Governação de TI - Alinhamento

Para que qualquer empresa consiga ter um sucesso sustentável a longo prazo, é essencial que todos os seus colaboradores compreendam bem os objectivos empresariais e trabalhem em conjunto de uma forma adequadamente controlada e coordenada. Só assim se conseguirão cumprir os objectivos empresariais.
 
Como analogia, podemos falar de uma orquestra, em que cada membro da mesma tem que trabalhar na mesma nota e tocar a mesma peça que os seus colegas, sob a direcção global do maestro. O talento e génio específico deste último pode resultar em nuances capazes de um desempenho que torne um determinado concerto num evento bem sucedido e memorável. É este aspecto único e memorável que mostra que o todo é maior do que a soma das partes individuais.

Domínios da governacao de TI.

O desempenho das empresas comerciais, ou mesmo das organizações sem fins lucrativos, é capaz de alcançar uma grandeza similar, algo que se reflectirá na melhoria do retorno para os "stakeholders" ou em níveis mais elevados de serviço pelo custo mais baixo possível. No entanto, para que isto aconteça, os componentes individuais têm que trabalhar de acordo com os standards mais elevados e em conjunto para responderem ou excederem as expectativas.

É isto que é o alinhamento. Ou seja, alcançar os resultados máximos através de indivíduos profissionais e experientes, actuando num colectivo que trabalhe em harmonia sob uma liderança forte e inspirada. No entanto, se alguns dos componentes individuais apresentarem um desempenho abaixo dos seus pares, ou divergente; se a liderança for fraca; ou ainda se os riscos forem geridos de forma inadequada, os resultados alcançados ficarão abaixo das expectativas. Inclusivamente, em vez de se estar a criar um valor óptimo, pode-se estar a destruir ou a degradar esse valor.

Alguns estudos de mercado mostram que a realidade fica aquém do desejável. Apesar de existirem algumas boas práticas em muitas empresas para maximizar o alinhamento, existem também algumas preocupações. Por exemplo:

• Quase 50 por cento das entidades que responderam ao inquérito não tinham uma estrutura de governação formalizada para assegurar o alinhamento entre as TI (tecnologias de informação) e o negócio.
• A responsabilidade pela estratégia de TI é frequentemente delegada em níveis de gestão inferiores à gestão de topo. Mais particularmente, de acordo com o inquérito, eram menos de 25 por cento as entidades que envolviam membros da gestão de topo no processo de especificação da estratégia de TI.

Continuum de disponibilização de serviços de TI.

Face a este contexto, onde está o problema? Será que está na falta de uma maior proximidade entre a gestão de topo e as TI? Ou será que está no facto das TI não serem envolvidas de uma forma mais próxima no negócio? Provavelmente, a resposta é que o problema está nas duas situações.

Esta é uma das razões porque o alinhamento é tão importante, na medida em que, para ser alcançado, precisa de existir uma harmonia de entendimento entre as TI e o negócio. No mundo actual de grande competitividade internacional, elevadas expectativas dos stakeholders, aumento de regulamentações, e mudança contínua, torna-se ainda mais essencial garantir um alinhamento adequado entre todas as funções da empresa. O alinhamento é essencial, independentemente da função ter origem interna ou externa à organização.

Em muitas empresas, nos últimos 20 anos, as TI passaram de uma função que fornecia basicamente suporte de back-office, para se tornarem o principal facilitador e possibilitador do negócio total. Desta forma, sem um alinhamento adequado entre as TI e o negócio, é improvável que qualquer empresa alcance e mantenha o sucesso a longo prazo, disponibilizando valor aos seus stakeholders.

O alinhamento das TI com a estratégia global da empresa não acontece por acidente. Requer um envolvimento completo e activo de uma grande parte dos níveis e actividades da empresa. Requer igualmente uma gestão activa e orientada. No fundo, é um esforço contínuo e exige capacidades e conhecimentos de nível mundial, tanto internamente, como no caso do recurso ao outsourcing. Exige ainda que se corram riscos, mas com uma gestão adequada dos mesmos. Também requer uma governação forte e demonstrável.

