Sistema de Auto Venda: Objectivos, Funcionalidades e Vantagens

Para responderem às exigências crescentes dos seus clientes, as empresas de comercialização de produtos ou serviços precisam de procurar constantemente soluções que permitam melhorar a qualidade do serviço que prestam, de modo a reduzirem os prazos de entrega e os custos.

Num contexto onde a competição é permanente e é exigido cada vez mais que o serviço prestado seja rápido, competitivo e eficaz, existe a necessidade de recorrer a tecnologias que permitam manter estas exigências do mercado. A informação em tempo real é actualmente a primeira preocupação para este tipo de soluções a vários níveis:

• Rastreabilidade das operações em curso;
• Estado das expedições;
• Visualização das provas de entrega;
• Verificação do nível de stocks.
  

Para as empresas que detêm uma frota de vendas significativa, a capacidade de reposta em tempo útil, assim como a precisão do serviço prestado, são aspectos cruciais para o sucesso do negócio. A realização diária de centenas de processos manuais origina a ocorrência de erros na introdução de dados, dificuldades na execução de encomendas, perdas de tempo e pouco controlo das equipas comerciais.

A implementação de um sistema de auto-venda permite o acompanhamento da actividade comercial em tempo real, transportando para o exterior a actividade de vendas, desde a encomenda, execução de facturas e entrega de mercadorias, reduzindo significativamente os erros de operações e validando todos os dados dos clientes e dos produtos, com a respectiva associação à conta corrente.

Existem duas componentes associadas a uma solução de auto-venda, designadas por back-office e front-office. O back-office tem uma componente que reside nas instalações da empresa onde se efectua a gestão do sistema, integração de dados com outros sistemas, comunicações e relatórios. O back-office está concebido de acordo com uma filosofia distribuída, o que permite, em instalações de maior envergadura, que os componentes (administração, base de dados, servidor de comunicações) sejam instalados em distintos equipamentos para uma melhor distribuição de carga.

O back-office é o componente intercalar no sistema, que estabelece a ponte entre o ERP (solução interada de gestão) e os terminais móveis. É constituído pelo módulo de administração e monitorização, pela base de dados de suporte à aplicação e pelo servidor de comunicações. Através do back-office são realizadas as operações de importação e exportação de dados para os terminais móveis, bem como a sincronização com o ERP. As diferentes interfaces de dados são configurados nesta aplicação.

Os procedimentos de transferência são devidamente registados, sendo possível a qualquer momento visualizar os resultados de uma determinada operação de transferência. Do mesmo modo, é neste ponto que se mantêm as tabelas de dados que não existem no ERP, e é realizada a manutenção de grupos de utilizadores e vendedores, assim como a gestão dos respectivos perfis e permissões. A gestão dos terminais compreende a sua inicialização e configuração, geração de cargas totais ou parciais. A gestão de rotas e licenças é igualmente realizada pelo back-office.

O front-office está implementado no terminal com o conceito de início e fim de dia, permitindo deste modo um controlo da actividade do vendedor ao longo da jornada de trabalho. Ao seleccionar a rota atribuída, são mostrados os clientes a visitar nesse dia. O vendedor pode igualmente realizar prospecção, tendo a possibilidade de criar novos clientes. Ao visitar um cliente, pode consultar os documentos pendentes e efectuar cobranças dos mesmos, na totalidade ou parcialmente. As cobranças podem ser em cheque ou numerário, que automaticamente geram uma lista de depósito no fecho do dia.

Para as situações em que as visitas sejam improdutivas, deverá o vendedor indicar o motivo. Estão disponíveis as funcionalidades de encomenda, venda a dinheiro, venda a crédito, devoluções, propostas, entre outras. Em paralelo, é controlado o plafond atribuído ao cliente. A qualquer instante, o vendedor pode consultar a ficha de produto que pode conter uma imagem do mesmo, assim como uma descrição detalhada. Todas as operações que resultem na emissão de um documento, dão origem à impressão do mesmo na impressora que acompanha o vendedor.

Em termos de base instalada esta solução inclui os seguintes componentes:

• Servidor de Comunicações. Estabelece o ponto de comunicação entre os terminais e o back-office. Está desenhado para suportar várias dezenas de ligações em simultâneo, sendo a sua administração e monitorização efectuada na componente de gestão do back-office. Utiliza o protocolo de comunicações sobre TCP/IP, suporta vários terminais em simultâneo e os acessos processam-se via ActiveSync, Ethernet, GSM, GPRS, Wireless 802.11. Também é efectuado o registo de todas as actividades de comunicações e a transferência diferencial de dados.
• Hardware. Mobile: terminal com PocketPC 2002, PocketPC 2003 ou Windows CE.NET 4.2 e 64 MB RAM.
• Outros Dispositivos. Impressoras: RS-232, IRDA, BlueTooth, comunicações via GPRS, GSM, Rede Fixa, LAN, Doca, Wireless 802.11, Leitores de Código de Barras.
  

Objectivos e funcionalidades de um sistema de auto-venda

O sistema de auto-venda permite informação sobre rotas, stocks de viaturas, inventários, encomendas, vendas a dinheiro, vendas a crédito, conta corrente dos clientes, cobranças, meios de pagamento, registo de visitas, controlo de viaturas, registo de despesas, compatibilidade em comunicação (como IR, Bluetooth, GPRS, modem, cabo), fecho do dia e integração com outros sistemas.

Alguns dos principais objectivos de um sistema de auto-venda são os seguintes:

• Melhoria da produtividade dos trabalhadores;
• Melhoria do serviço prestado ao cliente;
• Informação fiável de todos os trabalhos realizados no terreno;
• Planeamento de trabalhos a realizar, rotas de clientes a visitar;
• Redução de tarefas administrativas;
• Emissão de documentos comprovativos das tarefas efectuadas pelo trabalhador;
• Vendas a dinheiro, facturas, encomendas, notas de serviço, cobranças;
• Emissão de mapas de resumo do dia de trabalho.
  

Quanto às funcionalidades, um sistema de auto-venda deve disponibilizar as que se seguem:

• Possibilidade de conferir a encomenda;
• Gestão de rotas;
• Planeamento de entregas;
• Confirmação em tempo real da mercadoria;
• Entregas;
• Cobranças;
• Devoluções;
• Análise da informação.
  

Benefícios de um sistema de auto-venda

Evidentemente, um sistema de auto-venda tem que se traduzir em vantagens para as empresas que o implementam e utilizam na sua actividade. Entre essas vantagens, podemos destacar:

• Melhoria da actividade comercial;
• Eliminação da duplicação de introdução de dados;
• Redução dos custos operacionais;
• Diminuição dos tempos de prestação de serviço;
• Melhoria da qualidade de serviço;
• Acesso facilitado à informação;
• Visibilidade de toda a actividade comercial;
• Redução dos tempos de operação;
• Prova de entrega;
• Redução da carga administrativa;
• Integração com o ERP (solução integrada de gestão);
• Possibilidade de impressão de diferentes documentos em impressoras distintas;
• Inclusão de especificidades usadas no sector;
• Possibilidades de pesquisa de clientes;
• Conhecimento da realidade e dos problemas das empresas.

Produzido em 2005