Quadro de Referência e Exemplos de Actividades de um PESI

O Planeamento Estratégico de Sistemas de Informação (PESI) tem como objectivo a obtenção de um quadro de referência para o desenvolvimento de sistemas de informação que dêem resposta aos objectivos estratégicos da organização.

Este quadro de referência inclui:

• Uma descrição da situação actual, que constituirá o ponto de partida do PESI. Esta descrição inclui uma análise técnica dos pontos fortes e dos riscos, bem como a análise dos níveis de serviço e dos objectivos da organização.
• Um conjunto de modelos que representam a arquitectura de informação, a arquitectura aplicacional e a arquitectura tecnológica.
• Uma proposta de projectos a desenvolver nos anos seguintes, incluindo a gestão da mudança.
• Uma proposta de calendário para a execução desses projectos.
• A avaliação dos recursos e dos meios necessários para a implementação dos projectos a desenvolver na sequência do PESI, dentro de uma janela de tempo de curto e médio prazo, com o objectivo de os considerar nos investimentos. Para os projectos que eventualmente se coloquem fora daquela janela, bastará efectuar uma estimativa aproximada.
• Um plano de acompanhamento e de cumprimento de todo o orçamento através de mecanismos de avaliação adequados.

A perspectiva do plano deve ser estratégica e operacional (em vez de ser tecnológica). É fundamental que a gestão de topo da organização seja envolvida no processo de elaboração do PESI e que esteja comprometida com este, no intuito de possibilitar o seu sucesso e garantir os recursos necessários à sua execução. A direcção de sistemas de informação deve sensibilizar os colaboradores mais directos sobre a necessidade de realização do plano e garantir o seu apoio de forma construtiva, mentalizando-se de que a execução do mesmo implicará a utilização de recursos pelos quais são responsáveis.

O compromisso da gestão de topo é o factor crítico de sucesso mais importante para uma implementação bem sucedida de um PESI. A outra condição associada ao sucesso é a competência da equipa que o executa. Esta última assume ainda maior relevância no caso da execução de um PESI partilhado (executado por equipas internas à organização, embora sob a égide de monitores e de assessores com experiência e idoneidade relativamente às matérias em questão.

A apresentação pública do PESI deve abranger toda a organização. Por sua vez, a constituição da equipa que o irá construir e implementar deve considerar os principais stakeholders. De igual modo, é necessário explicar o plano aos elementos da organização e às unidades organizacionais afectadas pelo PESI, bem como garantir a qualificação adequada (formação) dos recursos das diversas unidades organizacionais envolvidas.

O nível de pormenor com o qual será elaborado o estudo da situação actual dependerá da existência de documentação, do facto de haver pessoas que conheçam essa documentação e da predisposição para substituir total ou parcialmente os sistemas existentes por novos sistemas de informação. Em qualquer caso, como passo prévio para detectar os aspectos importantes que possam afectar a organização, é necessário investigar os seus pontos fortes, as áreas a melhorar, os riscos e as ameaças possíveis, efectuando um diagnóstico de todos estes aspectos.

Para a elaboração do Planeamento Estratégico de Sistemas de Informação, analisam-se as necessidades de informação dos processos organizacionais englobados no âmbito do PESI, com o intuito de definir os requisitos gerais e obter modelos conceptuais de informação. Por outro lado, avaliam-se as opções tecnológicas e propõe-se um enquadramento.

Após a análise das prioridades relacionadas com as diversas variáveis que afectam os sistemas de informação, elabora-se um calendário de projectos com um planeamento o mais pormenorizado possível no que diz respeito aos projectos considerados de maior prioridade e mais imediatos relativamente à sua implementação.

Além disso, propõe-se uma metodologia de sistematização e de manutenção do plano de implementação das recomendações/projectos, no sentido de manter o plano actualizado, em conformidade com a realidade dinâmica da organização e do negócio durante o período em que decorre a implementação dos projectos.

Na execução do PESI há que considerar a abordagem dos vários temas, segundo os seguintes três eixos transversais que se seguem: (1) Eixo da Estratégia do Modelo de Negócio e de Processos; (2) Eixo das Arquitecturas (de dados, aplicacional, tecnológica); (3) Eixo da Oferta dos Players Tecnológicos de SI/TI.

