Integrated Process Design and Management System (IPDMS)

No início do século XXI, foi defendida pelo governo a necessidade de uma administração pública centralizada no cidadão. Perante esta linha governativa, actualmente a administração pública central, local e regional tem como grande desafio a actualização e a inovação do seu funcionamento.

Nos dias de hoje, existe uma necessidade premente, por parte de todas as pessoas, de ter acesso à informação de uma forma rápida, fácil e controlada. Esta mudança de paradigma faz-se reflectir inclusive na administração pública, pois cada vez mais o cidadão tem menos tempo para despender em deslocações às instituições, recorrendo a meios alternativos como a Internet, fax, SMS,...

Assim, para atingir os objectivos referidos anteriormente, as instituições têm realizado verdadeiras revoluções internas, optimizando procedimentos de trabalho, definindo e gerindo processos, sempre com o objectivo de prestar cada vez mais um melhor serviço. A melhoria e optimização do serviço prestado ao cidadão passa também pela optimização dos processos, pela redução de tempos de execução das actividades e por melhorias nos circuitos internos realizados pelos processos. Torna-se, portanto, fundamental a implementação de projectos de interoperabilidade entre sistemas de informação, estando estes numa mesma organização ou interorganizações.

A solução IPDMS

A sigla IPDMS significa Integrated Process Design and Management System. Trata-se de um sistema de desenho e gestão integrada de processos desenvolvido pela Sinfic, que permite a introdução, controlo, gestão e tramitação de processos das organizações. A figura um apresenta os elementos do IPDMS, que passamos a apresentar de forma breve.

 

Elementos do IPDMS.
(Clique na imagem para a visualizar em tamanho maior).

a) Acesso multicanal

A possibilidade de múltiplos canais inclui:

• O acesso ao sistema utilizando o Guichet do Munícipe ou Cidadão;
• O acesso por vários browsers;
• A utilização do SMS e de dispositivos móveis.
  

b) Orquestração de processos - BPM

A orquestração de processos é efectuada utilizando ferramentas de BPM (Business Process Management), que permitem definir electronicamente todo o ciclo de vida do processo. A gestão e monitorização dos processos torna-se fácil, em tempo real, para além de permitir que a tramitação dos processo seja feito de acordo com a legislação, de uma forma fácil e acessível a todos os colaboradores da organização.

c) Integração e interoperabilidade

A interoperabilidade entre o sistema e os vários sistemas que suportam o negócio dos municípios é feito, primariamente, utilizando webservices. O IPDMS comporta um conjunto de adaptadores que permitem a utilização dos webservices na integração com outros sistemas internos do município. O IPDMS dispõe igualmente de um bus de comunicações que permite que qualquer outro sistema possa receber ou enviar informação do IPDMS.

d) Administração de processos

Relativamente à gestão de processos, existe um conjunto de funcionalidades que permitem um maior controlo e gestão dos processos. O sistema também permite a definição de alertas associados aos processos. Estes alertas podem ser configurados pela própria organização de acordo com a legislação aplicada. Os colaboradores da organização poderão visualizar de forma gráfica e acessível a situação actual dos processos.

É possível uma pesquisa rápida de antecedentes do processo usando um identificador comum. Por exemplo, número de matriz predial, número fiscal, número de bilhete de identidade, datas, entre outros. A pesquisa de antecedentes permite encontrar rapidamente processos anteriores e as respectivas decisões que foram tomadas respeitantes a uma determinada entidade ou prédio.

O IPDMS permite realizar a instrução dos pedidos, agregando os documentos de instrução de processo e tramitação de acordo com as regras de negócio da sua organização. De igual modo, permite a associação de documentos ao processo, tipificada ou não, tornando-se fácil a utilização de modelos tipificados pela organização, de acordo com a sua natureza (ofícios, informações, despachos, ...).

e) Gestão da segurança

O IPDMS permite definir a gestão de acessos de uma forma fácil, sendo a configuração. O sistema permite a configuração de permissões de acordo com os níveis de serviço dos colaboradores e respectivas funções dentro da organização. O IPDMS também tem a flexibilidade de integração com sistema de gestão orgânica.

f) Gestão orgânica

Está incluída aqui a definição da estrutura orgânica (criação de departamentos, funções, secções, ..., de acordo com a estrutura orgânica do município.

g) Gestão de regras de negócio

Esta área inclui a gestão de etapas e a gestão de indicadores. No primeiro caso, trata-se de definir quais as acções especificas e globais definidas em cada etapa do ciclo de vida do processo. No segundo caso, trata-se da obtenção de um conjunto de relatórios que irá permitir ao município ter informação sobre vários indicadores referentes aos processos. Esses relatórios podem ser facilmente parametrizados no sistema, de acordo com as necessidades de cada gestor do município.

h) Gestão documental

Os colaboradores poderão associar qualquer tipo de documentos ao processo. Por outro lado, o IPDMS garante o versionamento dos documentos no sistema através do seu gestor de conteúdos, o KCMS. O sistema permite ainda que um documento editado no Microsoft Office seja guardado directamente no sistema e associado ao processo. Este plug-in permite que não sejam guardados documentos no disco rígido das máquinas locais, diminuindo assim o risco de perda de informação.

i) Integração com outros sistemas de informação

O IPDMS tem a capacidade de integração com outros sistemas de informação utilizando a interoperabilidade. Utilizando webservices, o IDPMS integra-se com um vasto conjunto de ERPs municipais e, desta forma, permite enviar e receber informação referente a processos de negócio que constam dos mesmos.

j) Sistemas de informação geográfica

É parte integrante do IDPMS uma camada de abstracção que permite a integração de um sistema de informação geográfico que possa eventualmente existir no município. Com esta integração é possível aceder a informação alfanumérica associada a um determinado elemento geográfico, bem como marcar um elemento geográfico e associar-lhe essa mesma informação alfanumérica.

k) KCMS

O KCMS é o sistema de gestão de conteúdos do IPDMS, onde é realizada a gestão dos conteúdos associados aos processos implementados sobre o IPDMS.

l) SGBDR

Tendo em conta que é construído sobre J2EE e independente do sistema pperativo, o IPDMS pode ser instalado num vasto conjunto de SGDBR (Oracle, DB2, SQLServer, mySQL, etc.). Esta independência relativamente ao SGBDR, aliada à independência relativamente ao sistema operativo, garante à solução uma portabilidade notável.

m) Documentos do Office, mapas, imagens, ...

Qualquer documento electrónico é passível de ser associado a um processo. Os elementos mais comuns que são associados aos processos são os documentos Microsoft Office, imagens, ou mapas em diversos formatos. Mas todo e qualquer ficheiro pode ser associado a um processo.

A utilização do IPDMS numa organização representa a capacidade de realização do trabalho do dia a dia de uma forma facilitada, aumentando a produtividade e a optimização de procedimentos e métodos de trabalho. Por sua vez, as chefias da organização terão acesso facilitado à informação de gestão necessária para as suas tomadas de decisão, estando esta centralizada no IPDMS.