Xerox e Sinfic: Duas Equipas, Um Único Projecto

A Sinfic já detém algum histórico de parceria em projectos da Xerox em que a componente de gestão de projecto é assegurada por elementos da Sinfic. Até agora, a Xerox tem recorrido às valências da Sinfic na área da gestão de projectos por dois motivos: experiência nos processos de gestão de projecto e conhecimento do negócio específico da Xerox.

O Contexto

A Xerox Portugal é uma empresa participada maioritariamente pela Xerox Limited, e a sua presença no nosso país remonta a 1965. A empresa tem vindo a assumir-se cada vez mais perante o mercado como uma empresa de serviços, abandonando a imagem de fabricante de equipamentos associados à impressão e fotocópia.

Concretamente, em termos comerciais, a Xerox Portugal vende tecnologia, gestão documental e serviços integrados de office printing. De acordo com informações da própria Xerox, lidera a nível nacional todos os mercados onde actua e investe na pesquisa de novas soluções para a área das tecnologias de informação.

A Xerox Portugal faz parte de um grupo que actua em 150 países, nos vários continentes. Tem sede em Lisboa, e concessionários autorizados e outros parceiros espalhados por todo o país. Associada a valores empresariais de orientação para o cliente e inovação tecnológica, qualidade, motivação dos colaboradores, a empresa actua também ao nível da responsabilidade social e da preservação do meio ambiente.

A Xerox tem como principais objectivos estratégicos garantir 100 por cento de clientes satisfeitos, melhorar o nível de satisfação dos seus empregados, reforçar a liderança de mercado e assegurar um retorno do investimento adequado às expectativas dos seus accionistas. Em relação à política e estratégia, a Xerox Portugal assumiu como meta ser uma empresa com produtividade de classe mundial, tendo como pilares a melhoria, a reengenharia dos processos de trabalho, e o "empowerment" dos seus colaboradores.

A área dos Global Services

A parceria entre a Xerox e a Sinfic está relacionada actualmente com a Xerox Global Services. Esta área da Xerox está orientada para o fornecimento a clientes de serviços integrados de office printing (digitalização, impressão e cópia), que englobam, não só o fornecimento dos respectivos equipamentos, mas também o estabelecimento de serviços de manutenção dos mesmos em regime de actuação preventiva de problemas.

O serviço de office printing assenta numa base de aluguer de equipamento durante um determinado período de tempo, sendo a Xerox a detentora desses mesmos equipamentos e ficando responsável pela manutenção dos mesmos numa base acordada de cumprimento de determinados níveis de serviço. Para além do fornecimento dos equipamentos de office (scanners, impressoras, equipamentos multifunção), este tipo de serviços assentam também numa componente tecnológica baseada em software de acompanhamento e monitorização dos equipamentos instalados.

O projecto de office printing

No âmbito do office printing, a Xerox Portugal trabalhou arduamente durante vários meses num cliente da área financeira, tendo conseguido ganhar a adjudicação de um contrato de 13 milhões de euros junto de um dos maiores grupos financeiros portugueses.

Este projecto engloba a substituição de mais de 8 000 equipamentos (impressoras, faxes, scanners e fotocopiadoras) de mais de uma dezena de fabricantes diferentes, por cerca de 4 800 novos equipamentos Xerox. Este parque de equipamentos encontra-se espalhado por mais de duas dezenas de edifícios e mais de 950 balcões espalhados por todo o país.

Para além da instalação desses equipamentos, o projecto engloba também a instalação de software aplicacional que permite monitorar em rede todos os equipamentos instalados e contabilizar todos os trabalhos executados.

A solução integrada engloba:

• O fornecimento de equipamentos;
• A instalação de software aplicacional de gestão e monitorização dos equipamentos;
• A contabilização e refacturação de trabalhos de impressão, cópia e fax;
• O apoio de helpdesk remoto e apoio de técnicos locais.

A Parceria

A parceria entre a Xerox e a Sinfic é algo que já tem acontecido em outros projectos, com um sucesso assinalável. A Sinfic detém com a Xerox já uma história de projectos em parceria na componente específica de gestão de projectos e desenvolvimento aplicacional.

Evidentemente, na qualidade de empresa integrada numa multinacional, a Xerox Portugal conta com o apoio das suas congéneres internacionais em termos de competências. Contudo, isso não invalida as parcerias locais. O histórico dos outros projectos e as competências demonstradas pela Sinfic garantiram-lhe a escolha para o projecto referido atrás.

A política de parcerias da Xerox destina-se a procurar noutras empresas (como a Sinfic) valências que não tem num determinado momento, ou que não constituem o core business da companhia. A entrada em cena de parceiros destina-se, portanto, a complementar a Xerox nos seus projectos.

A gestão de projecto é entendida nesta parceria como uma área de conhecimento da Sinfic que, em conjunto com os conhecimentos técnicos dos elementos da Xerox, produz uma equipa de projecto que consegue colmatar todos as dificuldades e dominar todas as áreas existentes num projecto desta dimensão e complexidade.

A Solução

De uma forma concreta, o caso aqui apresentado refere-se a um grande grupo financeiro português que pretendia consolidar o seu parque de equipamentos de office printing, garantir uma melhor qualidade no serviço e diminuir os custos relacionados com a utilização de papel e energia.

Apesar das competências já existentes na Xerox em termos de gestão de projectos, a escolha da Sinfic ficou a dever-se essencialmente à necessidade existirem recursos com muita experiência e competência nessa área, dada a dimensão e a criticidade do projecto. A necessidade da Xerox deveu-se ao facto de, apesar de haver conhecimento interno na companhia para resolver todas as questões técnicas, em termos de gestão do projecto havia uma lacuna que, visto não haver possibilidade de a colmatar internamente, devia ser adjudicada a terceiros, neste caso a Sinfic.

As valências de gestão de projecto que foram identificadas à partida como as principais para este projecto foram as seguintes:

• Planeamento. Reformulação do planeamento existente de forma a orientar as actividades numa óptica de orientação a objectivos concretos.
• Gestão de recursos humanos. Garantir o compromisso de uma equipa multi-disciplinar de dezenas de colaboradores da Xerox Portugal e da Xerox Internacional.
• Gestão de parcerias. Enquadrar o trabalho de diversos fornecedores locais e internacionais.
• Gestão de Risco. Identificação e mitigação de riscos associados às actividades existentes no plano.
• Monitorização e controlo. Acompanhamento diário de todas as actividades realizadas, registo de evolução do projecto e formalização de acontecimentos relevantes com base em actas, relatórios, etc.
• Gestão de requisitos. Garantir o correcto levantamento e gestão dos requisitos.
  

Estas competências são aplicadas neste projecto numa óptica de aplicação de boas práticas, de forma a dotar toda a equipa de projecto de capacidade de visão na busca de um objectivo comum. A complexidade do projecto prende-se principalmente com a dimensão da instituição financeira em causa, pela sua dispersão geográfica e, sobretudo, pela complexidade tecnológica que as soluções de facturação e refacturação apresentam. Para além disso, este projecto tinha que ser coordenado e interagir com outros projectos existentes na instituição financeira e envolver-se com diversos interlocutores.