Crescimento Significativo do Mercado da Gestão de Registos Segundo a Gartner

De acordo com a Gartner, a gestão de registos (records management) envolve a gestão e a redução dos riscos inerentes à retenção e preservação de documentos. A tecnologia para a gestão de registos evoluiu muito nos últimos anos, desde a simples preservação de documentos em papel, até aos documentos electrónicos, passando ainda pela inclusão mais recente de um leque bastante alargado de tipos de conteúdos, nomeadamente o correio electrónico e os sistemas de mensagens rápidas.

As previsões que se seguem da Gartner referem-se ao mercado da gestão de registos, que inclui produtos que aplicam políticas de retenção para conteúdos de negócio - incluindo papel, documentos electrónicos e correio electrónico. As estimativas da Gartner para este mercado, a nível mundial, diziam que representava aproximadamente 350 milhões de dólares em licenças de software e receitas de manutenção em 2006, o que representou um crescimento superior a 30 por cento relativamente ao ano anterior (2005).

Mas talvez o mais importante sejam as previsões para os próximos anos da mesma empresa de estudos de mercado. O mercado mundial da gestão de registos deverá registar nos próximos cinco anos (2007 a 2011) um rácio de crescimento anual composto da ordem dos 30 por cento.

Ainda segundo a Gartner, a gestão de registos está a ser actualmente fornecida como parte de acordos de gestão de conteúdos empresariais. Também se está a assistir a uma procura crescente por parte das médias empresas. Apesar de se ter constatado que uma percentagem de 60 por cento das empresas têm alguma forma de gestão de registos, só 22 por cento destas têm implementações extensíveis a toda a empresa. A Gartner espera que 50 por cento das empresas da lista Global 2000 implementem programas de gestão de registos extensíveis a toda a empresa até 2010. Em 2005, o número destas empresas era de apenas 25 por cento.

Os custos da gestão de documentos

Num outro documento intitulado "Know the cost of filing your paper documents", da Zylab, afirma-se que já em 1997 a Gartner previa que a quantidade de tempo gasto em tarefas relacionadas com a gestão de documentos continuaria a aumentar. Nessa altura, a mesma empresa estimava que os chamados trabalhadores do conhecimento gastavam cerca de oito horas por semana (ou 20 por cento do seu tempo de trabalho) em tarefas relacionadas com documentos.

Em 2001, as previsões da mesma entidade situavam-nos nos 20 a 30 por cento, e em 2003 nos 30 a 40 por cento. As empresas poderão assim pegar nestas estimativas para calcularem o custo desta vertente com base no salário pago aos seus trabalhadores do conhecimento.

A Gartner também avançou outros custos relacionados com o processamento manual de documentos. Por exemplo:

• Um documento médio é copiado (de forma electrónica ou de forma física) nove a 11 vezes, representando um custo de 18 euros;
• Os documentos custam cerca de 20 euros a organizar;
• A recuperação de um documento mal organizado (ou mal arquivado) custa cerca de 120 euros.
• Voltando ao ano de 1997, a Gartner dizia que 60 por cento de todas as empresas ainda processavam, armazenava, e recuperavam documentos de forma manual. Outros números avançados diziam que:
• 80 a 95 por cento da informação das empresas estava em papel e em documentos electrónicos;
• 25 por cento dos documentos das empresas estavam em locais impróprios e nunca seriam localizados;
• 30 por cento dos clientes da Gartner guardavam mais de 50 por cento dos seus documentos em unidades de disco rígido ou em disquetes;
• A má gestão dos documentos custava às empresas gastos de tempo dos funcionários de escritório entre 40 e 60 por cento, custos laborais entre 20 e 45 por cento, e receitas entre 12 e 15 por cento.

A Arbeidsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) calculou as vantagens da utilização de um sistema de gestão documental e chegou às conclusões que se seguem:

• Poupanças de tempo na criação e modificação de documentos entre 50 e 90 por cento;
• Aumento da produtividade entre 20 e 30 por cento;
• Poupanças no manuseamento de documentos entre 20 e 40 por cento;
• Melhorias de ciclo temporal entre 20 e 40 por cento;
• Poupanças de espaço entre 30 e 50 por cento;
• Melhoria da satisfação dos clientes entre 30 e 50 por cento.
• Por sua vez, a Cap Ventures calculou o custo de manuseamento de documentos como representando seis a 15 por cento das receitas totais de uma empresa. Concluiu ainda que 85 por cento de todos os documentos arquivados nunca chegam a sair do seu espaço de armazenamento.

Baseado em informação veiculada pela Gartner e pela Zylab.

Produzido em 2007