Vantagens da Captura Documental Inteligente

Provavelmente já leu diversos artigos que falam dos benefícios da tecnologia que automatiza a captura documental e a integra com as soluções de negócio. De facto, de acordo com um estudo recente da Harvey Spencer and Associates, o mercado da captura documental é aproximadamente de mil milhões de dólares, com 38 por cento do mercado orientado para aplicações de gestão de transacções e de processos vulgarmente designados por soluções de captura documental inteligente.

Ao mesmo tempo que estas soluções são extremamente eficientes para o processamento de facturas, advinha-se uma grande oportunidade para lidar com documentos ainda mais complexos. Em particular, à medida que a tecnologia OCR (optical character recognition) continua a melhorar os índices de reconhecimento e os fornecedores de soluções de captura aumentam a capacidade de extracção de dados, a capacidade de processamento de documentos complexos está-se a tornar uma realidade.

Geralmente, as ordens de compra chegam a uma organização através de diversos meios (telefone, fax, mail) e são processadas manualmente. Como as ordens de compra chegam em diversos formatos, com inúmeros requisitos e podem sofrer alterações durante o manuseamento, o seu processamento torna-se um desafio, é tedioso e tem grandes possibilidades de erro, além de envolve diversos recursos que são arredados das suas principais funções - fornecer serviço ao cliente.

Desta forma, é necessário aliar a captura inteligente de documentos ao processamento de ordens de compra. Em primeiro lugar, os documentos são importados para o sistema. Em seguida, são convertidos para texto usando o OCR, sendo automaticamente corrigidos e as imagens limpas. A fase de extracção é qualificada de inteligente porque localiza e extrai com precisão a informação de determinados campos dos documentos.

Nesta fase, geralmente são adicionadas rotinas de validação para confirmar os dados mais pertinentes. De uma forma geral, qualquer solução de captura documental tem a capacidade de mostrar a imagem da ordem de compra, assim como os dados extraídos para que possam ser submetidas a validação. No entanto só os documentos com resultados questionáveis devem ser validados.

Algumas soluções incluem a capacidade de treinar o sistema durante o processo de produção. Ou seja, o sistema aprende as alterações que são feitas e aplica-as em próximos documentos. No fim do processo, os dados e as imagens são exportados para os sistemas de gestão existentes na empresa.

A utilização de um sistema de captura documental para automatizar o processo de ordens de compra permite que as organizações deixem de necessitar de recursos para inserir os dados manualmente, podendo estes ser canalizados para outras funções mais importantes (como o serviço ao cliente). Paralelamente, um sistema deste tipo aumenta a disponibilização da informação, aumenta o processamento de facturas e, consequentemente, reduz os custos, aumentando o ROI (retorno do investimento).

Como avaliar uma solução de captura documental

Ao avaliar uma solução de captura documental, devem-se ter em conta os seguintes aspectos:

• A rapidez com que o sistema pode ficar operacional;
• O esforço adicional que é necessário para o sistema atingir os melhores resultados;
• Se o sistema poderá processar documentos complexos e multilíngue;
• A simplicidade com que se pode ensinar o sistema e qual o nível de detalhe possível nessa aprendizagem;
• Se o sistema tem capacidade para identificar e validar a informação capturada a partir dos sistemas de gestão e exportada para os sistemas de gestão.
  

Ao optar por uma solução de captura documental, uma organização pode poupar entre 40 a 80 por cento em termos de tempo e de custos.

Baseado num artigo intitulado "Intelligent Data Capture: Beyond Invoice Processing", publicado no site da KMWorld (www.kmworld.com).

Produzido em 2006