Uma governação adequada através do alinhamento das TI requer a liderança e envolvimento dos níveis mais elevados da empresa. Ou seja, exige que a gestão de topo assuma a responsabilidade por:

• Garantir que a estratégia de TI está alinhada com a estratégia de negócio;
• Garantir que as TI cumprem a estratégia;
• Orientar a estratégia de TI para equilibrar adequadamente os investimentos entre os sistemas que suportam a empresa, a transformam, ou contribuem para o seu crescimento;
• Tomar decisões informadas sobre o enfoque e prioridades relativamente à utilização de recursos de TI;
• Garantir que estão disponíveis os recursos adequados de TI e de negócio para permitir que as TI cumpram as expectativas.
• No continuum de disponibilização do serviço de TI, o resultado principal de um alinhamento bem sucedido entre as TI e o negócio é uma resposta satisfatória à questão: estaremos a fazer o que é certo? Evidentemente, o factor de sucesso final é a garantia de que a empresa está a obter os benefícios máximos do investimento realizado. No entanto, isto só se consegue se forem escolhidas primeiro as coisas certas, se forem feitas da forma correcta e se forem feitas bem.

Existem evidências de que é frequente assistir-se a alguma relutância por parte da gestão do negócio em assumir a responsabilidade por qualquer questão relacionada com as TI, apesar destas terem normalmente um grande impacto no sucesso do negócio e do propósito das TI ser exactamente o de suportar e facilitar o negócio. As TI não são um fim em si mesmas. Não têm qualquer propósito ou valor que não seja o de suportar e facilitar o negócio. Consequentemente, existe um forte argumento para que a responsabilidade última pela especificação e implementação da estratégia de TI pertença à liderança de negócio.

Porque razão é importante o alinhamento das TI

Um estudo realizado em 2003 pela PricewaterhouseCoopers, a pedido do IT Governance Institute (ITGI), mostrou que o principal problema relacionado com as TI nessa altura, segundo os executivos das empresas, era a clara desconexão entre a estratégia de TI e a estratégia de negócio. Esta falta de alinhamento conduz a vários problemas de negócio, incluindo os que se seguem:

• Incapacidade do negócio para atingir o seu potencial completo;
• Insucesso em identificar e capitalizar as oportunidades de negócio que podem ser facilitadas pelas TI;
• Custos de operação potencialmente mais elevados e, consequentemente, desvantagem competitiva, devido ao fracasso em substituir processos caros por outros automatizados (a longo prazo) e de menor curso;
• Um enfoque incorrecto e ineficaz dos recursos relacionados com as TI;
• Incapacidade para recrutar e manter pessoas de negócio e de TI de alta qualidade;
• Custos globais mais elevados;
• Erosão do valor para os stakeholders ao longo do tempo.

Um estudo posterior, realizado pela Lighthouse Global em 2004, também para o ITGI, identificou a necessidade de alinhar as estratégias de TI e de negócio, e de garantir que os investimentos de TI são priorizados de forma adequada, de acordo com as necessidades do negócio.

Curiosamente, os inquiridos que responderam ao estudo tinham um nível elevado de confiança na capacidade das suas empresas para conseguirem o desejado alinhamento entre as TI e o negócio. Na realidade, cerca de 88 por cento dos respondentes acreditavam que já eram muito eficazes (31 por cento), ou razoavelmente eficazes (57 por cento) em conseguir esse alinhamento.

Apesar destes resultados parecerem ser bastante positivos, reflectem a realidade de que pelo menos 69 por cento dos respondentes reconhecem que existe margem para melhorias, ou grandes melhorias, tendo em vista o alinhamento da sua estratégia de negócio. Também é provável que os resultados apresentados atrás sejam um pouco optimistas, na medida em que a grande maioria dos inquiridos pertenciam à gestão das TI.

Também convém sublinhar outro aspecto identificado por este estudo. Aproximadamente metade das entidades que responderam ao inquérito não tinham um processo formalizado de governação para garantir um alinhamento eficaz e apropriado. Este é provavelmente o aspecto mais crítico apurado nos dois estudos referidos.

Maximizar o alinhamento

Não existe uma abordagem única para todos os casos no sentido de maximizar o alinhamento das TI com o negócio, e todos os componentes deste último. A abordagem a seguir depende muito da natureza do negócio, da dimensão da empresa, do seu mercado, da sua dependência face às TI, do estilo de liderança e da sua cultura.

Outros factores adicionais que ajudam a ditar os componentes e a estrutura do alinhamento da organização incluem as capacidades internas em termos de TI, a dependência de serviços de outsourcing, a natureza desse outsourcing, e a estrutura global de governação.

Baseado num documento com o título "IT Alignment: Who Is in Charge?", do IT Governance Institute.

Produzido em 2007