmaras no país que tenham todas as suas divisões certificadas. Também estamos a apostar na modernização informática de toda a Câmara - nomeadamente na gestão documental. Além de pouparmos muito dinheiro em papel, estamos a seguir um caminho correcto em termos ambientais, poupando muitas árvores - apesar de sermos um concelho com uma grande mancha florestal. Por outro lado, a solução implementada segue metodologias internas que facilitam muito o trabalho e que irá trazer ainda mais vantagens para os munícipes. Estamos a dar os primeiros passos com esta solução, dado que só começámos a utilizá-la em finais do ano passado e ainda irá passar por desenvolvimento adicionais. Num futuro muito próximo, os munícipes de Vale de Cambra poderão fazer requerimentos à Câmara e acompanhar todos os seus processos que tenham pendentes sem a necessidade de saírem de casa. Já temos uma infra-estrutura de fibra óptica nossa e Internet gratuita em todas as freguesias, pelo que as pessoas poderão utilizar esse recurso ou a Internet de suas casas para pouparem tempo e dinheiro em deslocações à Câmara municipal. Tudo isto terá continuidade com outros projectos, sempre no sentido de servir melhor e facilitar a vida aos munícipes.
NMA: Quer deixar alguma nota final?
JB: Não podia falar deste assunto e de todas estas conquistas sem agradecer aos colaboradores da Câmara. Tudo aquilo que fizemos e estamos a fazer só foi possível com uma gestão de topo forte, mas que não teria tido qualquer fruto se não contássemos com colaboradores motivados e esforçados. Fala-se muito na fraca produtividade e execução dos funcionários camarários, mas em Vale de Cambra temos pessoas bastante motivadas que têm dado muito de si para me ajudar a levar para a frente todo este processo de modernização administrativa.