Informatização da Rede de Distribuição Com Uma Solução Móvel

Há pouco mais de um ano realizámos uma entrevista na Adicional sobre a implementação de uma solução de gestão de distribuição voltada sobretudo para a vertente de armazém (ver newsletter Sinfic Insight número 65). Agora damos-lhe conta das evoluções deste caso de estudo desde essa altura, nomeadamente com a informatização da rede de distribuição através de terminais móveis.

A Adicional surgiu em 1994 e actua no sector da distribuição postal. O seu principal segmento de mercado centra-se na distribuição personalizada porta a porta. O slogan da empresa é mesmo "Em Portugal, onde quiser, quando quiser". Em termos de serviços, a Adicional efectua distribuição comercial e distribuição domiciliária. Os serviços são prestados diariamente, incluindo sábados, entre as 8:30 e as 22:00 horas.

Desde a última entrevista a João Carriço, administrador delegado da Adicional, a empresa expandiu a sua presença no país com a abertura de um centro de distribuição em Aveiro (a completar os de Faro, Lisboa e Maia). Ainda este ano, a Adicional pretende abrir um quinto centro de distribuição em Leiria. Espanha continua a ser um objectivo, agora mais concreto, uma vez que nos foi referido que o início de actividade da Adicional no país vizinho deverá acontecer, o mais tardar, durante o primeiro trimestre de 2008.

Esta expansão resulta do próprio crescimento da empresa e da estratégia de crescimento que é seguida. Segundo o seu administrador delegado, a Adicional está este ano a crescer entre 60 a 70 por cento relativamente a 2006. No futuro, este crescimento poderá continuar através de duas vias. Por um lado, através da expansão da empresa para novos mercados. Por outro, através da prestação de novos serviços.

A solução de distribuição e o módulo de gestão de armazém de que falámos na entrevista anterior foram bastante melhorados desde então. Há pouco mais de um ano, essa solução estava muito orientada para a actividade de distribuição. Actualmente existe uma orientação muito vocacionada para a recolha e distribuição de informação, quer para a própria empresa, quer para os clientes.

Informatização da rede de distribuição

Apesar das melhorias introduzidas, a grande evolução teve a ver com a rede de distribuição, que passou a contar com terminais móveis. Até ao mês de Maio passado, os clientes da Adicional tinham acesso a um conjunto de quatro ou cinco estados da sua mercadoria. Por exemplo, sabiam se a mercadoria tinha sido recepcionada, em que centro de distribuição se encontrava, se estava em trânsito entre que centros de distribuição, e se tinha sido entregue ou não.

Com a evolução do sistema, a informação disponibilizada aos clientes passou a ser bastante mais detalhada e exaustiva. Por exemplo, os clientes podem saber agora quantas vezes o distribuidor já foi a casa do destinatário tentar efectuar a entrega, porque não conseguiu efectuar a entrega nessas tentativas, se já agendou a entrega com o destinatário, se o telefone deste último está disponível ou não, etc. No caso da mercadoria já ter sido entregue, os clientes podem saber a data e hora em que essa entrega teve lugar.

Na óptica do distribuidor, os terminais móveis permitem dispor de uma listagem informática daquilo que têm em seu poder para distribuir. Desta forma, podem optimizar os seus planos de entregas e gerir melhor o seu trabalho - sabendo de imediato o que já foi entregue e o que falta. A solução móvel poderá ainda ser enriquecida com outras funcionalidade, nomeadamente a inclusão de mapas de localização, ou a gestão de rotas de distribuição, por exemplo.

A comunicação entre os terminais móveis e o sistema central é feita via comunicações móveis GPRS. Neste processo é efectuada a sincronização de informação. Os dados gerados pelos distribuidores são comunicada ao sistema central e este comunica ao distribuidor a informação que ele necessita para o seu trabalho. Desta forma, o distribuidor não precisa de ir às instalações da Adicional para obter as informações, nem ninguém da empresa precisa de lhe telefonar a comunicar informação - por exemplo, pedidos de distribuição.

Falta referir a interface com o cliente final. Depois da informação ter chagado ao sistema central, este interage com o site da Adicional para permitir que os clientes acedam à informação que lhes interessa sobre os estado das suas mercadorias. Os terminais móveis propriamente ditos são equipamentos Psion. Os equipamentos e a solução de software foi fornecida pela Sinfic.

A Relação com a Sinfic

A solução de mobilidade escolhida pela Adicional teve a ver com dois aspectos importantes. Por um lado, dar continuidade à relação de parceria já existente com a Sinfic, que vinha da solução de distribuição implementada anteriormente. Por outro lado, privilegiou-se uma solução mais robusta, em detrimentos de outras existentes no mercado, nomeadamente a utilização de PDAs. Por robustez entenda-se aqui a própria robustez do equipamento (resistência a quedas e a utilizações menos cuidadas) e a robustez em termos funcionais, já que permite a exploração de várias possibilidades, algumas das quais ainda não implementadas - por exemplo, a gestão de rotas de distribuição.

Com o fornecimento de terminais móveis à força de distribuição, a Adicional como que fechou o ciclo em termos de informatização da sua actividade. No entanto, João Carriço considera que o trabalho da sua empresa se baseia muito na diferenciação. E isto consegue-se muito com a aposta em tecnologia.