Exemplos de Actividades no Âmbito de um PESI

1. Início do Projecto

• Tarefas - Análise da necessidade do PESI, identificação do âmbito e da profundidade do PESI, determinação dos responsáveis.
• Âmbito/objectivo - O objectivo desta actividade consiste em determinar a necessidade do plano de sistemas de informação e concretizar o arranque formal do mesmo com o apoio do nível mais alto da organização.

2. Definição e Organização do Projecto

• Tarefas -  Especificação do Âmbito e Alcance, organização do PESI, definição do plano de trabalho, comunicação do plano de trabalho.
• Âmbito/objectivo -  Nesta actividade apresenta-se em pormenor o alcance do plano, organiza-se a equipa de pessoas que o irá concretizar e elabora-se um calendário de execução.
  

3. Estudo da Informação Relevante

• Tarefas - Selecção e análise de antecedentes, avaliação dos antecedentes.
• Âmbito/objectivo - O objectivo desta actividade consiste em recolher e analisar todos os antecedentes gerais que podem afectar os processos e as unidades organizativas implicadas no plano de sistemas de informação, bem como os resultados do mesmo.

4. Identificação de Requisitos

• Tarefas -  Estudo dos processos envolvidos no PESI, análise das necessidades de informação, catalogação de requisitos de informação, comunicação dos requisitos de informação.
• Âmbito/objectivo -  O objectivo final desta actividade consiste na constituição da especificação dos requisitos de informação da organização, bem como na obtenção de um modelo de informação que os complemente.

5. Estudo do Sistema de Informação Actual

• Tarefas -  Catalogação dos sistemas de informação actuais, análise dos sistemas de informação actuais, avaliação dos sistemas de informação actuais, comunicação da avaliação dos sistemas de informação actuais.
• Âmbito/objectivo -  O objectivo desta actividade consiste em obter uma avaliação da situação actual à margem dos requisitos do catálogo, com base nos critérios relativos à facilidade de manutenção, documentação, flexibilidade, facilidade de uso.
  

6. Desenho do Modelo de Sistema de Informação

• Tarefas -  Diagnóstico da situação actual, definição da arquitectura da informação, definição da arquitectura de aplicações, definição dos princípios de gestão dos sistemas de informação (comunicação do modelo de sistemas de informação), arquitectura da informação, arquitectura de aplicações, princípios de gestão de SI/TI.
• Âmbito/objectivo -  O objectivo desta actividade consiste em identificar e definir os sistemas de informação que irão dar suporte aos processos da organização afectados pelo plano de sistemas de informação.
  

7. Definição da Arquitectura Tecnológica

• Tarefas - Identificação das necessidades de infra-estrutura tecnológica, selecção da arquitectura tecnológica, comunicação da arquitectura tecnológica.
• Âmbito/objectivo -  Nesta actividade propõe-se uma arquitectura tecnológica que dê suporte ao modelo de informação e de sistemas de informação, incluindo opções (caso seja necessário).

8. Definição do Plano de Acção

• Tarefas -  Definição de projectos a realizar, definição dos fundamentos organizacionais dos SI/TI, elaboração do plano de manutenção do PESI, comunicação do plano de acção.
• Âmbito/objectivo -  No plano de acção que se elabora nesta actividade, definem-se os projectos e as acções a efectuar para a implantação dos modelos de informação e de sistemas de informação (determinados nas actividades de Identificação de Requisitos e de Desenho do Modelo de Sistemas de Informação), bem como da arquitectura tecnológica proposta na actividade de Definição da Arquitectura Tecnológica. O conjunto destes três modelos constitui a arquitectura de informação.
  

9. Revisão e Aprovação

• Tarefas -  Convocatória da apresentação, avaliação e melhoria da proposta, fecho do PESI.
• Âmbito/objectivo -  Esta actividade tem como objectivo analisar (com os responsáveis da direcção do plano de sistemas de informação) a arquitectura de informação e o plano de acção elaborados anteriormente, a fim de melhorar a proposta (caso se considere necessário) e obter a sua aprovação final.