Framework Berilio: um Sistema de Gestão Orientado a Processos e às Necessidades Específicas de Cada Cliente
O Berilio é um sistema de gestão orientado a processos, direccionado fundamentalmente para a modernização da administração pública. Permite em simultâneo um atendimento multicanal às solicitações dos cidadãos, ao mesmo tempo que suporta toda a execução dos processos de qualquer organismo público.
Todo o sistema assenta numa framework de implementação de sistemas de gestão de fluxos de trabalho, desenvolvido especificamente pela Sinfic para a modernização administrativa. Encontra-se dividido em vários módulos, os quais fornecem a flexibilidade de escolha diferenciadora das várias instituições.
Contando à partida com um conjunto de processos transversais predefinidos, e que por isso asseguram uma boa utilização desde o início, a ênfase é colocada no desenho de processos de negócio específicos, e não no desenvolvimento do código. Consegue-se assim um sistema configurado para a situação concreta de cada cliente, minimizando em larga escala a necessidade de escrever código específico para cada projecto.
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O Berilio é um sistema modular, em que cada módulo partilha a mesma informação com os restantes. Esta framework é baseada na tecnologia Oracle Workflow, que permite o desenho dos processos de negócio de uma forma intuitiva. A implementação dos ecrãs é feita recorrendo a uma biblioteca de código predefinido, a qual é propriedade da Sinfic, encontrando-se sujeita a versionamento e actualização periódica.
Necessidades do mercado
- Registo de entrada e saída de documentos
Cada documento que entra na organização deve ser registado imediatamente no sistema, conseguindo-se assim identificar inequivocamente todas as entradas. Cada entrada deve seguir depois para o seu destinatário, podendo passar por diferentes intervenientes para decisão sobre qual a acção a tomar, classificação ou simples tomada de conhecimento. Quando um processo de negócio produz um documento para saída, também este documento deve ser numerado, ocorrendo essa numeração antes da impressão final para envio.
- Encaminhamento de processos
Em qualquer momento deve poder ser criado um novo processo de negócio, o qual irá ter a sua tramitação específica. Esta tramitação deve ser flexível, permitindo assim adaptações a qualquer modelo de processo de negócio. Um processo de negócio deve poder ter vários subprocessos, cada um com uma tramitação independente. Qualquer interveniente num subprocesso poderá consultar todos os documentos do processo principal e outros subprocessos.
- Pesquisa de processos
Deve ser possível encontrar, através de uma pesquisa no sistema, um qualquer processo que seja de negócio, de entrada ou de saída de documentos. Como critérios de pesquisa, devem-se considerar o número do processo, a data de criação (através de um intervalo de datas), palavras do assunto e das observações do processo.
- Transferência de actividades
Tendo o sistema por base uma orientação a actividades de processos, cada actividade deve poder ser transferida para outra pessoa. Esta transferência deve ser livre, mas deverá ocorrer uma notificação automática dos superiores hierárquicos.
- Numeração automática de processos
Sempre que é criado um processo, deve ser criado um novo número único. Esta numeração deverá ter uma componente sequencial, dentro de cada ano.
- Anexação de processos
Deve ser possível agregar processos diferentes num só "processo principal". Constituir-se-á assim um conceito de "dossier" com vários elementos, e ao qual poderão ser anexados novos elementos (os subprocessos) em qualquer momento.
- Desmaterialização de documentos
Deverá ser possível desmaterializar um documento aquando da sua entrada. Para isso, o sistema deverá permitir que os documentos sejam digitalizados e registados imediatamente no sistema após a sua entrada.
- Processo genérico
Para se iniciar um novo processo de negócio. Este novo processo de negócio não tem um fluxo de trabalho previamente definido, sendo por isso designado por "genérico".
- Notificações com alertas/lembretes
Ao entrar no sistema aparece, a cada utilizador, uma lista de notificações para actividades que tem de realizar. Dessa lista consta o número do processo, a data da notificação e o assunto.
- Pesquisa de processos e visualização do ponto em que se encontram
Qualquer utilizador poderá pesquisar os processos que em alguma etapa teve a sua intervenção. Consegue assim ter acesso a todo o histórico desse processo (etapas percorridas, utilizadores envolvidos, datas) e, principalmente, saber o ponto em que se encontra o processo.
- Transferência de processos entre utilizadores
Um utilizador poderá transferir a sua actividade num processo para outro utilizador.
- Gestão de entidades, serviços, utilizadores
Existem ecrãs específicos para se registarem os dados relativos a entidades, serviços e utilizadores do sistema.
- Gestão de templates, fluxogramas, legislação e minutas (anexação e consulta)
É possível anexarem-se documentos para servirem como templates em diferentes etapas dos processos, ou fluxogramas orientadores da actuação em cada processo.
- Registo e encaminhamento de entrada de correspondência
A cada documento que entra é atribuído automaticamente um número único, gerado sequencialmente dentro do ano de registo.
Produzido em 2008