ERP: Batalha pela Integração da Informação de Gestão e Modernização Empresarial

O aumento da competitividade, no final da década de 80, forçou a maioria empresas a melhorar os seus índices de competitividade através da redução de custos e diferenciação de seus produtos ou serviços. Neste contexto, as empresas procuraram dedicar-se a actividades e concentrarem-se naquilo que era o seu negócio. De forma a reduzirem e serem mais eficientes, são obrigadas a subcontratar actividades que não pertenciam ao foco principal do seu negócio e da sua cadeia de valor.

Ao mesmo tempo, uma conjunto de ferramentas e técnicas de gestão foram aplicadas na procura de níveis de eficiência e/ou eficácia nos processos produtivos internos, tais como o TQM (gestão total da qualidade), o JIT (just-in-time), a reengenharia, os processos de downsizing, o benchmarking, etc. Grande parte dessas ferramentas reconheceu a necessidade de se gerir a empresa como um conjunto de processos integrados e não apenas como uma série de departamentos isolados, como vinha a acontecer até então.

O desenvolvimento das tecnologias de informação (TI) deu um contributo importante para se operar esta transformação, principalmente através da utilização de sistemas integrados de gestão (ERP).

Na altura, uma grande parte dos sistemas informação (SI) de gestão que estavam a ser utilizados em muitas empresas tinham sido desenvolvidos durante as décadas de 70, 80 e início dos anos 90, com base em tecnologias pouco flexíveis e de maneira a atender e satisfazer isoladamente os requisitos dos diferentes departamentos organizacionais (recursos humanos, contabilidade, produção, stocks). Os SI eram "proprietários" de um departamento e verticais na sua utilização, acarretando a duplicação do registo de informação em cada um dos sistemas departamentais, com consequências previsíveis e naturais de erro na introdução de dados, propagando assim o erro pelos diferentes sistemas.

O resultado imediato traduzia-se na impossibilidade de utilizar a informação para um controlo empresarial integrado. Embora a ideia de sistemas de informação integrados existisse desde o início dos anos 80, com o surgimento da análise estruturada e da engenharia de software, uma série de dificuldades de ordem prática e tecnológica não permitiram que esta visão fosse implementada em grande parte das empresas.

No passado, os sistemas de informação eram desenvolvidos a pedido de um departamento da empresa. A visão desse departamento prevalecia sobre o que era naturalmente a sua responsabilidade operacional diária. Cada departamento definia ainda os seus dados de acordo com seus próprios objectivos, prioridades e processos.

Este facto reflectia-se nos requisitos do software desenvolvido pelo departamento interno de informática das empresas que, devido à necessidade de responderem a um sem número de pedidos de toda a organização, levava a que o desenvolvimento e implementação dos sistemas fosse lento e desadequado às necessidades e ao tempo de resposta exigidos pela estratégia da própria empresa: competir num mercado cada vez mais competitivo.

Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning - sistemas integrados de gestão) aparecem assim da necessidade de rapidamente se implementar sistemas de informação integrados que sirvam a empresa como um todo e não apenas um departamento específico, ao mesmo tempo em que as empresas são obrigadas a reduzir custos e subcontratarem actividades que não pertençam ao seu foco principal de negócios.

Os sistemas ERP são sistemas integrados de informação da empresa, "prontos" e desenvolvidos por empresas especializadas, que abrangem a maioria ou a totalidade dos processos empresariais. Eram inicialmente conhecidos como sistemas integrados de gestão, ou simplesmente "pacotes integrados".

Através dos ERP, foi e é possível reduzir o tempo para o desenvolvimento de um sistema de informação integrado, pois o sistema já está pronto e testado em diversas outras empresas. Por outro lado, o custo desse desenvolvimento é diluído entre as diversas empresas. Desta forma, para uma nova implementação numa nova empresa é apenas necessário adaptarem-se os processos de negócio de base que constituem o software de gestão à realidade da nova empresa.

A adopção de sistemas ERP tem alterado e transformado as empresas na forma como estão organizadas, como acedem à informação e como passaram a gerir o desenvolvimento e manutenção dos seus sistemas de informação. Por exemplo:

• Passaram a recorrer à subcontratação do desenvolvimento de sistemas de informação e aplicações transaccionais, por contraposição ao desenvolvimento pelo departamento interno de informática, com o objectivo de reduzirem custos e se focalizarem no seu negócio de base;
• Passaram a implementar um modelo e uma arquitectura de informação da empresa, integrada e centralizada;
• Mudaram de uma visão departamental para uma visão de processos, por meio dos modelos de processos disponibilizados pelo sistema.
  

Pode-se perceber a importância e o impacto nas empresas dos processos de decisão pela utilização de "pacotes" integrados, escolha e implementação do "pacote" de ERP, e de que forma a utilização desses sistemas poderá implicar mudanças nas empresas, tanto em relação à maneira como os processos são executados, como em relação à própria estrutura organizacional.

Inúmeras empresas que implementaram ERPs foram capazes de economizar e reduzir custos de produtos e processos, aumentando a eficiência na gestão de stocks e reduzindo os tempos de ciclos de entrega de produtos. No entanto, com é que uma empresa se consegue diferenciar de um seu concorrente que utiliza o mesmo sistema ERP?

Independente do sistema que utiliza, qualquer empresa possui necessariamente uma identidade, uma personalidade própria. É claro que a implementação de um ERP deve ser adaptado aos processos da empresa e não o oposto. O sucesso de uma empresa, além da competitividade, vem também de sua personalidade, da sua maneira de participar no mercado. Os ERP existem para incrementar e potenciar os processos de negócio, os produtos e serviços de uma empresa. A razão de ser do negócio nunca deverá satisfazer os requisitos de um sistema.

A implementação de um sistema integrado de gestão é uma ferramenta e uma arma que tornarão as empresas vitoriosas nas duras batalhas pela guerra da competitividade e modernização empresarial. São a garantia de sobrevivência das organizações no futuro, através da disponibilização de informação integrada e atempada das diferentes vertentes de negócio (contabilidade, produção, recursos humanos, compras, facturação, serviços, gestão da relação com o cliente?), reduzindo o risco do negócio e melhorando a qualidade e a satisfação dos produtos e serviços prestados aos clientes.

Produzido em 2005