Implementação de Uma Solução de Enterprise Input Management

A entrada de enormes quantidades de informação via correio é a realidade diária De qualquer organização. Consequentemente, também é a realidade da organização que serviu de referência a este caso, cujo nome não referimos por questões de confidencialidade.

Todos os dias chegam centenas de documentos em formato de papel, que precisam de ser tratados, indexados e encaminhados para os respectivos departamentos/destinatários. Numa primeira fase, tudo era feito de forma manual. Ou seja, a correspondência era aberta, separada e encaminhado o documento para o respectivo destinatário.

Este processo, além de oneroso, era extremamente moroso, o que muitas vezes fazia com que os processos se atrasassem e, no limite, se pudessem perder algumas oportunidades. Por outro lado, a introdução da informação era feita de forma manual, o que propiciava o erro.

A administração optou por uma solução de EIM (Enterprise Input Management), tentando assim diminuir os custos administrativos, aproveitar as pessoas para tarefas intelectualmente mais estimulantes e de valor acrescentado, reduzir os erros de introdução de dados no sistema, e tornar mais célere todo o processo.

Numa fase inicial, e para não ser uma mudança radical em todos os processos administrativos, optou-se por uma solução relativamente simples, que alimenta o sistema de gestão documental e worlflow, trazendo assim algum valor acrescentado a todo o processo.

Os documentos são recepcionados, separados, preparados (retirar agrafos, etc.), e é colocado um separador (patch code) entre cada documento, além de serem digitalizados. O processo de captura é feito por uma solução modular. Ou seja, foram incorporados os módulos necessários unicamente para que o processo seja rápido e fiável. Os módulos incorporados são:

• Digitalização. Este módulo controla o scanner, bem como todas as configurações inerentes à digitalização.
• Image Enhancement. Todo o tratamento de imagem é feito neste módulo, como limpeza de ruído, remoção de linhas, entre outros.
• OCR. Reconhecimento de todos os caracteres do documento. Indexação. Indexação de toda a informação relevante para o negócio - parte extraída de forma automática, e parte extraída com o assistente de indexação.
• Exportação. Toda a informação, bem como as imagens dos documentos, são exportadas para uma base de dados de um sistema de workflow.
  

No final da exportação é dado início a um processo de workflow, processo esse que é encaminhado pelo operador para o destinatário. Com a incorporação deste processo, todo o sistema de entrada de correspondência tornou-se mais leve, mais rápido, menos dispendioso e livre de erros.