Ferramentas de Auxílio para a Gestão de Conteúdos
A gestão de conteúdos, desde o seu nascimento até à sua publicação, não é uma tarefa simples, na medida em que é composta por diversos passos, cada um com um conjunto de regras próprias a seguir. Por esse motivo, é óbvia a necessidade de utilizar ferramentas para ajudar os autores a criarem e a publicarem os seus conteúdos.
As ferramentas de gestão de conteúdos poderão ser explícitas ou implícitas para os indivíduos que fazem a gestão. Ou seja, podem aperceber-se que estão a utilizar a ferramenta de gestão de conteúdos, ou não. Um exemplo de ferramenta explícita é um sistema de gestão de conteúdos em que cada conteúdo é criado e classificado explicitamente, com vista à sua publicação num portal.
Por sua vez, um sistema de gestão de ficheiros, associado a um processo de caracterização desses mesmos ficheiros, poderá ser um exemplo de uma aplicação implícita para a gestão de conteúdos, desde que, de alguma forma, contemple as funcionalidades referidas acima.
Sistema de gestão de conteúdos
Um sistema de gestão de conteúdos é uma ferramenta que permite integrar e automatizar todos os processos relacionados com a criação, classificação, controlo de acesso e publicação de conteúdos em portais Web. Estas informações podem ser aquelas que estão estruturadas nas bases de dados da organização, mas também são aquelas não estruturadas, ou semi-estruturadas, que correspondem à maior parte da informação existente em qualquer organização.
Neste último grupo encontram-se os mais variados relatórios de actividade, memórias descritivas de projectos (terminados, em curso ou em preparação), documentos de especificações de clientes ou fornecedores, etc. Não existem, portanto, limitações em termos de formato (HTML, outros formatos convencionais de processadores de texto, ou formatos específicos para partilha), podendo incluir também áudio, vídeo, som ou mesmo mensagens de correio electrónico, ou mensagens partilhadas em fóruns de discussão.
Características principais
Captação. Para que uma ferramenta seja útil, tem que ser eficiente e permitir uma utilização eficiente. Deverá então ser necessário um mínimo de informação para criar um conteúdo. De preferência, não deverá se necessário dar informação adicional para a criação desse conteúdo (se, ao registar na base de dados uma proposta para um cliente, for possível anexar o ficheiro da proposta em formato electrónico, então isso poderá ser considerado um conteúdo útil para futuras propostas e ser automaticamente publicado sem esforço adicional por parte de quem está a registar a proposta).
Segurança. A segurança da informação publicada (ou disponível para publicação) é outra característica relevante. De facto, se é importante que o processo de disponibilização de conteúdos seja simples, também é importante garantir que quem acede à informação seja apenas quem a ela pode aceder. Habitualmente, este controlo é realizado através da atribuição de perfis aos diversos potenciais interessados, limitando o acesso a cada conteúdo de acordo com cada perfil. No entanto, podem ser consideradas outras formas de limitação de acesso.
Classificação. A forma de classificação de conteúdos é outra característica relevante. Ou essa classificação é automática, ou é manual, tendo cada uma destas alternativas as suas vantagens e desvantagens. É claro que se poderá recorrer a ainda um misto de classificação automática e manual em simultâneo.
Uma classificação automática segue determinadas regras, de acordo com o conteúdo em si, de forma a criar automaticamente um índice de potenciais palavras chave. Estas palavras serão então utilizadas mais tarde para tentar responder aos critérios de pesquisa introduzidos por um interessado. É particularmente relevante a indexação de documentos criados anteriormente, sobretudo se o sistema permitir indexar diferentes formatos de documentos sem intervenção humana.
A classificação manual permitirá um maior controlo na catalogação, mas poderá ser mais limitativa na sua extensão, pois obriga a que as categorias em que um conteúdo é classificado já estejam predefinidas. É claro que isto também pode ser visto como ma vantagem, pois irá limitar a proliferação de categorias que sejam análogas a outras.
Publicação. A nível da publicação temos claramente duas possibilidades: ou o interessado na informação tem que a pesquisar no sistema, ou é o sistema que tem que pesquisar os potenciais interessados na informação. A primeira possibilidade consubstancia-se no já tradicional portal Web, cujo formato e designação dependerá do tipo de organização e dos destinatários (empregados, fornecedores, clientes, etc.). Neste caso, a informação é apresentada de acordo com as preferências de cada utilizador, sendo-lhe apresentados apenas os conteúdos que o sistema considera relevantes para o seu perfil.
A segunda possibilidade toma a forma de uma mensagem enviada a cada potencial interessado (através de correio electrónico), anunciando a disponibilidade de um novo conteúdo. O envio desta mensagem pode ainda ser efectuado em dois momentos de tempo claramente distintos: ou é enviada uma mensagem sempre que existe um conteúdo novo que o sistema considera adequado ao potencial interessado, ou então é enviada periodicamente uma única mensagem com os anúncios de conteúdos novos disponibilizados nesse último período.
Produzido em 2005