Projecto Track and Trace nos CTT - Correio com Qualidade

Existem instituições que sempre fizeram parte das nossas vidas sem quase nos darmos conta disso. Uma delas são os CTT. Mas o objectivo deste artigo não é falar desse impacto na vida das pessoas, mas do projecto Track and Trace, que colocou os CTT à altura, ou mesmo à frente, de outros operadores privados na entrega de correio expresso.

O Contexto

Sabia que a criação do correio público em Portugal remonta a 1520, no reinado de D. Manuel I? Ou que o convénio postal com Espanha remonta a 1718? Ou que o início da distribuição domiciliária de correspondência na cidade de Lisboa aconteceu em 1821? Ou que em 1853 surgiu o primeiro selo postal português? Podíamos continuar com outras datas importantes, mas se tiver interesse por estes marcos dos correios em Portugal, bastará visitar o site www.ctt.pt.

Em termos de missão e visão dos CTT, o site da instituição refere o seguinte: "os CTT - Correios de Portugal têm por Missão o estabelecimento de ligações físicas e electrónicas, entre os cidadãos, a Administração Pública, as empresas e as organizações sociais em geral. A sua tradição postal é progressivamente reforçada e alargada às actividades e áreas de negócio, onde a vocação logística e comunicacional da empresa possa ser eficientemente colocada ao serviço dos clientes".

"No mercado doméstico, os CTT têm por vocação a liderança em todas as áreas de negócio onde estão ou venham a estar presentes. No quadro internacional, a empresa desenvolve uma política de parcerias e/ou aquisições relacionadas, estabelecendo ou intensificando a sua presença em mercados externos relevantes, por forma a assegurar uma crescente valorização do capital accionista".

Quanto à visão, é referido que "são uma poderosa plataforma multiserviços, visando a satisfação das necessidades dos cidadãos e dos agentes económicos, através de uma rede comercial e logística de elevada qualidade, eficiência e proximidade do cliente. São um elemento essencial do desenvolvimento social e económico do país, contribuindo para a melhoria dos padrões de qualidade de vida dos clientes e dos trabalhadores, mercê de uma dinâmica, de uma cultura de serviços e de um sentido de responsabilidade social irrepreensíveis".

A Necessidade

Antes da implementação do projecto Track and Trace dos CTT, os carteiros tinham que escrever listas manualmente. O objectivo foi automatizar esse processo, a fim de diminuir ou eliminar os erros de informação e, sobretudo, facilitar a disponibilização de informação. Desta forma, recorre-se a leitura óptica e a comunicações móveis para fornecer informação sobre o fluxo dos objectos postais a todas as partes envolvidas - quem envia o objecto postal, quem o recebe, quem presta o serviço de entrega, e eventualmente outras partes.

A disponibilidade da informação foi assim o grande motor deste projecto. Na realidade, é uma forma dos CTT concorrerem com os outros intervenientes do mercado que prestam serviços idênticos. A solução é utilizada por uma gama de produtos bastante alargada, incluindo o correio registado e o correio expresso, pelo que a informação sobre o percurso dos objectos postais é muito importante.

A Solução

O projecto de Track and Trace dos CTT teve início em 2001 e tem como objectivo o registo da passagem de um objecto postal por um determinado local. Por objecto, entenda-se uma encomenda ou carta. Recorde-se, no entanto, que este projecto é de âmbito nacional.

O objectivo desta solução destina-se sobretudo ao tráfego nacional dos objectos postais. Para o tráfego internacional, são necessários acordos com as entidades dos outros países, que precisam de complementar a informação sobre o fluxo dos objectos fora de Portugal.

O distribuidor regista as entregas dos objectos postais à medida que os vai entregando ao destinatário. Para isso, lê automaticamente o código de barras do objecto postal e regista o nome do receptor. Esta informação é enviada imediatamente via comunicações móveis (GSP ou GPRS) para bases de dados e fica disponível de imediato no site. Desta forma, o cliente expedidor, ou qualquer parte interessada no objecto postal, pode saber de imediato se o objecto foi entregue.

Os equipamentos fornecidos pela Sinfic podem ser utilizados dentro das instalações dos CTT ou no exterior, apesar da forma de comunicação utilizada ser diferente. Dentro das instalações dos CTT são utilizadas redes locais sem fios. No exterior são utilizadas as comunicações móveis correntes (GSM e GPRS). Os equipamentos utilizados internamente e externamente são exactamente os mesmos - só muda a placa de comunicação.

Actualmente, de acordo com Anabela Marino, os CTT podem concorrer em termos de tecnologia com qualquer outro operador privado que actue nesta mesma área de mercado. A empresa aposta na liderança tecnológica para o fornecimento de um serviço cada vez melhor, continuando a disponibilizar informação sobre os objectos postais de forma imediata e atempada para as partes envolvidas.

Já referimos atrás a vantagem da disponibilização da informação para os expedidores/clientes, que pretendem saber de imediato se o objecto postal que enviaram já foi entregue ou não. No entanto, a informação sobre o fluxo dos objectos tem ainda um papel extremamente relevante no controlo do cumprimento da qualidade de serviço, sobretudo se pensarmos que se trata de uma cadeia que envolve várias intervenientes e, consequentemente, a necessidade de múltiplos pontos de controlo dos objectos ao longo do seu fluxo.

A parceria com a Sinfic

A Sinfic só entrou no projecto Track and Trace dos CTT em 2004. A razão para esta entrada teve a ver com o facto dos equipamentos utilizados até então pelos CTT já estarem ultrapassados, tanto em termos de funcionalidades, como de capacidades, ou mesmo de sistema operativo. Com os equipamentos fornecidos pela Sinfic conseguiu-se um salto significativo em termos tecnológicos.

A escolha dos equipamentos fornecidos pela Sinfic teve a ver muito com as características dos equipamentos. Como referiu Anabela Marino, estes equipamentos têm que ser robustos (resistente a quedas), com dimensões que tornem a sua utilização confortável para os operadores e que não sejam demasiado complexos em termos de utilização. A não existência de antena externa também pesou na decisão.

Para esta selecção privilegiou-se a opinião dos operacionais do terreno, que efectuaram testes reais com os equipamentos. De uma forma resumida, a decisão ficou a dever-se a um conjunto de factores, como o peso, a ergonomia, a robustez, a facilidade de utilização e o preço.

Anabela Marino terminou com uma mensagem clara: "para qualquer empresa que se dedique ao negócio de logística, armazéns, ou distribuição, estas tecnologias têm uma mais valia significativa".