Xerox e Sinfic: do Project Management ao Program Management

Recuando no tempo, e em termos históricos, a parceria em projectos entre a Xerox e a Sinfic iniciou-se há alguns anos e, desde então, tem-se intensificado em áreas em que as valências da Sinfic têm trazido uma mais valia para os negócios onde a Xerox se encontra envolvida. Destas valências, destaca-se a área da gestão de projectos, onde a experiência nos processos de gestão de projecto e o conhecimento cada vez maior do negócio específico da Xerox têm permitido que esta relação seja cada vez mais uma relação win-win.

O Contexto

A Xerox Portugal é uma empresa participada maioritariamente pela Xerox Limited, e a sua presença no nosso país remonta a 1965. A empresa tem vindo a assumir-se cada vez mais perante o mercado como uma empresa de serviços, abandonando a imagem de fabricante de equipamentos associados à impressão e fotocópia.

Em termos comerciais, a Xerox Portugal vende tecnologia, gestão documental e serviços integrados de office printing. De acordo com informações da própria Xerox, lidera a nível nacional todos os mercados onde actua e investe na pesquisa de novas soluções para a área das tecnologias de informação.

A Xerox Portugal faz parte de um grupo que actua em 150 países. Tem sede em Lisboa, e concessionários autorizados e outros parceiros espalhados por todo o país. Associada a valores empresariais de orientação para o cliente e inovação tecnológica, qualidade e motivação dos colaboradores, a empresa actua também ao nível da responsabilidade social e da preservação do meio ambiente.

A Xerox tem como principais objectivos estratégicos garantir 100 por cento de clientes satisfeitos, melhorar o nível de satisfação dos seus empregados, reforçar a liderança de mercado e assegurar um retorno do investimento adequado às expectativas dos seus accionistas, tendo como pilares a melhoria, a reengenharia dos processos de trabalho e o empowerment dos seus colaboradores.

A área dos Global Services

A parceria entre a Xerox e a Sinfic está relacionada actualmente com a Xerox Global Services. Esta área da Xerox está orientada para o fornecimento de serviços, que incluem consultoria e integração de sistemas, criação de imagem, gestão de conteúdos e outsourcing.

A Parceria

Integrada numa organização multinacional, a Xerox Portugal conta com o apoio das suas congéneres internacionais em termos de competências. No entanto, isso não invalida o estabelecimento de parcerias locais, procurando noutras empresas (como a Sinfic) valências de que não dispõe num determinado momento, ou que não constituem o core business da companhia. Os parceiros destinam-se, portanto, a complementar a Xerox nos seus projectos.

A gestão de projecto é entendida nesta parceria como uma área de conhecimento da Sinfic que, em conjunto com os conhecimentos técnicos dos recursos da Xerox, permite constituir equipas de projecto mais preparadas para ultrapassar dificuldades, dominando todas as áreas de projecto, independentemente da dimensão e complexidade.

A Solução

O caso aqui apresentado refere-se, por motivos estratégicos e organizacionais de negócio da Xerox, à gestão simultânea de mais do que um projecto. Dada a dimensão e a criticidade dos mesmos, foi necessário envolver recursos com grande experiência e competências nessa área.

Uma vez identificada a necessidade, tornou-se necessário para a Xerox contratar competências a dois níveis: coordenação global de projectos e gestão de projecto. Deste modo, tornava-se possível coordenar, planear, monitorizar e controlar dois grandes projectos que, embora se desenrolassem em diferentes áreas de negócio, acabavam por se interligar devido ao facto de serem importantes e estratégicos para a companhia.

Debaixo de um mínimo de supervisão, estabeleceu-se que a responsabilidade do Program Manager seria a de coordenar a gestão dos vários projectos, com excepção da vertente financeira, em relação directa com o respectivo Gestor de Projecto.

Estavam assim criadas as condições para a gestão dos projectos de "Composição e arquivo, produção de impressão electrónica e envelopagem de documentos" e "Office Printing", a implementar em dois grandes grupos financeiros portugueses.

Projecto de "Composição e arquivo, produção de impressão electrónica e envelopagem de documentos"

Este projecto engloba a composição de mais de 70 documentos, a sua produção através de impressão electrónica e respectiva envelopagem mecânica. Para além da produção dos documentos e do fornecimento e instalação de equipamento de impressão e finishing, o projecto engloba também a instalação de software aplicacional que permite a validação e conversão dos dados de entrada, o desenho dos documentos e a gestão de mensagens dinâmicas de marketing bem como o controlo de todo o fluxo de produção.

Projecto de "Office Printing"

Este projecto tem como âmbito a substituição de mais de 10 000 equipamentos (impressoras, faxes, scanners e fotocopiadoras) de mais de uma dezena de fabricantes diferentes, por cerca de 4 800 novos equipamentos Xerox. Este parque de equipamentos encontra-se espalhado por mais de duas dezenas de edifícios e mais de 950 dependências da empresa cliente espalhadas por todo o país.

Para além da instalação desses equipamentos, o projecto inclui ainda a instalação de software aplicacional que permite monitorizar em rede todos os equipamentos instalados e contabilizar todos os trabalhos executados.

O Desafio

O desafio que se colocou foi o de conseguir coordenar ambos os projectos e atingir os objectivos propostos para cada um, tendo sempre em linha de conta as vertentes âmbito, custo, qualidade e tempo.

A dimensão das instituições financeiras em causa e a sua dispersão geográfica, a complexidade tecnológica das soluções, a sua interacção com outros projectos existentes e o envolvimento com diversos interlocutores, foram outros desafios que se colocaram, quer ao nível da coordenação, quer ao nível da própria gestão dos projectos.

Em termos de funções de coordenação, podemos considerar que grande parte do tempo despendido se repercute em três áreas:

• Coordenação das diversas equipas envolvidas no projecto, e que incluem, entre outras, equipas de desenvolvimento, grupos funcionais, de suporte aos produtos, de operações, etc., assim como os diversos fornecedores, procurando assegurar que os produtos e os processos são implementados numa perspectiva de maximização dos benefícios a atingir.
• Comunicação com os diferentes níveis de gestão, quer da Xerox, quer dos clientes, o que implicou a participação num maior número de reuniões de trabalho, de gestão de projecto, de direcção e de comités, e respectivos tempos de preparação associados.
• Reporting e controlo do projecto, que resultou na necessidade de conhecimento dos projectos num nível de detalhe que possibilitasse, quer o reporting à gestão de topo, quer o seu acompanhamento e controlo ao nível da direcção.
  

Actualmente, ambos os projectos ainda se encontram em curso, mas em fases finais de conclusão. O maior esforço do trabalho diário centra-se na procura de soluções para as questões em aberto, tendo em vista a aceitação dos projectos por parte dos clientes, nos prazos estabelecidos e acordados.