Automatização e Optimização de Encomendas com Terminais Móveis

A Watch Planet é uma empresa que representa e distribui em Portugal várias marcas internacionais de relógios. Surgiu com o virar do século e, devido ao crescimento que tem vindo a registar, sentiu a necessidade de investir numa solução de pré-venda móvel, integrada com a sua solução ERP (gestão integrada). Esta solução serve actualmente a actividade da Watch Planet e de uma outra empresa "irmã" chamada Planet One.

O Contexto

A Watch Planet foi constituída em finais de 2000 e a sua primeira representação foi a marca suíça de relógios Alfex. Inicialmente, o projecto Watch Planet começou por ser uma parceria com outra empresa do ramo relojoeiro (a Certora). No final de 2001, foi abandonada a parceria e a Watch Planet avançou para a representação sucessiva de novas marcas, nomeadamente a Guess, Police, e RoccoBarocco.

Quanto à Planet One, é um projecto paralelo à Watch Planet, tendo arrancado em 2004 com o objectivo de comercializar uma marca própria de relógios, designada por One Watch Company. Esta marca é totalmente portuguesa e com design nacional. O fabrico é feito em países asiáticos.

As marcas com que a Watch Planet e a Planet One trabalham actualmente destinam-se ao mercado de baixa e média gama. Como referiu Manuel Bento de Sousa, administrador da Watch Planet e da Planet One, trata-se de marcas com relógios com uma gama de preços até 500 euros. De acordo com o nosso entrevistado, os relógios destas gamas são actualmente mais acessórios de moda do que propriamente objectos de medição do tempo.

O canal de comercialização, tanto da Watch Planet, como da Planet One, são as ourivesarias e relojoarias. Ou seja, estas empresas não têm venda directa. Dispõe assim de três equipas comerciais, divididas geograficamente. Actualmente, a actividade destas duas empresas resume-se quase exclusivamente ao mercado português. Está presente em alguns pontos de venda em território espanhol, mas essa presença deve-se ao facto de ter um cliente português que também está presente no país vizinho.

Evidentemente, como referiu Manuel Bento de Sousa, a internacionalização está na mira das duas empresas. No entanto, também sublinhou que não faria muito sentido apostar em mercados internacionais antes de consolidar devidamente a actividade no mercado doméstico.

A Necessidade

No início da actividade da Watch Planet, o volume de vendas não justificava um grande investimento em ferramentas informáticas, de comunicação e de automatização para o suporte às vendas. No entanto, com o crescimento dessa actividade e das equipas de venda, a necessidade começou a fazer-se sentir cada vez com maior premência.

Mesmo assim, Manuel Bento de Sousa sublinhou a preferência pela robustez em detrimento da versatilidade. Ou seja, os responsáveis das duas empresas optaram por uma solução mais robusta, em detrimento de outras que apresentavam maior versatilidade. Isto quer dizer que a opção pela solução móvel implementada ficou a dever-se sobretudo à rapidez e eficiência no processamento das encomendas.

Por outro lado, fazia-se sentir a necessidade de recrutar mais pessoal (pelo menos mais uma pessoa ou duas) para a introdução manual dos dados das encomendas no sistema de gestão integrada. Existia ainda a questão da imagem da empresa junto dos clientes e a eficiência das encomendas.

No que se refere à imagem, é muito diferente os vendedores efectuarem as encomendas via terminal informático, em vez de preencherem uma nota de encomenda à mão. Quanto à eficiência, dado que os vendedores raramente se deslocam à empresa, só tinham informação sobre os produtos em stocks, preços e outras variáveis quando lhe eram comunicadas via fax ou telefone. Este facto chegava a originar desfasamentos de informação com vários dias.

O envio das encomendas de um cliente, via comunicações móveis, directamente para o sistema de gestão integrada também é muito diferente do que enviar a nota de encomenda via fax e depois ser introduzida por outra pessoa no sistema de gestão. Além da redundância de trabalho e da morosidade, existia uma maior probabilidade de erros nas encomendas, dado que havia várias pessoas envolvidas no processo.

A Solução

Antes da implementação da solução móvel de pré-venda, os representantes comerciais da Watch Planet e da Planet One visitavam os seus clientes e enviavam as novas encomendas para a empresa via fax, onde eram então processadas (introduzidas manualmente no sistema de gestão integrada) e enviadas para armazém, a fim de ser enviada a mercadoria pedida para o cliente.

Actualmente, todas as equipas de vendas estão informatizadas com terminais móveis. Os vendedores visitam os clientes e, através dos terminais móveis, podem dispor da informação necessária sobre os produtos e criar a encomenda. Seguidamente, podem enviar a informação das encomendas para o sistema de gestão central da Watch Planet e da Planet One (um ERP Primavera), graças à ligação do terminal a um telefone móvel. Esta informação é recebida e integrada automaticamente no ERP, ficando disponível para os stocks quase de forma imediata.

Sempre que os vendedores transmitem encomendas para o sistema, recebem informação de stocks e dos clientes. Ou seja, é efectuada a sincronização de informação entre o sistema de gestão e os terminais. Como não é necessária a existência de uma ligação permanente, a comunicação entre terminais móveis (vendedores) e o sistema de gestão integrada da empresa é efectuada sempre que os vendedores o pretendem - normalmente uma vez por dia.

O sistema de pré-venda implementado e a sua integração com o ERP deverá sofrer melhorias durante 2007. Manuel Bento de Sousa referiu-se concretamente à utilização da leitura de códigos de barras. Em vez dos vendedores terem que inserir as referências dos produtos, estas passam a ser inseridas automaticamente através da leitura de códigos de barras. Este automatismo permitirá aumentar a rapidez da criação de encomendas e eliminar eventuais gralhas que aconteciam na introdução manual dos dados.

A solução móvel de pré-venda foi fornecida pela Sinfic, envolvendo terminais Psion. Quanto à base instalada, envolve oito vendedores, cada um com o um terminal móvel, e o sistema de gestão integrada Primavera a nível central. O terminais são complementados por telefones móveis para efeitos de comunicação e recepção de dados.

Vantagens

Foram várias as vantagens conseguidas com a implementação da solução de automatização das encomendas. Por exemplo:

• Permitiu reduzir as necessidades de mão de obra, uma vez deixou de ser necessário o recrutamento de mais uma ou duas pessoas para a introdução manual dos dados das encomendas no sistema de gestão integrada.

• Permitiu aumentar a fiabilidade dos dados. Os dados das encomendas passaram a ser compilados pelo vendedor no acto da venda e enviados para o sistema de gestão integrada sem a intervenção de mais pessoas no processo. Desta forma, reduziram-se as probabilidades de erro na introdução de dados por sucessivas pessoas.

• Permitiu a disponibilização aos vendedores de informação actualizada sobre os stocks. Desta forma, não correm o risco de vender a um cliente produtos que não existem em stock.

• Permitiu a optimização das vendas e a satisfação do cliente. Dada a disponibilização de informação actualizada sobre os stocks, os vendedores podem responder às necessidades de um cliente com produtos que existam em stock, podendo os mesmos ser assim entregues dentro dos prazos acordados - sem atrasos devido a rupturas de stock, por exemplo.

• Permitiu aumentar a rapidez do processo das encomendas. Depois de efectuada uma venda por um vendedor, este pode enviá-la para o sistema central no momento, ficando quase de imediato disponível para o armazém poder enviar a mercadoria solicitada ao cliente.