Modernização da Administração Pública: Abordagem por Processos

A gestão administrativa proposta nesta edição da newsletter Sinfic Insight baseia-se em dois grandes modelos aceites internacionalmente. Um deles é o COSO, abrangente e proposto pelo Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. O outro é o COBIT (Control Objectives for Information and related Technology), mais orientado para as tecnologias de informação e defendido pelo IT Governance Institute.

 
A Sinfic aliou às frameworks COSO e COBIT outros modelos internacionais - nomeadamente o CMMI (Capability Maturity Model Integration) - e é com base nessa síntese que propõe serviços de modernização da administração pública seguindo uma abordagem por processos. Este tema é abordado de acordo com três visões, que passamos a apresentar.

Visão 1. Estrutura tranversal e intemporal dos processos

Existem muitas definições de processos. Na génese da interpretação das diversas definições devem prevalecer os conceitos de transversalidade e de intemporalidade. Na prática, estes conceitos são de extrema importância, porque da racionalidade da sua aplicação no terreno depende a eficácia e utilidade da sua implementação dentro das organizações.

A natureza do contexto externo leva a que as organizações se adaptem às novas circunstâncias, ganhando, por vezes, maior agilidade e flexibilidade. São exemplos disso, entre outros, os seguintes eventos: fusões de departamentos, agregação de funções, alienação para terceiros de responsabilidades e funções outrora detidas na organização, intensidade e capacidade variável de resposta perante situações em função da procura do mercado.

A forma eficaz de reduzir os impactos inerentes a estas necessidades de adaptações passa por definir e concretizar arquitecturas de processos, tanto quanto possível, de forma desligada da estrutura organizacional. A figura que se segue ilustra esquematicamente estes conceitos.
 

Visão 2. Análise de processos numa perspectiva de reengenharia

As abordagens por processos (sejam elas de análise, de desenho, ou de construção) devem ser concretizadas segundo modelos estruturados que permitam níveis elevados de controlo do risco, que sejam geríveis e que constituam verdadeiros drivers de aprendizagem contínua. Dentro de uma mesma organização, poderemos encontrar (a experiência diz que sempre) diversos níveis de maturidade de processos, normalmente associados a tecnologias diversas, com exigências de competências tecnológicas (também diversas) e com respostas específicas por parte dos recursos humanos (igualmente diversas).

Para que tudo isto se traduza em resultados práticos e que sejam entendíveis por todos dentro das organizações, torna-se necessário promover todo um conjunto de iniciativas, visando a aproximação das pessoas para os temas tratados, bem como recolher contributos no tempo certo. O lema é " construção partilhada".

Visão 3: Gestão do Risco de Processos

A abordagem efectuada na análise dos processos baseia-se no modelo e framework proposto pelo COSO, respeitando para o efeito as diversas naturezas e classes de objectivos (estratégicos, operacionais, de reporting, de conformidade) e traduzida na prática segundo uma grelha que trata entidades de análise, relacionadas entre si, conforme se descreve a seguir.

Por cada processo são identificados e definidos objectivos (entre 1 e 5, no máximo). Por cada objectivo são identificados factores críticos de sucesso (FCS) (entre 1 e 3, no máximo). A não existência destes factores compromete o objectivo, o que quer dizer que os FCS constituem uma condição necessária, embora não suficiente.

Por cada grupo de FCS são identificados eventos de risco, os quais, caso tenham lugar ("atacando" os FCS), têm como consequência o comprometimento do objectivo. Por cada evento de risco são identificados indicadores de desempenho (1 ou 2) que possibilitem medir/avaliar alguns aspectos importantes, nomeadamente:

• O quanto se está afastado do objectivo (neste caso, o indicador mede directamente o objectivo);
• O quanto se está afastado de assegurar o FCS;
• O quanto se está a conseguir controlar (monitorizar) o evento de risco, por forma a tomar a iniciativa mais correcta dentro das estratégias possíveis (evitar, aceitar, mitigar).

Por cada evento ou grupo de riscos são identificadas e definidas as iniciativas ou acções que visam a mitigação do mesmo (risco ou grupo de riscos). O road map que propomos nesta abordagem orientada para a análise de processos, numa perspectiva de controlo do risco, está ligado à visão ilustrada na figura acima, baseada no modelo CMM (Capability Maturity Model).

Na concretização e avaliação do nível de maturidade, reportamo-nos a algumas das seguintes questões para as quais, juntamente com os interlocutores nomeados, procuramos construir respostas.

Produzido em 2005