Guia Para um Escritório Sem Papel

Apesar dos escritórios totalmente sem papel serem uma visão que ainda não foi alcançada, a integração do papel em processos de negócio electrónicos é algo perfeitamente atingível e que pode melhorar a eficiência operacional, permitindo consequentemente maiores lucros. As pequenas e médias empresas, em particular, estão bem posicionadas para tirar partido da tecnologia que pode permitir a passagem do papel para o digital. Criativas nos seus departamentos de TI (tecnologias de informação) e com falta de recursos para resolverem os seus problemas operacionais, as empresas de menor dimensão têm a agilidade necessária para responderem rapidamente aos desafios.

Apesar dos escritórios sem papel continuarem a ser um mito, a eliminação do papel dos processos de negócio para se criarem fluxos de trabalho digitais já é uma realidade.

Porquê a intervenção das TI?

As empresas que conseguem ser excelentes na gestão da informação, vêem aumentar a produtividade dos seus empregados, melhorar a eficiência dos seus fluxos de trabalho, melhorar o serviço que prestam aos clientes, e diminuir as despesas. Dado que os processos de negócio envolvem quase sempre papel, o desafio consiste em fundir fluxos de trabalho paralelos - um processo electrónico e um processo manual baseado em papel - num único fluxo de trabalho eficiente.

A solução reside no desenvolvimento de estratégias de gestão da informação que sejam capazes de gerir e de controlar os processos, tanto os electrónicos, como os baseados em papel. É aqui que as TI podem assumir um papel de liderança.

Passos a dar para passar do papel a processos electrónicos

O primeiro passo consiste em considerar os tipos de documentos que estão a ser utilizados. Por exemplo, são utilizados em grande volume, em transacções repetidas, ou em processos de negócio ad hoc? A resposta a esta questão permitirá saber se precisa de uma operação de digitalização especializada e centrada na produção, ou se poderá distribuir as capacidades de imagem de documentos por vários pontos da organização.

Seguidamente, avalie as soluções de imagem de documentos tendo em vista o ambiente concreto da sua empresa. Considere os fluxos de trabalho e a forma como a sua empresa está organizada - por exemplo, funciona apenas numas instalações, ou está espalhada por várias instalações dispersas em termos geográficos?

Finalmente, considere a experiência dos utilizadores. Se planeia distribuir capacidades de digitalização de documentos a 20 ou mais pessoas pela organização, considere aplicações que sejam mais fáceis de utilizar e que sejam adoptadas prontamente. Evite soluções que exijam formação continuada dos utilizadores e suporte por parte das TI.

Preocupações de segurança com a digitalização de documentos

O alargamento da digitalização de documentos a um grande número de pessoas não cria problemas adicionais de segurança. Mesmo que as capacidades de digitalização estejam distribuídas pela organização, os gestores de TI poderão implementar aplicações de imagem de documentos que estejam protegidas pelos processos de segurança existentes, de modo a salvaguardarem o capital intelectual e a conformidade com regulamentações externas e internas. Isto significa que qualquer empresa, seja qual for a sua dimensão, poderá implementar uma aplicação de imagem documental sem a necessidade de recursos de TI adicionais.

O software de imagem documental deve permitir que as TI melhorem a conectividade de rede existente, de modo a permitir a autenticação dos utilizadores. Desta forma, os direitos de acesso são obrigatórios ao nível do utilizador individual. Com este tipo de abordagem, as empresas poderão manter auditorias aos documentos, registar os documentos digitalizados, quando foram digitalizados, quem os digitalizou, e para quem foram distribuídos.

Considerações administrativas e de suporte

Através da gestão central na rede das capacidades de digitalização, os gestores de TI podem disponibilizar apenas as funcionalidades a que querem que cada utilizador tenha acesso. Quererão assim implementar software de digitalização que se ligue directamente à lista de endereços de correio electrónico da rede. Isto permitirá que os utilizadores autorizados digitalizem e enviem documentos por email sem atrasos, ou sem terem que inserir individualmente os endereços de correio electrónico dos destinatários.

O software deverá aumentar a produtividade, fornecendo aos gestores de TI a capacidade de criarem processos de apenas um passo. Desta forma, as tarefas repetitivas - como a digitalização de um documento para um repositório específico - podem ser excluídas automaticamente. Por exemplo, isto poderá incluir um botão de digitalização para os recursos humanos poderem gerir currículos, ou um botão de digitalização para o departamento financeiro poder processar facturas. A equipa de TI deve ser capaz de implementar estas aplicações sem ter que escrever programas que exijam manutenção continuada no tempo.

Aspectos a considerar na integração

Quando se pretende integrar a imagem documental com as aplicações de negócio existentes, existem alguns aspectos a considerar pelos gestores de TI. O software de imagem documental precisa de fornecer às TI a capacidade de integração com as aplicações nucleares da empresa ao nível da API. Entre as aplicações nucleares estão incluídas a gestão documental e o sistema de correio electrónico.

Esta capacidade de integração permitirá que a informação digitalizada fique imediatamente disponível. Os utilizadores poderão assim participar completamente num fluxo de trabalho através da introdução de documentos de alvo valor na altura que acharem conveniente.

Integração bem sucedida

Considere uma qualquer empresa em que todos os documentos em papel que recebe são digitalizados e encaminhados electronicamente para os seus destinatários - prontos a serem utilizados. A integração do software de imagem documental com a infra-estrutura de TI (sistema de correio electrónico, servidor de faxes, etc.) permite que os empregados tenham acesso a todos os dados que precisam na realização do seu trabalho. Esses dados estão disponíveis de forma electrónica e podem ser acedidos de forma rápida e fácil. Deixa de ser necessário pesquisar documentos e passa a ser possível ligar documentos a um registo.

Vantagens da imagem documental

De uma forma geral, a imagem documental aumenta a eficiência do processamento dos serviços de uma organização. Tarefas que anteriormente eram morosas com o papel, passam a ser quase imediatas num computador pessoal. Por outro lado, os empregados podem deixar de perder tempo nas maquinas de faz e de cópia, ou a procurar documentos em papel que desapareceram ou estão fora do lugar, ficando assim com mais tempo para o que realmente acrescenta valor ao seu trabalho.

Uma vez que todos os documentos podem ser acedidos através do servidor, passa a ser muito mais fácil trabalhar de forma remota. Os empregados remotos também podem gerir as suas agendas de forma mais eficiente e realizar tarefas importantes longe do escritório. Além disso, deixam de ter pilhas de papel à sua espera quando regressam ao escritório.

Avaliação das diferentes propostas

O objectivo táctico é converter documentos em papel para imagens digitais, e integrar essas imagens em fluxos de trabalho digitais. No entanto, deverá começar com uma compreensão clara dos objectivos que a sua organização quer atingir. A partir daqui, a avaliação das soluções propostas por diferentes fornecedores ficará sujeita aos critérios realmente importantes para cada caso concreto.

Baseado num documento intitulado "An IT manager's guide for moving towards the "paperless" office", publicado em http://www.ecmconnection.com.
 
 
Produzido em 2008