Solução Integrada de Gestão de Informação, Colaboração e Fluxos de Trabalho Internos

O Sistema Regional de Informação Ambiental (SRIA) é a intranet de serviços da DRAmb (Direcção Regional do Ambiente) da Região Autónoma da Madeira, e foi implementado sobre a plataforma Berilio Process, um sistema da Sinfic vocacionado para auxiliar a modernização administrativa. Este sistema, composto por vários módulos, assenta numa ferramenta informática que faz o controlo e gestão dos fluxos de trabalho dentro da instituição (Workflow), de uma forma perfeitamente integrada com os restantes módulos: Gestão Documental, Front Office de interacção com os utilizadores internos e com o cidadão, e tratamento de Informação Estatística e de Gestão, todos eles respeitando sempre os processos de trabalho identificados no seio da DRAmb.

Após uma fase inicial de identificação e estudo dos processos de trabalho que são desenvolvidos na Direcção Regional do Ambiente, esses processos foram transpostos para o sistema informático de Gestão de Fluxos de Trabalho (Workflow). Este sistema permite desenhar, passo a passo, todas as etapas por onde os vários processos de trabalho passam e quem deve interagir sobre eles em determinada fase do seu ciclo de vida.

À medida que os processos de trabalho vão avançando na sua tramitação, vão sendo geradas notificações entre os utilizadores do sistema. Estas notificações podem ser geradas automaticamente pelo sistema, ou de forma manual pelos utilizadores, e permitem aos utilizadores realizarem o seu trabalho no contexto do processo em causa.

Cada utilizador, depois de garantir a sua autenticidade (login, perfil), pode aceder ao sistema, consultar a sua lista de tarefas pendentes e agir sobre os processos de trabalho em que está envolvido, bem como acompanhar de uma forma geral a tramitação dos processos que estão a decorrer ou já decorreram na DRAmb. Para acederem ao sistema, os utilizadores não necessitam de instalar qualquer software adicional nos seus postos de trabalho. Precisam apenas de um browser (por exemplo, o Internet Explorer) e de acesso à intranet da DRAmb.

Principais características do sistema

As principais características do sistema são as que se seguem:

• Gestão documental. Permite incorporar no sistema todos os documentos que sejam anexados em qualquer dos processos identificados na Direcção Regional do Ambiente, estando permanentemente disponíveis para consulta por parte dos utilizadores devidamente autorizados.
  
• Gestão de fluxos de trabalho. Permite acompanhar todo o ciclo de vida de qualquer processo, desde a sua origem, até ao seu término, mantendo um histórico e um rasteio de todas as fases por onde o processo passou, bem como de quem o fez avançar e quais as decisões que foram tomadas.
  
• Consultas de informação. Os utilizadores devidamente autenticados e com permissões para tal, poderão em qualquer instante e com uma simples ligação ao sistema, consultar no momento todo e qualquer processo e toda a informação que lhe está associada e todas as fases do seu ciclo de vida.
  
• Formulários electrónicos. Alguns dos formulários e impressos que circulam actualmente em papel na Direcção Regional do Ambiente e têm de ser arquivados, são substituídos por formulários electrónicos ou simplesmente digitalizados e inseridos no sistema. Existem também documentos que são gerados automaticamente pelo sistema, a partir da informação que foi inserida pelos utilizadores durante o ciclo dos processos.
  
• Sistema modular. A solução apresentada encontra-se modularizada, abrangendo todos os processos identificados e contempla a possibilidade de crescer facilmente para outras áreas de actividade, de uma forma contínua e segura.
  
• Integração entre módulos. Os diversos módulos partilham toda a informação comum, não sendo necessário efectuar qualquer sincronização dos dados, pois a infra-estrutura de base será a mesma. Por este motivo, a informação de qualquer dos módulos está sempre actualizada.
  

Os processos de negócio que compõem este sistema, os quais foram estudados e optimizados pela Inova, são os seguintes:

• Entrada de correspondência
• Despacho do director regional
• Saída de correspondência
• Requisição de viatura de serviço
• Alteração orçamental
• Autorização de despesa e início de procedimento para aquisição de bens e serviços
• Aquisição de bens e serviços - ajuste directo
• Aquisição de bens e serviços - consulta prévia de dois ou três fornecedores
• Aquisição de bens e serviços - consulta prévia de cinco fornecedores
• Aquisição de bens e serviços - procedimento por negociação sem publicação prévia de anúncio
• Aquisição de bens e serviços - procedimento por negociação com publicação prévia de anúncio
• Aquisição de bens e serviços - concurso limitado sem apresentação de candidaturas
• Aquisição de bens e serviços - concurso limitado por prévia qualificação
• Aquisição de bens e serviços - concurso público
• Concurso interno de acesso limitado ou circunscrito
• Concurso de acesso geral ou misto e interno de ingresso
• Concurso externo de pessoal
• Cobrança de taxas
• Pessoal - comunicação de faltas ao serviço
• Pessoal - ajudas de custo e despesas de transporte
• Resposta a pedidos de parecer ou estudos ou informações
• Vistorias solicitadas por entidades externas
• Licenciamentos externos
• Acções de inspecção determinadas pelo director regional
• Participações ou autos
• Procedimento de AIA - apreciação prévia
• Dispensa de procedimento de AIA
• Definição de âmbito do EIA
• AIA - avaliação de impacto ambiental
• AIA - relatório de parecer de conformidade com a DIA (RECAPE)
• AIA - monitorização do projecto
• Incidências ambientais
• Licenciamento ambiental
• Prevenção de acidentes graves
• Resíduos - comunicação prévia
• Resíduos - licenciamento simplificado
• Gestão de resíduos - licenciamento de operações
• Gestão de resíduos - renovação de licença
• Gestão de resíduos - transmissão de licença
• Mapas de resíduos
• Veículos em fim de vida
• Licenciamento de aterros
• Licenciamento - descarga de águas residuais
• Licenciamento - captação de águas
• Água de consumo humano - programas de controlo de qualidade
• Registo EMAS
• CELES - análise de relatórios anuais
• Programa bandeira azul
• Educação ambiental

Sendo um sistema crítico para o funcionamento interno da DRAmb, a alta disponibilidade do mesmo foi um factor a ter em conta. Para tal, o hardware fornecido pela Ricmade foi instalado e configurado em cluster, o que garante uma redundância e disponibilidade permanente.