G-DOC: Um Solução de Gestão Documental Integrada

As pequenas e médias empresas (PME) precisam de gerir cada vez mais informação proveniente de diversas fontes; informação essa que se encontra em diversos formatos, pelo que é necessário catalogá-la, organizá-la e armazená-la de forma simples, e torná-la acessível e sempre disponível. Só assim se poderá tirar o melhor partido da informação no mundo dos negócios. A disponibilização da informação correcta em tempo útil é actualmente um factor decisivo para o sucesso de qualquer empresa.

 
O G-DOC é uma solução de gestão documental que pode ser utilizada de forma independente, ou integrada com a solução de ERP S4 da Sinfic (ver figura em baixo). O próximo passo no desenvolvimento desta solução será integrá-la com o SAP Business One.

O G-DOC é um software de gestão documental integrado em plataforma Web, permitindo melhorar substancialmente a produtividade e a qualidade do trabalho realizado. O software G-DOC satisfaz 100 por cento das necessidades de gestão documental das PME portuguesas, de forma simples e totalmente integrada com a organização.

Com o aumento de aplicações empresariais de suporte ao negócio, tais como os ERP (S4, SAP, Baan, ou Primavera), aumenta também a dificuldade em obter informação consolidada. O G-DOC permite obter e publicar numa única interface os diversos tipos de informação que uma organização recebe e envia (facturas, contratos, cartas, ofícios, cheques, recibos, encomendas, propostas, fotos, cadastros, especificações de produto? - ou seja, virtualmente qualquer documento). Permite ainda catalogar a informação de uma forma simples, de modo a facilitar a sua localização e a torná-la acessível a qualquer utilizador.

Benefícios do G-DOC

As empresas podem retirar benefícios imediatos da redução de custos e ganhos operacionais com a implementação da solução G-DOC. Cada vez mais, os processos de negócio estão sistematizados numa organização, englobando processos de procura de informação, criação de documentos, comunicação e workflow (sistema de gestão e controlo de fluxos de processos baseado em sistemas de informação).

O G-DOC permite a criação de um repositório digital com todos os documentos que existem em papel, através de um processo de baixo custos de digitalização em massa, permitindo assim que o documento previamente em papel passe a estar sempre disponível (arquivo digital) para consulta, independentemente de quem o recebeu. O nível de segurança de cada utilizador é configurável de acordo com os processos das organizações.

Este software permite integrar o workflow da empresa de forma simples, de modo a que os processos de negócio estejam directamente integrados com os documentos operacionais numa interface Web única para toda a organização. Desta forma, cada empregado tem uma visão clara sobre quais os processos e documentos em que sua intervenção é necessária. Por outro lado, dispõe da informação relevante para o seu trabalho (contabilidade, compras, vendas, salários, projectos, área pessoal...).

O sistema interno de autorizações/aprovação, realizado tradicionalmente de uma forma manual, é substituído por um processo de autorização digital com toda a segurança, que permite controlar quem autoriza, visualiza, modifica e cria essa informação. Esta informação encontra-se centralizada num único repositório, sempre disponível a qualquer utilizador em qualquer parte do mundo, desde que tenha acesso à Internet.

O G-DOC permite em qualquer organização criar um repositório central de informação digital da empresa, optimizar processos internos de workflow, e utilizar assinaturas digitais com toda a segurança. Segundo a Gartner, uma implementação inteligente de um portal pode ajudar as empresas a amealhar milhões de dólares em melhorias de produtividade, uma vez que consegue frequentemente reduzir dias de trabalho dos empregados para apenas algumas horas.

Características do G-DOC

• Digitalização de qualquer tipo de informação (cartas, facturas, cheques, contratos, arquivos?);
• Integração de ficheiros digitais com os documentos digitalizados (PDF, Word, ZIP?);
• Organização da informação por pastas/categorias;
• Caracterização dos documentos de acordo com a natureza (por exemplo, número de cheque);
• Integração com o ERP S4 (tesouraria, contabilidade, vendas, compras, serviços, imobilizado, salários?);
• Digitalização da correspondência da empresa (entrada e saída);
• Implementação digital do fluxo de informação interno da organização;
• Autorização digital de documentos e respectivas consultas de histórico;
• Envio automático de mensagens (e-mail/SMS) com os documentos para os destinatários responsáveis pelos mesmos (por exemplo facturas > departamento de tesouraria);
• Reimpressão dos documentos originais;
• Pesquisa eficiente e simplificada de qualquer tipo de documento;
• Aplicação Web disponível em qualquer ponto do mundo com acesso à Internet (link fixo, ADSL, cabo, 3G);
• Instalação imediata, sem a necessidade de software adicional, compatível com qualquer computador;
• Acesso móvel e utilização de dispositivos móveis (telemóveis, PDA) para consulta de informação;
• Compressão de dados de modo a minimizar os recursos de hardware necessários.

Produzido em 2007