Workflow: Conceito Organizacional
Conduzido por mercados que sugerem actuações mais produtivas e de maior flexibilidade, um número crescente de empresas procuram metodologias com as quais poderão gerir a necessária mudança organizacional. A "horizontal corporation", que se traduz pela aproximação de níveis hierárquicos e redimensionamento em altura do organigrama, é a base deste processo de mudança. Este modelo permite que os colaboradores redefinam a sua forma de trabalhar, elevando a sua produtividade e mantendo a companhia competitiva, promovendo o ideal de um espaço de trabalho colaborativo.
Ao longo desta etapa, à medida que a distância formal da hierarquia vai desaparecendo, novos canais de comunicação digital vão tomando o lugar dos canais convencionais, criando a necessidade de existência de software para construir, gerir e monitorar a forma como as informações importantes fluem na organização. Estas alterações estão a originar uma natural procura pela tecnologia de workflow.
Conceptualmente, o workflow representa uma relação entre tecnologia e processos de negócio. Cada um induz uma relação com o outro. A tecnologia de workflow faz a ponte entre a unidade de produção e o escritório, ou da tecnologia à cultura organizacional. Representa uma força unificadora que liga pessoas a processos na organização.
Automatizado ou não, o conceito de workflow sempre existiu de alguma forma em todas as organizações. A tecnologia de workflow sublinha a importância do conceito de processo, que actua como canal de informação, sendo distinto do conceito de workgroup, que se concentra na capacidade de partilha de informação dentro de determinado grupo de utilizadores.
A tecnologia de workflow combina a definição de regras associadas a determinados processos e a coordenação da transferência de informação necessária à execução dos mesmos, garantindo superior eficiência. O conceito de workflow lida directamente com pessoas e a sua interacção na organização, considerando distintos perfis na execução dos processos (em função do contexto, do conteúdo, do tempo ou das excepções). Desenhados para um ambiente de network computing, os vários intervenientes têm uma correspondência natural entre a solução tecnológica e a sua representatividade no processo organizacional.
Em muitos casos, uma solução de workflow surge ligada a iniciativas de redesenho de processos, estando, no entanto, intimamente ligada a hábitos processuais, tentando capturá-los e automatizá-los, garantindo desta forma a sua realização num ambiente de maior produtividade.
Produzido em 2005