Workflow: o Que é e Como Evoluiu ao Longo do Tempo

O workflow tem a ver com a automação de procedimentos em que documentos, informação e tarefas passam de mão em mão, de acordo com um conjunto definido de regras. Apesar de poder ser organizado manualmente, na prática, a maior parte do workflow é organizado no contexto de um sistema de TI (Tecnologias de Informação).

A definição oficial proposta pela Workflow Management Coalition (WFMC), no documento "The Workflow Reference Model", diz que o workflow é "a facilitação ou automação informática de um processo de negócio, na sua totalidade, ou em parte".

O workflow é associado frequentemente à reengenharia de processos de negócio (ou BPR - Business Process Re-engineering), a qual tem a ver com a avaliação, análise, modelação, definição e consequente implementação operacional do processo de negócio de base de uma organização (ou de outra entidade de negócio).

Apesar de nem todas as actividades de BPR resultarem em implementações de workflow, a tecnologia de workflow é frequentemente uma solução apropriada, na medida em que permite a separação entre a lógica dos procedimentos de negócio e o seu suporte operacional de TI. Desta forma, é possível incorporar alterações subsequentes nas regras de procedimentos que definem o processo de negócio. Por outro lado, nem todas as implementações de workflow fazem parte de um exercício de BPR - por exemplo, implementações para automatizar um procedimento de negócio existente.

Um sistema de gestão de workflow (ou workflow management system) destina-se a fornecer a automação dos procedimentos de um processo de negócio, através da gestão da sequência das actividades de trabalho e da invocação dos recursos humanos e/ou de TI que estão associados aos vários passos da actividade. Recorrendo mais uma vez ao texto da WFMC que conta do documento "The Workflow Reference Model", o sistema de gestão de workflow é definido como "um sistema que define, gere e executa completamente workflows, através da execução de software cuja ordem de execução é determinada por uma representação informática da lógica do workflow".

Um processo de negócio individual pode ter um ciclo de vida muito variável (de apenas minutos, dias, ou mesmo meses), dependendo da sua complexidade e da duração das actividades envolvidas. De igual modo, os sistemas de gestão de workflow podem ser implementados de várias formas, utilizar uma grande variedade de TIs e de infra-estruturas de comunicação, e funcionarem em ambientes que podem ir desde pequenos grupos de trabalho locais até ambientes inter-empresa.

Apesar desta variedade, todos os sistemas de gestão de workflow apresentam características comuns, as quais constituem uma base para o desenvolvimento das capacidades de integração e de interoperabilidade entre diferentes produtos. O modelo de referência da WFMC descreve um modelo comum para a construção de sistemas de workflow e identifica a forma como pode ser relacionado com várias abordagens de implementação alternativas.

No nível mais elevado, todos os sistemas de gestão de workflow podem ser caracterizados como disponibilizando suporte em três áreas funcionais:

• As funções build-time (relacionadas com a definição e possível modelação dos processos de workflow e das suas actividades constituintes);
• As funções de controlo run-time (relacionadas com a gestão dos processos de workflow num ambiente operacional e com a sequenciação das várias actividades que fazem parte de cada processo);
• As interacções run-time com utilizadores humanos e com aplicações de TI para o processamento dos vários passos da actividade.

Características básicas dos sistemas de gestão de workflow e relações entre as principais funções.
Fonte: Workflow Management Coalition.

Evolução do workflow ao longo do tempo

Há vários anos que existem produtos de TI no mercado com suporte para alguns tipos de funcionalidades de workflow. No entanto, só há relativamente pouco tempo é que essas funcionalidades passaram a ser reconhecidas por direito próprio. A evolução do workflow como tecnologia tem envolvido, portanto, produtos de várias áreas, nomeadamente:

• Processamento de imagem;
• Gestão de documentos;
• Correio e directórios electrónicos;
• Aplicações de groupware;
• Aplicações baseadas em transacções;
• Software de suporte de projectos;
• Ferramentas de reengenharia de processos de negócio e de desenho estruturado de sistemas.
  

O mercado do workflow evoluiu assim com base em requisitos de várias áreas da indústria de TI. Na realidade, ainda continua a ser assim, pelo que existe uma grande variedade de produtos que colocam o enfoque num ou mais aspectos particulares do workflow. Alguns desses produtos são fornecidos conjuntamente com outras áreas tecnológicas, como acontece nos casos do processamento de imagem e da gestão documental. Outros produtos podem ter propósitos mais genéricos.

Esta multiplicidade de produtos permite uma escolha alargada em termos de circunstâncias de implementação individual e é reconhecida como sendo algo a encorajar. No entanto, também aumenta a necessidade de standards, de modo a permitir que diferentes produtos funcionem em conjunto e se integrem numa arquitectura global consistente.

Modelo de implementação e necessidade de standards

Apesar da variedade de produtos de workflow existente no mercado, foi possível construir um modelo de implementação geral de um sistema de workflow, o qual pode ser aplicado à maior parte dos produtos existentes, segundo a WFMC. Desta forma, obtém-se uma base comum para o desenvolvimento de cenários de interoperabilidade.

Esta abordagem identifica os principais componentes funcionais de um sistema de workflow e as interfaces entre eles como um modelo abstracto. O modelo genérico tem três tipos de componentes:

• Componentes de software, que fornecem suporte para várias funções do sistema de workflow;
• Vários tipos de dados de controlo e de definição de sistema, que são utilizados por um ou mais componentes de software;
• Aplicações e aplicações de base de dados, que não fazem parte do produto de workflow, mas que podem ser invocadas por ele como parte do sistema total de workflow.
  

Relativamente à necessidade de standardização das interfaces funcionais de workflow importantes, pode dizer-se que se fundamenta em dois aspectos essenciais:

• O suporte continuado para a reengenharia de negócio e para a flexibilidade operacional;
• Os requisitos de integração resultantes da especialização e da variedade dos produtos existentes no mercado.
  

A importância estratégica da reengenharia de processos de negócio (e das implementações de workflow associadas) requer produtos com flexibilidade suficiente para acompanhar as alterações contínuas do negócio. Na realidade, esta é uma das motivações chave para utilizar a tecnologia de workflow. Em muitas organizações existem diferentes produtos com funcionalidades de workflow, pelo que a sua incapacidade para interoperarem causará problemas potenciais para dar resposta às alterações de negócio.

Este problema é agravado pelas projecções de mercado para o futuro, segundo as quais a tecnologia de workflow irá ser largamente adoptada nos próximos cinco a 10 anos, ampliando os potenciais problemas de incompatibilidade que já se verificam - a não ser que sejam desenvolvidos standards adequados de interoperabilidade.

O segundo aspecto tem a ver com a variedade de produtos. Estima-se que existam actualmente no mercado mais de 100 produtos diferentes de workflow (e relacionados), orientados para diferentes aspectos de funcionalidade e de integração de dados/aplicações. O desenvolvimento de standards permitirá a escolha dos melhores produtos para cada caso concreto (independentemente do fabricante), sem preocupações relativamente a potenciais problemas de interoperabilidade.

Baseado no documento "The Workflow Reference Model" da Workflow Management Coalition.

Produzido em 2005