Captura Documental nas Empresas: do Caos � Ordem

Muitas empresas l�deres obtiveram enormes redu��es de custos ao transformarem documentos em papel em conte�dos electr�nicos. Por exemplo, um dos principais fornecedores de solu��es para esta �rea, a Captiva, apresentou um exemplo elucidativo: uma seguradora eliminou quatro milh�es de d�lares anualmente em custos postais, devido ao facto de passar a submeter as reclama��es electronicamente para a sede, a fim de serem processadas.

As v�rias hist�rias de sucesso divulgadas pelos fornecedores t�m algo em comum: envolvem organiza��es que adoptaram uma estrat�gia de captura documental para lidar com toda a informa��o. As solu��es de captura documental empresariais asseguram que a informa��o certa v� para o local indicado na altura adequada e no formato correcto.

O EIM (Enterprise Input Management), ou captura documental nas empresas, � um processo autom�tico que inclui a recolha e o melhoramento dos dados antes de entrarem nas v�rias aplica��es empresariais utilizadas para gerir a informa��o. As solu��es de captura documental permitem �s empresas reduzir custos operacionais e de infra-estrutura, melhorar a qualidade dos dados e acelerar os processos de neg�cio.

O advento das tecnologias EIM criaram uma nova forma de lidar com a informa��o. Um sistema EIM vai muito al�m da simples captura documental. Ao optimizar a informa��o nas organiza��es, extrai, classifica e valida automaticamente a informa��o pertinente, independentemente do formato original. Al�m disso, o sistema EIM suporta todos os formatos de dados electr�nicos, incluindo EDI, XML,PDF, email e ficheiros digitais.

Passos da informa��o

Um sistema EIM permite importar, validar e optimizar a informa��o atrav�s dos seguintes passos:

Captura. Nesta fase, os utilizadores importam papel e documentos electr�nicos de uma grande variedade de fontes, incluindo scanners, fax, web. Os documentos s�o digitalizados em conjunto e preparados para o processo seguinte, maximizando a produtividade do sistema.
Classifica��o. O sistema EIM prioriza os documentos, j� que classifica automaticamente o conte�do antes de ser distribu�do. Com uma solu��o EIM, os utilizadores t�m um controlo completo, permitindo-lhes um acompanhamento para gravarem informa��es pesquis�veis sobre um documento e o seu caminho.
Extrac��o. Um sistema EIM automatiza a recolha do conte�do dos documentos utilizando tecnologia avan�ada, incluindo OCR/ICR (Optical Character Recognition/Intelligent Character Recognition), busca inteligente e an�lises textuais. Este tipo de sistemas podem reduzir - e em alguns casos eliminar - o esfor�o manual requerido pela convers�o de documentos em dados.
Valida��o. Assim que os dados s�o agregados, t�m de ser validados, antes de serem processados pelas aplica��es. O facto da valida��o ser realizada o mais pr�ximo poss�vel da origem, permite que o sistema EIM facilite uma correc��o mais r�pida e eficiente, possibilitando assim a redu��o dos custos de processamento.
Exporta��o. Se utilizarem um conjunto de exportadores, a plataforma EIM pode ser ligada directamente a v�rios sistemas. Os fornecedores costumam estabelecer acordos com grandes fabricantes para facilitarem a integra��o com v�rios tipos de aplica��es.

Valor acrescentado

Um sistema EIM permite que haja um �nico ponto de entrada dos conte�dos na organiza��o, aplicando-se as mesmas regras a toda a informa��o. Com um sistema EIM as empresas podem:

Reduzir os custos operacionais, permitindo aos utilizadores automatizar tarefas manuais e ter uma �nica plataforma de captura documental para gerir toda a informa��o;
Melhorar a qualidade da informa��o (reduz o processamento de excep��es);
Acelerar os processos de neg�cio (fluxos de trabalho �nicos);
Reduzir os custos de integra��o (f�cil integra��o com as aplica��es, aumentando a efici�ncia operacional);
Acelerar o retorno do investimento (ao fim de 12 a 18 meses).

Melhoria das aplica��es empresariais

A implementa��o de um sistema EIM traduz-se ainda noutras vantagens para as organiza��es em termos de melhoria das aplica��es empresariais:

Suporta a gest�o do ciclo de vida da informa��o. Todos os neg�cios s�o �nicos, mas muitas organiza��es enfrentam desafios semelhantes no que diz respeito � gest�o do ciclo de vida da informa��o. O papel de uma plataforma EIM � permitir a melhoria dos processos de gest�o do ciclo de vida da informa��o, indo ao encontro das crescentes necessidades das empresas e evoluindo com os novos desafios.
Acelera o processamento transaccional. As transac��es s�o vitais para as organiza��es. Quer seja uma encomenda, factura, pedido de proposta, ou um contrato, um sistema EIM traz efici�ncia �s transac��es. Um sistema EIM assegura o ciclo da informa��o, classificando-a automaticamente, priorizando e validando os conte�dos, e efectuando o respectivo encaminhamento.
Facilita a colabora��o de neg�cio. Atrav�s da an�lise autom�tica do conte�do recebido, um sistema EIM reage ao conte�do submetido. Atrav�s da integra��o com as aplica��es da organiza��o, o sistema detecta erros (por exemplo, informa��o em falta) e determina que tipo de clarifica��o � necess�ria.
Permite a gest�o de registos. � cada vez mais cr�tico para o neg�cio documentar e proteger a informa��o. Um sistema EIM � uma ferramenta vital, uma vez que fornece mais transpar�ncia e maior controlo.

Um sistema EIM vai muito al�m da elimina��o de documentos em papel e dos encargos resultantes do seu armazenamento. Reduz significativamente os custos operacionais e aumenta a efici�ncia, permitindo ao mesmo tempo um controlo da informa��o cr�tica para o neg�cio. Paralelamente, estes sistemas fornecem uma plataforma que melhora a gest�o do ciclo de vida da informa��o, acelera o processamento das transac��es, facilita a colabora��o de neg�cio e permite a gest�o de registos.

Um sistema EIM � o primeiro passo que as empresas podem dar para passar do caos � ordem!

Produzido em 2005

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