Evolução da Gestão de Portfólio de Projectos

Algumas indústrias, como a consultoria, as tecnologias de informação e o desenvolvimento de novos produtos, organizam muito do seu trabalho em projectos. E como os resultados desses projectos costumam diferir significativamente de projecto para projecto, tais indústrias dispõem de processos evoluídos para a priorização, alocação dos recursos, planeamento e acompanhamento cuidado dos projectos. Para o suporte desses processos, as empresas têm utilizado ao longo do tempo várias ferramentas de software, normalmente utilizadas para a gestão do âmbito dos projectos, calendarização, acompanhamento, gestão de custos, etc.

Em finais da década de 90, a Gartner começou a estudar os chamados project portfolio dashboards - soluções aplicacionais que pretendiam integrar os processos de negócio em torno da gestão e da disponibilização dos serviços de tecnologias de informação (TI). Um subconjunto destas soluções, designado por PSA (Professional Services Automation), adquiriu posteriormente grande popularidade, uma vez que estava orientado para os fornecedores de serviços de TI e para a utilização da Internet.

O software PSA foi sempre associado PSO (Professional Services Organizations), pelo que muitos departamentos de TI e/ou de investigação e desenvolvimento nunca tiraram o devido partido deste tipo de soluções - uma vez que não se consideravam a si mesmos como organizações prestadoras de serviços profissionais.

Reconhecendo a aplicabilidade deste software a outros mercados e procurando quebrar a associação entre as siglas PSA e PSO, a Gartner passou a referir-se às aplicações de PSA com uma outra sigla: SPO (Service Process Optimization). Definiu assim que uma SPO é uma aplicação destinada a optimizar a alocação de recursos (pessoas, capital intelectual e tempo) e a administrar as funções externas e os processos internos.

Se considerarmos a perspectiva funcional, o software PSA/SPO baseado na Internet era similar às soluções cliente/servidor de dashboard de portfólio de projectos. Na realidade, alguns fornecedores de soluções de PSA/SPO começaram nesta área como fornecedores de aplicações de gestão de projecto, propondo módulos dashboard. Na sua evolução para as aplicações Web integradas, enveredaram por novas mensagens de posicionamento de mercado.

Um dos principais aspectos a considerar foi a popularidade do Microsoft Project, que levou os fornecedores de soluções de PSA/SPO a posicionarem-se como fornecedores de funcionalidade adicional que poderia ser colocada por cima do Microsoft Project. Desta forma, uma grande parte dos fornecedores disponibilizam actualmente integração bidireccional com a versão desktop do Microsoft Project.

Definição de PPM

Numa fase seguinte chegou-se à sigla PPM (Project Portfolio Management), ou gestão do portfólio de projectos, também adoptada pela Gartner. Esta nova sigla foi criada para reflectir o standard PMBOK do PMI (Project Management Institute). Quanto à palavra portfólio, foi adoptada para diferenciar o software de calendarização de projectos (destinado a a lidar com poucos projectos) das aplicações de âmbito empresarial (orientadas para a gestão de um portfólio de múltiplos projectos que podem abarcar várias regiões geográficas e vários clientes).

A Gartner passou assim a definir as aplicações de PPM como um conjunto de funções integradas para racionalizar as funções externas e os processos internos de departamentos, indústrias e organizações que recorrem muito a projectos. As aplicações de PPM optimizam a concretização dos projectos graças ao facto de disponibilizarem, pelo menos, funcionalidade integrada para suportar o planeamento de projectos, o seu acompanhamento, a atribuição de recursos e os relatórios de estado.

Apresentamos de seguida um conjunto completo das funções incluídas nas soluções de PPM:

• Gestão de pipeline. Esta funcionalidade permite que as organizações possam gerir os seus pipelines, independentemente de se tratar de oportunidades externas ou de projecções internas. Em termos concretos, mantém uma lista actualizada de contactos, com datas, horas e comunicações. No caso dos consumidores externos, permite guias de qualificação, acompanhamento das oportunidades de venda e previsões das receitas potenciais.
  
• Gestão do âmbito. Desenvolve o planeamento preliminar do âmbito e inclui definições de projecto, timelines, dimensão e entregáveis. Também pode incluir o acompanhamento de propostas ou estimativas para monitorizar os rácios de sucesso e o acompanhamento da diferença entre as propostas históricas (ou estimativas) e os custos reais do projecto. Esta funcionalidade não inclui o controlo das alterações de âmbito, na medida em que isso faz parte da gestão do tempo e da gestão da integração. A gestão do âmbito permite fornecer dados de análise para futuros ajustamentos nas propostas.
  
• Gestão do tempo. Esta funcionalidade gere as timelines de actividade dos entregáveis, assim como as datas de conclusão dos projectos, as tarefas, as atribuições de trabalho, os âmbitos e os objectivos.
  
• Gestão de recursos. Gere a calendarização dos recursos disponíveis e tem em conta a sobrecarga dos recursos (bem como o nivelamento dessa carga de trabalho) - de forma directa, ou através de uma integração de terceiros.
  
• Gestão de competências. Mantem e gere um repositório pesquisável de recursos e competências, incluindo experiência de trabalho, certificações, localização geográfica, custo, interesses e objectivos de carreira.
  
• Gestão de custos. Estima os custos dos recursos e dos materiais e obtém a aprovação das despesas reais do projecto associadas à facturação, reembolsos, viagens, materiais de projecto, ou aquisição de equipamento necessário.
  
• Gestão de aquisições. Estas ferramentas destinam-se a suportar o processo de obtenção/aquisição de recursos externos e de bens relacionados com o projecto.
  
• Gestão da comunicação. Facilita a distribuição de informação (fóruns de discussão, correio electrónico e chat) e congrega a inteligência do projecto para que colegas de trabalho e parceiros de negócio possam colaborar, gerir, manter e partilhar conhecimento adquirido no projecto em curso e em projectos passados. Pode incluir ferramentas de gestão de workflow e destinadas a lidar com conhecimento e com documentos, bem como um repositórios de templates.
  
• Reporting e previsão. Estas funcionalidades reúnem a informação do projecto para ser armazenada, para reportar e para prever a evolução do projecto, para criar calendarizações actualizadas e antever receitas potenciais. A inteligência decorrente do conhecimento do projecto é utilizada para a melhoria do planeamento, diminuição dos custos, aumento da eficiência, da produtividade e do ROI e, em última análise, para melhorar a satisfação do cliente e os processos de projectos futuros.
  
• Gestão do risco. Monitoriza e analisa visões macro dos múltiplos projectos de uma organização, a fim de identificar e de qualificar o valor do risco e do custo para seleccionar o mix correcto de projectos. Pode incluir funcionalidade de gestão de portfólio destinada a balancear a tolerância do risco com a maximização do lucro para seleccionar o mix correcto de portfólios de projectos.
  
• Gestão da integração. Facilita a integração da informação sobre o planeamento e execução do projecto, bem como sobre as alterações aos entregáveis do projecto. Isto é feito através de uma metodologia de planeamento dos projectos e de um sistema de autorização de alterações. Também poderá incluir a integração com sistemas de back-office.
  

Baseado num guia da Gartner Dataquest intitulado "Software Market Definitions for Project Portfolio Management".

Produzido em 2005