A Gestão Documental e a Competitividade das Organizações
Hoje em dia, todas as organizações, independentemente da sua dimensão, têm um grande legado de documentos em papel, acumulam um número crescente de documentos electrónicos e antecipam um futuro não totalmente electrónico. Para algumas empresas, a desmaterialização documental é uma necessidade. Todavia, esta é suplantada pela resistência à mudança. O papel continua a ser, em muitos casos, a forma privilegiada de guardar os documentos.
Apesar de nos focarmos nesta newsletter na expressão Captura Documental (Input Management), convém sublinhar que designações como Gestão Documental (Document Management), Gestão de Conteúdos (Enterprise Document Management) e Gestão de Processos de Negócio (Business Process Management) são conceitos distintos, mas interligados.
Anteriormente, associava-se a gestão documental à desmaterialização de documentos. Actualmente, o conceito evoluiu e engloba muito mais do que a captura, digitalização, indexação, arquivo e consulta de documentos. Traduz a gestão do ciclo de vida da informação, independentemente do formato em que esta foi criada, ou das alterações que sofreu. A gestão documental permite a análise de fluxos de informação não estruturada e a criação de rotinas e métodos de trabalho no dia a dia das organizações, agilizando processos de negócio e melhorando o desempenho das organizações.
As empresas dependem de informação para se manterem competitivas. No entanto, essa informação precisa de ser actual, fidedigna e utilizável. Quando a informação crítica reside em pastas físicas, em papel ou em faxes, as empresas não podem planear tornar-se mais orientada ao cliente. Por outro lado, os custos associado à prevenção contra a entrada de informação danosa nos sistemas empresariais e à sua correcção, são dos maiores custos que as organizações de TI enfrentam.
Gastam-se milhões a procurar e a recriar informação
A implementação de uma solução que rapidamente converta informação externa em dados electrónicos e que permita disponibilizá-los a todos os sistemas que deles necessitem, permite reduzir custos operacionais e alcançar o que todas as empresas procuram na economia actual: um rápido retorno do investimento (ROI). De acordo com a IDC, uma empresa com 1000 trabalhadores desperdiça entre 1,9 e 2,7 milhões de euros por ano à procura de informação que foi perdida, ou a recriar essa informação.
As organização têm que lidar, não só com grandes volumes de informação, mas também com informação não classificada e estruturada. Uma grande parte da informação contida nos documentos é crítica para o negócio, mas não serve de muito se não for exacta, não puder ser utilizável e não estiver disponível.
As organizações têm vindo a adoptar aplicações que lhes permitem lidar com a informação estruturada. Todavia, continuam a enfrentar o desafio de gerir o volume de informação não estruturada. O volume de informação não estruturada produzido pelas organizações cresce cerca de 65 a 200 por cento por ano, dependendo do sector.
Produzido em 2005