Portal Web Para Racionalizar a Força de Vendas

A Quiminova - Química Industrial & Agrícola, é uma empresa fundada em 1959 e dedica-se fundamentalmente à importação e comercialização de uma vasta gama de matérias primas e equipamentos para várias indústrias, desde os plásticos a colas, de chapas a equipamentos para lavandarias, ou mesmo alimentação animal. Para autonomizar a sua rede de vendedores - fornecendo-lhe informação actualizada e imediata em qualquer ponto do país - adoptou em meados do ano passado o componente Portal Empresarial S4 Web, que permite o acesso ao sistema de gestão integrada S4

Em termos organizacionais, a Quiminova está estruturada em seis departamentos:

• Plásticos
• Compostos para plásticos corantes
• Borrachas, tintas, colas, vernizes e químicos
• Chapas de plástico
• Equipamentos para lavandarias e limpeza a seco
• Alimentação animal
  

Esta diversificação permite-lhe comercializar uma vasta gama de produtos (cerca de cinco mil artigos dos vários departamentos). De uma forma mais concreta, a Quiminova afirma que "tem toda a gama de matérias primas e máquinas para a indústria dos plásticos, tintas/vernizes, alimentação animal e borrachas, bem como todo o equipamento para a indústria de lavandaria e limpeza a seco".

Há a referir ainda que a Quiminova tem as suas actividades dispersas pelo país, nomeadamente na região de Lisboa (onde se encontra a sede) e na região do Porto.

A Necessidade

Devido à sua dimensão nacional a Quiminova sentiu necessidade de desenvolver o seu sistema informático integrando uma gestão controlada e comunicações internas. Todos os departamentos de vendas e filiais estão ligados à sede, situada em Lisboa. Este sistema permite uma consulta sempre actualizada de toda a informação relacionada com stocks, preços e controlo de crédito a clientes. Com este sistema, os colaboradores da empresa também podem ter acesso a comunicações internas e externas através de correio electrónico.

Em 1998, a Quiminova e as empresas em geral depararam-se com o problema do ano 2000. Decidiram então consultar o mercado à procura de um sistema de gestão integrado (ERP) que lhe permitisse enfrentar a viragem do século sem o célebre problema de datas. A opção recaiu sobre a oferta da Sinfic nesta área, designada por S4, implementado em 1999.

Desde então para cá, a receptividade à melhoria contínua do S4 por parte da Sinfic, permitiu o estabelecimento de uma relação proveitosa para ambas as partes. Por um lado, permitiu a resposta às necessidades da Quiminova, à medida que eram solicitadas. Nesse sentido, foram sendo melhorados os módulos existentes e acrescentados novos módulos ao ERP de base. Por outro lado, a Sinfic encontrou na Quiminova um parceiro do mundo industrial e comercial que tem ajudado a melhorar a solução de gestão integrada S4.

A Solução

Foi no âmbito desta relação estreita entre as duas empresas que a Quiminova tomou conhecimento de que a Sinfic estava a desenvolver um novo componente S4, designado por Portal Empresarial S4 Web. Este componente ia de encontra às necessidades de descentralização da Quiminova, dado que a empresa pretendia que os seus vendedores pudessem conectar-se ao sistema central a partir de qualquer local, de modo a terem sempre informação actualizada sem a necessidade de se deslocarem ao escritório.

Os vendedores abrangidos por esta facilidade de acesso online, a partir de qualquer local onde se encontrem, abarcam toda a empresa, ou seja, são os vendedores dos seis departamentos referidos atrás.

A rede interna já permitia o acesso, a partir de qualquer instalação da Quiminova, ao sistema central. Mais concretamente, quem utiliza o ERP S4 da empresa, trabalha sempre no sistema central, independentemente de se encontrar nas instalações localizadas no Grande Porto ou na Grande Lisboa. A real necessidade e a vantagem do módulo Portal Empresarial S4 Web consistiu na ligação dos utilizadores móveis (vendedores) e que trabalham normalmente fora das instalações da empresa (visita a clientes em todo o país).

