Sistemas de Informação: Onde Estamos, Onde Queremos Estar e Como lá Chegar

A evolução dos sistemas de informação que suportam as organizações é, de uma forma geral, consequência de uma série de acções pontuais para a resolução de problemas específicos que ocorrem ao longo do tempo de vida útil das empresas.

Estas acções são implementadas frequentemente sem um plano estruturado, contribuindo para o aumento exponencial da complexidade, dos custos e da inflexibilidade dos sistemas de informação que suportam as empresas. De igual modo, também contribuem para o desalinhamento e divergência da estratégia de negócio relativamente ao desenvolvimento e implementação dos sistemas.

O denominador comum a estas empresas é a falta de uma arquitectura de sistemas de informação que estruture e planifique a curto, médio e longo prazo a estratégia de sistemas de informação, através de acções coerentes e concertadas com a estratégia empresarial, de modo a proporcionar crescimentos sustentados e a traduzir-se em mais valias e alavancas de crescimento do negócio.

A importância da noção de arquitectura no contexto das organizações e dos sistemas de informação foi estabelecida por Don Tapscott no seu livro Paradigm Shift: The New Promise of Information Technology (1):

As arquitecturas da empresa fornecem a coluna vertebral para a nova empresa aberta e em rede; de facto elas são um pré-requisito chave. Permitem ir para além das hierarquias organizacionais, na medida em que as camadas de gestores não são necessárias quando a informação está disponível instantaneamente de forma electrónica. Estas arquitecturas podem permitir à empresa funcionar melhor como uma organização coesa, fornecendo informação horizontal a toda a organização para a tomada de decisões, bem como novas aplicações competitivas que transcendem as unidades de negócio autónomas .

A melhor forma de estruturar e planificar os sistemas de informação para os próximos anos é elaborar um Plano Estratégico de Sistemas de Informação (PESI).

O PESI é inspiração no método Enterprise Architecture Planning (2), enriquecido com contributos resultantes da abordagem à Arquitectura do Meta Group (3), bem como com contributos resultantes da experiência da Sinfic na sua actividade de investigação, consultoria e formação em planeamento de sistemas de informação e, mais especificamente, em arquitectura de sistemas de informação.

O PESI é um documento que traça o caminho organizacional no âmbito dos sistemas de informação e que envolve toda a empresa, desde a administração, alta direcção e quadros superiores da empresa. Além disso, contém o compromisso de toda a organização, reduzindo as lacunas de comunicação e o desalinhamento entre a estratégia da empresa e os sistemas de informação.

O PESI dá grande importância à componente de comunicação. No final de cada actividade, os resultados devem ser apresentados aos níveis relevantes da organização, que incluem sempre a gestão de topo, a gestão intermédia e as respectivas segundas e eventualmente terceiras linhas. As apresentações são bem preparadas e conduzidas por um gestor ou consultor com carisma e reputação na organização.

O resultado final de um PESI não é só reflectido no documento final que mapeia as áreas de investimento dos sistemas de informação, mas também no aumento de comunicação entre colaboradores e a criação na organização de um mapa estratégico perceptual comum

O PESI é uma metodologia diferente dos tradicionais métodos de planeamento de sistemas utilizados na história da indústria de sistemas de informação. Essas diferenças envolvem quatro aspectos fundamentais:

• As arquitecturas a definir são baseadas no Modelo Funcional do Negócio;
• Os dados necessários para suportar o negócio são definidos antes das aplicações;
• O plano de implementação é definido pela interdependência dos dados (é a partir da sua definição que se identifica a sequência de implementação das aplicações ? primeiro devem ser desenvolvidas as aplicaçõe que criam os dados e só depois aquelas que os utilizam);
• São identificadas linhas de orientação operacional de curto prazo e estratégias de médio e longo prazo relativas ao uso da informação e das tecnologias de suporte ao negócio.

No final do PESI, o relatório apresentado habilitará as empresas, através do alinhamento das necessidades de informação de negócio com as suas infra-estruturas, para procederem aos investimentos prioritários dentro de um plano harmonioso que suporte o desenvolvimento e o crescimento sustentado da empresa e do seu negócio, de forma a poder controlar e gerir toda a cadeia de valor.

Ao proceder à avaliação dos investimentos e ao alinhamento com a estratégia, processos de negócio e organização, reduzem-se significativamente o risco de decisões relativas à aquisição de sistemas de informação e de plataformas integradoras de informação, nomeadamente:

• Sistemas integrados de gestão (ERP);
• Portais ? B2B (Business to Business), B2C (Business to Consumer), B2E (Business to Employee);
• Sistemas de suporte à decisão e análise BI (Business Intelligence, Analytics);
• Sistemas de gestão e planeamento estratégicos  BSC (Balance Score Cards), CPM (Corporate Performance Management).

O PESI maximiza o suporte dos processos de negócio estudados, bem como a reutilização da infra-estrutura tecnológica existente, sendo a implementação do plano estratégico efectuada à medida das necessidades da empresa e garantindo uma evolução sem problemas a nível da operação.

O PESI é assim o mapa dos sistemas de informação da empresa. É uma peça fundamental para a estratégia de uma organização, independentemente da sua dimensão ou da actividade (pública ou privada), podendo arrastar consigo a criação de novos modelos através da implementação de acções de modelação de processos e de reorganização.

O PESI define a arquitectura dos sistemas de informação a implementar no seio das empresas, de forma a melhorar os processos de negócio e a rentabilizar as tecnologias disponíveis no mercado em benefício das organizações, dos projectos e das acções de valor acrescentado para o negócio.

(1) Don Tapscott, Art Caston, Paradigm Shift: The New Promise of Information Technology , McGraw-Hill, 1993.
(2) Steven H. Spewak, Enterprise Architecture Planning ? Developing a Blueprint for Data, Application and Technology , John Wiley & Sons, 1992. Estão incluídas no PESI ideias do seu autor partilhadas por Steven Spewak e que serão integradas na 2ª edição do livro aqui mencionado.
(3) Enterprise Architecture Boot Camp & Best Practices: A Workshop , L. DeBover, Meta Group.