Implementação de Arquivo Documental na Solução de Gestão Log-In
A Adicional é uma empresa do sector da distribuição postal e já é cliente da unidade Mobile Solutions da Sinfic há vários anos. Mais recentemente, decidiu implementar um novo módulo de arquivo documental na solução de gestão Log-In. Este texto descreve os processos a implementar no projecto de arquivo documental.
No âmbito da configuração, há a considerar as entidades e os tipos de documentos.
Entidades. As entidades representam clientes, fornecedores, sistemas, etc. Para cada entidade podem ser arquivados vários tipos de documentos. Uma das entidades será o DMS, pois todos os documentos de processamento automático serão associados a esta entidade. Procedimento: ecrã para criação, e edição de entidades.
Tipos de documentos. A classificação de documentos é uma forma de arquivar os documentos de forma tipificada, para poder simplificar o acesso aos mesmos. Os tipos de documentos são independentes das entidades. Procedimento: ecrã de criação e edição de tipos de documentos.
Quanto ao processamento automático, envolve o serviço de importação e a validação de importações com anomalidas.
Serviço de importação. É instalado no servidor um serviço que irá monitorizar as pastas previamente definidas por tipo de documentos com processamento automático. No processamento é utilizado o motor de reconhecimento de código de barras que identifica os documentos. Dependências: configuração de entidade DMS e configuração de tipos de documentos. Pressupostos: no caso de existir num só ficheiro mais do que uma página, e no caso de uma determinada página não incluir código de barras, é utilizado o código de barras da última página com código de barras identificado. Procedimento: neste procedimento automático, qualquer não identificação de uma página por código de barras será marcada como anomalia, de forma a que seja validada posteriormente por um utilizador.
Validação de importações com anomalias. As importações que sejam marcadas como anomalias deverão ser confirmadas, e identificadas as páginas com as anomalias. Procedimento: ecrã com visualização do ficheiro com as páginas com anomalia bem identificadas. O utlizador deverá, em cada página que esteja marcada com uma anomalia, associar o código de identificação, que poderá ser por associação da página anterior com processamento correcto de código de barras.
O processamento manual inclui o arquivo manual.
Arquivo manual. Para cada importação manual de um ficheiro com uma ou mais páginas, o utilizador deverá identificar os campos definidos pelo utilizador previamente definidos no tipo de documento. Procedimento: ecrã que permite a importação de um ficheiro, sendo visualizadas todas as páginas constantes do ficheiro. Para cada página (ou conjunto de páginas sequenciais) serão introduzidos os campos definidos para o tipo de documento.
No âmbito das consultas, estão incluídas a ficha de serviço DMS, a pesquisa de arquivo, e o serviço Web.
Ficha de Serviço DMS. Na ficha de serviço é possível consultar directamente os documentos associados pelo arquivo documental. Procedimento: criação de opção de consulta de ficheiro do arquivo documental no ecrã de serviço.
Pesquisa de arquivo. É possível pesquisar o arquivo com vários critérios de filtros. Procedimento: ecrã com as opções de filtro. Após submeter a pesquisa, é mostrada uma grelha com a informação relativa aos ficheiros importados. Para cada ficheiro é possível a sua visualização.
Webservice. É disponibilizado um webservice onde será possível a consulta via Web de um determinado ficheiro arquivado. Este serviço permitirá, por exemplo, o envio de um link para um determinado cliente, onde será possível consultar o ficheiro arquivado. Procedimento: O webservice deverá receber o ID do documento e apresentar no browser o ficheiro arquivado.