Captura Documental Numa Empresa de Publicidade e Mobiliário Urbano

A publicidade e mobiliário urbano constituem um mercado exigente e em constante mudança. As exigências e satisfação dos clientes, os prazos apertados e a diversidade são o dia a dia destas organizações. O facto de se conseguir processar e dar uma resposta atempada, pode fazer a diferença entre um negócio bem ou mal sucedido.

Contrariando o desejável, as empresas continuam a receber enormes volumes de papel, alguns deles com informação crítica para o negócio que precisa de chegar aos seus destinatários em tempo útil, para que a sua informação seja processada. Contudo, grande parte dos processos de entrada de correspondência são processos manuais morosos, o que confere uma considerável perda de produtividade e uma possibilidade de extravio bastante real.

A empresa a que se refere este caso - e cujo nome não é referido por questões de confidencialidade - começou a sentir a necessidade de ter disponível a sua correspondência em tempo real, bem como toda a informação relevante e a imagem do próprio documento. Uma vez que já dispunham de um sistema de gestão documental e workflow, a integração com a captura documental era uma exigência.

A Sinfic foi a empresa escolhida para responder às novas necessidades. Fez-se um levantamento da informação, transversal a todos os documentos, tendo conta a alimentação do sistema de gestão documental, e a priorização e utilização dos documentos. Nesse levantamento foram identificados vários campos, alguns dos quais ligados a uma base de dados que funcionam como uma lista desdobrável. Alguns desses campos são Data Digitalização, Direcção, Código Terceiro, Banco, Nº/Ref Documento.

Uma outra necessidade prendia-se com a separação dos documentos e a sua respectiva numeração de forma única e inequívoca. A operação de separação de documentos por tipo é uma tarefa que consome muito tempo e não tem qualquer valor acrescentado para o processo. Para suprimir esta necessidade e acrescentar valor a toda a operação - e uma vez que também seria necessário optar por algo para criar uma numeração sequencial e única - a opção foi adoptar um código de barras por documento.

Este código de barras é lido pelo software e interpretado como um novo documento, havendo assim uma separação automática de documentos. Posteriormente os documentos passam por todos os módulos de captura documental, até chegarem à indexação, onde os outros campos são indexados de forma manual ou automática, a fim de alimentar todo o sistema.

Com a implementação deste processo, grande parte do ECM (Enterprise Content Management) está coberto, uma vez que vai desde a captura documental, até ao arquivo num sistema de gestão documental. Em última análise, alguns destes documentos/informação dão início a vários processos de workflow. Em suma, toda a solução assentou numa necessidade de optimização e criação de valor à entrada e distribuição de correspondência.

Foi identificada a necessidade, criado um processo de captura documental, que alimenta também o sistema de gestão documental, passando também a existir a informação necessária para a iniciação de processos de workflow de forma rápida, sem a necessidade de introdução de mais dados. Como separador de documentos, foi utilizado um código de barras, com um código único por documento, o que permite uma separação automática de todos os documentos, sem ser necessária a separação manual.

Com a adopção destes sistemas, a disponibilização de dados passa a ser uma realidade, o erro é quase eliminado, e a produtividade aumenta de forma exponencial.