Operandus do PESI Partilhado

Num PESI é de extrema criticidade conquistar as pessoas dentro da organização para as iniciativas que vão ter lugar na sua sequência. Num PESI partilhado, deverão ser tomados ainda em conta os aspectos que apresentamos a seguir.

 
1. Acção prévia - selecção de elementos para as equipas

• Comunicação interna da necessidade de recrutamento de candidatos;
• Definição do universo de colaboradores potenciais e futuros candidatos a elementos das equipas (da organização) que irão executar o PESI;
• Definição de um plano de formação, contemplando matérias essenciais para o arranque do PESI;
• Calendarização e execução da formação nas matérias identificadas, a terem lugar na oportunidade adequada, face às exigências específicas das actividades a executar no
• PESI;
• Elaboração do dossier pedagógico de cada acção executada (sumários, convocatórias, lista de presenças, avaliação de conhecimentos, avaliação da acção em si;
• Avaliação final quanto à capacitação e/ou aptidão dos elementos candidatos. Selecção dos elementos e constituição das equipas.
  

2. Acção - sensibilização para o PESI

• Comunicação a toda a organização sobre o PESI;
• Concretização de acções de sensibilização sobre o PESI, dirigida principalmente a núcleos de representantes das diferentes áreas funcionais da organização, incluindo a apresentação das equipas.
  

3. Acção - formação e preparação das equipas para o PESI

Por cada actividade do PSI têm lugar as seguintes acções:

• Calendarização e execução da formação nas matérias identificadas (catálogo de iniciativas), visando a preparação das equipas para as actividades a executar no PESI.
• Avaliação de conhecimentos com o objectivo de produzir os entregáveis programados, a terem lugar na oportunidade adequada, face às exigências especificadas e avaliação da acção.
• Preparação dos meios de logística de conhecimento necessários e apropriados à actividade a executar, bem como atendendo aos entregáveis a produzir.
  

4. Acção - execução da actividade

• Envio de convocatórias e convites aos destinatários (clientes internos), anunciando a data da reunião, da apresentação, da entrevista, entre outros.
• Follow up da iniciativa, registo das confirmações, envio de nota de agradecimentos.
• Concretização das iniciativas (reuniões, apresentações, entrevistas, recolha de informação e evidências, workshops) a concretizar pela equipa junto dos seus clientes internos (donos de processos, directores departamento, utilizadores chave). Marcação e confirmação junto do cliente interno (entrevistado) do segundo ciclo de entrevistas (opcional).
• Tratamento da informação recolhida (a efectuar pela equipa).
• Elaboração dos documentos associados à actividade do PSI em execução (a efectuar pela equipa).
• Execução do segundo ciclo de entrevistas (segunda iteração).
• Tratamento da informação recolhida na sequência da segunda iteração (a efectuar pela equipa).
• Envio dos documentos para a equipa Sinfic, visando a sua eventual melhoria.
• Envio dos documentos, após melhorias, destinados aos donos dos processos (clientes internos) envolvidos na sua execução, para incorporação de contributos finais.
• Recolha dos documentos/contributos da segunda iteração; elaboração da apresentação em "power point" e envio dos documentos para a equipa Sinfic, visando a sua aprovação.
• Envio de convocatória para reunião com os elementos do comité executivo do PESI.
• Realização de apresentação formal e fecho da actividade respectiva.
• Preparação da actividade do PESI seguinte. 

Produzido em 2007