Capturar Mais do Que Simples Documentos

Hoje em dia, as tecnologias de captura de conteúdos consubstanciam uma variedade enorme de fontes, além do papel. O que é necessário para crescer com estas tecnologias? Os veículos de comunicação no mundo dos negócios estão permanentemente envolvidos. Na última década assistiu-se ao que se pode chamar de adopção universal de aplicações de negócio (como o email e o Microsoft Office), e a uma proliferação de aplicações de negócio baseadas na Web.

Os canais utilizados para troca de informação mudaram. Contudo não devem constituir surpresa os métodos utilizados para capturar, gerir e guardar os dados. Por este motivo, a captura documental já não é o termo mais apropriado para abranger todos os diferentes tipos de informação que podem ser recolhidos ao longo dos processos de negócio. Nos negócios contínuos e em crescimento, pode existir a necessidade de armazenar e recuperar dados de diferentes fontes, como o email, Office, chamadas de voz, documentos técnicos, faxes entre outros.

Desta forma, a captura de informação é um termo mais adequado para contemplar todas as fontes e formas de informação critica para as empresas. Para evoluir com a tecnologia, os consultores e integradores devem familiarizar-se com os factores que levam à captura de informação, bem como com os novos conceitos de integração que giram em torno deste assunto.

Dados não estruturados induzem a mudança

O maior impulsionador da evolução das tecnologias de captura e de imagem é a crescente necessidade das organizações capturarem e trabalharem dados e documentos não estruturados. Os dados apresentam-se de três formas: estruturados, semi-estruturados e não estruturados.

Com os dados estruturados, as informações vitais são encontradas sempre na mesma área de um formulário, designado por uma disposição consistente que utiliza caixas, insígnias, ou áreas coloridas em torno dos dados. Os dados estruturados podem ser encontrados em formulários, testes standardizados, exames e tantos outros documentos onde se pode especificar e garantir um formato standard.

Os dados semi-estruturados contêm a mesma informação básica, mas a posição da informação varia devido às inconsistências na disposição. Os dados semi-estruturados podem ser encontrados em facturas, notas de despesa, entre outros, em que a informação é basicamente a mesma, mas a sua disposição varia.

No caso dos dados não estruturados, a natureza da informação está sempre em constante mudança, as limitações não têm a ver apenas com a disposição, mas também o conteúdo. Os dados podem figurar em qualquer parte do documento que está a ser processado. Este tipo de documento pode ser uma carta, um fax, um email.

Os analistas estimam que a informação estruturada explica somente 20 por cento dos dados que os negócios necessitam de capturar. Quando se fala de dados semi-estruturados e não estruturados, essa percentagem atinge os 80 por cento. As tecnologias de captura estão actualmente a ser cada vez mais realçadas pelas suas potencialidades na "inteligência" que permite aos seus utilizadores automatizarem a indexação e classificação da imagem. Estas funcionalidades eliminam muito do trabalho manual associado frequentemente à inserção dos dados.

Baseado nas necessidades dos clientes, os fornecedores deste tipo de soluções estão a desenvolver novas versões dos seus produtos onde incorporam mais formatos abertos de tipo de imagem. Os negócios com períodos de retenção dos documentos e dados longos, como as companhias de seguros, têm que salvaguardar a sua capacidade de ler documentos electrónicos em Word ou Excel daqui a 50 anos. A forma mais simples de ultrapassar este desafio é converter todos os documentos para formatos universais, como "tiff" ou "pdf".

Caixas de correio digital suportam a maioria dos documentos

Apesar do aumento da utilização do email, das aplicações da Microsoft e da Internet, o papel continua a ser o meio de comunicação dominante entre as organizações e os seus clientes, sócios e empregados. Por sua vez, o processamento do papel permanece como a principal dificuldade para os negócios. Consequentemente, as organizações procuram soluções que não se foquem unicamente neste tipo de documentos, mas cada vez mais com uma elevada complementaridade no que respeita a outros tipos de documentos.

A captura de dados através de scaners e de sistemas de captura provou que existe, de facto, retorno do investimento. Progressivamente, as empresas têm vindo a apostar cada vez mais nesta área, capturando cada vez maiores volumes do seu fluxo documental.

Com as potencialidades adicionais dos meios que estão a ser adicionados aos softwares da captura, os consultores e integradores precisam de se familiarizar mais com os sistemas externos, tais como o email e a Internet, a fim de integrarem com sucesso estas aplicações no ambiente de captura. Por exemplo, um número crescente de organizações está a utilizar a Internet como canal de captura e distribuição de dados entre diversos escritórios, existindo assim uma descentralização.

Neste cenário, a informação é digitalizada nas diversas localizações e as imagens são enviadas via Web para um local onde ficam centralizadas, sendo aqui feito o reconhecimento, a indexação e o respectivo reencaminhamento, para o utilizador ou para o sistema de destino. Os consultores precisam de compreender as limitações da Internet e de todas as questões de segurança, a fim de implementarem sistemas de captura de informação distribuídos.

Os ambientes distribuídos de captura ajudam a ilustrar o facto de que a imagem é somente o portador da informação num sistema de captura. Os consultores devem também alavancar o aumento de funcionalidades disponíveis nos softwares de captura, e não somente capturar imagens e dados. Também é necessário automatizar as funções de indexação e de classificação. Isto transforma o sistema de captura de imagem numa solução de gestão de entrada que fornece um valor acrescentado ao cliente.

Talvez o aspecto mais crítico da captura de informação tenha menos a ver com a tecnologia e mais com as oportunidades de negócio disponíveis. Por outro lado, as soluções desktop têm permitido às organizações mais pequenas utilizar a captura de uma forma simples e barata, mas que em grande parte dos casos não contempla algumas das tecnologias descritas anteriormente. O enfoque num mercado pode ser a chave para o sucesso no mundo da captura de informação.

Baseado num artigo intitulado "Capture more than just documents", publicado no site www.businesssolutionsmag.com.

 
Produzido em 2006