A implementação do componente S4 Web aconteceu em finais de Junho de 2005 e a produção iniciou-se logo no início de Julho. O único problema actual desta solução, apontado por Luís Dias, responsável de informática e de pessoal na Quiminova, tem a ver com as comunicações. Os computadores portáteis utilizados pelos vendedores da empresa utilizam a tecnologia 3G para se ligarem ao sistema central e, como é do conhecimento geral, ainda apresenta alguns problemas de cobertura em determinadas regiões geográficas, sobretudo fora dos grandes centros urbanos. O importante é que já funciona, embora às vezes com uma velocidade mais lenta.

O esquema geral da solução é bastante simples. O servidor central (onde se encontra o ERP S4) dialoga a intervalos regulares com o Portal Empresarial S4 Web, trocando informação entre eles. Os utilizadores internos ligam-se directamente ao servidor S4, enquanto que os utilizadores externos ligam-se ao Portal via Internet, onde vão buscar informação e para onde despejam a informação das vendas que efectuam.

O acesso ao Portal pode ser efectuado a partir de qualquer ponto do território nacional (desde que tenha cobertura de comunicações móveis 3G). A partir de outros países, o acesso ao Portal é igualmente possível através de qualquer ponto de acesso à Internet. Cada vendedor ou utilizador só tem acesso à informação que lhe diz respeito e que foi definida como sendo relevante para a sua actividade.

Vantagens da solução S4 Web

A grande vantagem do componente Portal Empresarial S4 Web para a Quiminova prende-se com a autonomia dos seus vendedores e com o acesso permanente a informação actualizada. Se considerarmos que os vendedores desta empresa viajam por todo o país, facilmente se compreende a importância de não terem que se deslocar constantemente à empresa para disporem de informação actualizada. Desta forma, podemos dizer que a empresa ficou a ganhar em:

• Eficiência e eficácia, na medida em que os vendedores trabalham constantemente com informação actualizada, o que facilita e melhora a relação negocial com os clientes. Por exemplo, o vendedor tem acesso à informação de armazém (disponibilidade de produtos) e à informação do cliente (uma espécie de conta corrente do mesmo).
• Produtividade, porque podem trabalhar de forma autónoma sem perder tempo com deslocações à empresa. Além disso, a informação actualizada sempre à mão permite que os vendedores possam preparar melhor as visitas aos clientes com alguma antecedência.
• Aumento da rentabilidade das vendas, dado que a negociação entre vendedor e cliente se baseia em informação actualizada sobre os clientes e sobre a disponibilidade de produtos em armazém. Além disso, os vendedores podem visitar mais clientes, dado que não precisam de perder tempo em viagens ao escritório.
• Racionalização dos circuitos de vendas, uma vez que os vendedores não precisam de interromper os seus circuitos de visita de clientes para irem ao escritório actualizar a informação (carregar e descarregar dados).
• Fiabilidade e actualidade da informação. Seguindo os mecanismos tradicionais, os vendedores tomariam nota das encomendas para as entregar no dia seguinte, ou mais tarde no escritório para outra pessoa as introduzir no sistema central. Este processo, além de ser propício a erros, era moroso. Com os computadores móveis e o Portal Empresarial S4 Web, a encomenda é feita pelo próprio vendedor via Internet, depositada no Portal e comunicada seguidamente por este ao servidor central.
• Agilização de processos e rapidez operacional. Decorrente do ponto anterior, o facto do vendedor comunicar logo a informação ao servidor central via Portal, permite eliminar potenciais erros e evitar trabalho repetido (dispensando outros intervenientes no processo de inserção de dados). Se considerarmos que a informação de vendas pode mexer com os processos de importação, fabrico, armazenamento?, é mais fácil compreender os ganhos de tempo na disponibilidade quase imediata da informação.