Sistema de Distribuição: Objectivos, Funcionalidades e Vantagens

Para responderem às exigências crescentes dos seus clientes, as empresas de transporte e os prestadores de serviços desta área precisam de procurar constantemente soluções para melhorar a eficácia dos seus sistemas logísticos, de modo a reduzirem os prazos de entrega e os custos, e a aumentarem a qualidade de serviço.

Num contexto onde a competição é permanente, os prestadores de serviços na área da logística têm que melhorar os seus processos de gestão de fluxos físicos, recorrendo a tecnologias de ponta para se manterem competitivos face à concorrência. A informação em tempo real é actualmente a primeira preocupação deste tipo de empresas a vários níveis:

• Rastreabilidade das operações em curso;
• Estado das expedições;
• Visualização das provas de entrega;
• Verificação do nível dos stocks.

Para as empresas que detêm uma rede de distribuição significativa, a capacidade de reposta em tempo útil, assim como a precisão do serviço prestado, são aspectos cruciais para o sucesso do negócio. A realização diária de centenas de operações manuais, originam ocorrência de erros na introdução de dados, dificuldades nas operações de expedição, desvios nos stocks existentes e perdas de tempo. Além disso, consomem um elevado número de recursos humanos, devido à falta de automatização.

Implementação de um sistema de distribuição

A implementação de um sistema de gestão de distribuição permite o seguimento dos processos em tempo real, tanto no armazém, como na distribuição, eliminado o manuseamento de papel, reduzindo significativamente os erros de operação e validando todos os dados num sistema central.

Na área dos transportes, os sistemas de rastreabilidade são cada vez mais utilizados, permitido o controlo total sobre o estado dos envios e facultando a implementação de sistemas de track and trace ao cliente via Internet. Assim, através do software de localização geográfica, é facilitada a optimização da preparação dos envios, bem como a rastreabilidade das expedições, enquanto outros permitem o controlo da qualidade do serviço.

É a partir do armazém - coração da empresa, onde são recepcionados, condicionados e preparados os envios - que começam os processos de rastreabilidade. Para conhecer os diferentes estados de um envio, podem ser utilizadas em armazém várias soluções.

O código de barra é uma solução tradicional que já tem provas dadas no mercado. No entanto, existem outras soluções de auto-identificação, como a tecnologia RFID (ver o segundo artigo do Dossier), que são os suportes mais utilizados para melhorar o tratamento dos processos.

Com a ajuda de terminais móveis (de mão), ou processos automáticos, todas as tarefas e movimentos são registados individualmente para cada envio. As entregas e as recolhas dos serviços realizados pelo distribuidores, bem como as provas de entrega, também podem ser realizados em tempo real com ajuda de terminais portáteis equipados com módulos (GSM/GPRS) ou, em alternativa, por sincronização via docking station no centro de distribuição, no final do dia.

Objectivos e funcionalidades de um sistema de distribuição

Podemos enunciar oito objectivos principais de um sistema de informação:

• Controlo de carregamento da frota;
• Controlo de transferências de armazéns;
• Facturação dos transportes;
• Recepção da mercadoria vinda do fornecedor/cliente;
• Preparação das encomendas;
• Gestão dos stocks;
• Controlo de recepção;
• Seguimento da rastreabilidade.

Quanto às funcionalidades, um sistema de distribuição deve disponibilizar as seguintes:

• Possibilidade de conferir a mercadoria recepcionada;
• Múltiplos centros de distribuição;
• Gestão de rotas;
• Planeamento de cargas;
• Cross-docking;
• Possibilidade de conferir as cargas e descargas;
• Confirmação em tempo real da mercadoria;
• Entregas;
• Cobranças;
• Devoluções;
• Localização das viaturas;
• Gestão dos distribuidores;
• Comissionamento dos distribuidores;
• Cálculo de valores de facturação;
• Processos de handling;
• Gestão de incidências;
• Gestão de alertas;
• Reporting;
• Métricas de desempenho dos distribuidores;
• Análise da informação.

Benefícios de um sistema de distribuição

Evidentemente, um sistema de distribuição tem que se traduzir em vantagens para as empresas que o implementam e utilizam na sua actividade. Entre essas vantagens, podemos destacar as que se seguem:

• Melhoria da eficiência operacional;
• Automatização e eliminação de processos pouco produtivos e que consomem uma grande quantidade de recursos manuais;
• Eliminação da duplicação de introdução de dados;
• Redução dos custos operacionais;
• Diminuição dos tempos de prestação de serviço;
• Melhoria da qualidade de serviço;
• Acesso facilitado à informação;
• Visibilidade de toda a cadeia de abastecimento;
• Gestão de inventário;
• Redução dos tempos de operação;
• Prova de entrega;
• Redução da carga administrativa

Produzido em 2005