Município de Lubango - Processos Administrativos On-line
O Lubango é um dos municípios da República de Angola. A Administração do Município do Lubango é o organismo responsável pela gestão e modernização dos serviços públicos do município, e entre as suas competências incluem-se a adopção de medidas e regulamentos que visem melhorar, desenvolver e modernizar o município.
O Contexto
O município do Lubango, como organismo prestador de serviços, tem como objectivo realizar as suas funções da melhor forma e com a melhor qualidade possível, tendo sempre em vista a satisfação dos seus munícipes. As suas actividades estão enquadradas em várias cadeias de valor, de entre as quais se destacam as Operações Urbanísticas, sendo este o ponto central do nosso artigo.
A Necessidade
O município do Lubango, como organismo decisor na modernização das Operações Urbanísticas realizadas no município, necessitava de um sistema de informação versátil e funcional que lhe servisse de suporte à gestão das actividades associadas ao urbanismo.
Os objectivos principais a atingir eram:
- Uma plataforma técnica centralizada que permitisse o acesso pelos serviços do município do Lubango, possibilitando prestar vários serviços ao cliente em tempo real.
- Definir, modelar e implementar os processos de Operações Urbanísticas (comunicação prévia, informação prévia, licenciamento/autorização, pedido de alvarás, concessão de terrenos, fiscalização urbanística, outros pedidos genéricos).
- Possibilidade de impressão de mapas, documentos.
- Controlo e gestão dos processos administrativos durante o seu ciclo de vida.
- Plataforma de suporte à gestão de processos, recursos e documentos.
- Integração com sistema de georeferenciação.
A Solução
O município do Lubango, com o apoio da Sinfic, implementou uma solução centralizada - Sistema de Gestão de Operações Urbanísticas - com vários elementos constituintes, dos quais se destaca:
- O sistema administrativo de suporte a operações urbanísticas;
- O sistema de informação geográfica;
- O sistema de gestão documental;
- O sistema de workflow
O sistema foi desenvolvido de acordo com várias orientações tecnológicas. Mais especificamente, tinha que ser escalável, seguro, amigável para os utilizadores, adaptável, configurável e estar em sintonia com os standards de interoperabilidade.
O Sistema de Gestão de Operações Urbanísticas é acedido através de browser em ambiente intranet, e os colaboradores do município poderão aceder à intranet independentemente da sua localização física, através de acesso seguro.
Os processos de negócios do município estão representados no Sistema de Gestão de Operações Urbanísticas. Assim sendo, os colaboradores utilizam o sistema tal como a inbox da sua caixa de correio, tendo acesso aos processos de acordo com as funções exercidas no município/fase onde se encontra o processo.
O sistema administrativo de suporte a operações urbanísticas permite a introdução, controlo, gestão e tramitação de pedidos de operações urbanísticas realizados pelos clientes residentes e não residentes no município.
A introdução e tramitação dos pedidos urbanísticos, utilizando o sistema, permite que os colaboradores do município possam realizar as suas funções de uma forma facilitada, tendo em conta que toda a informação associada ao pedido está acessível electronicamente.
A tramitação dos processos é representada utilizando um sistema de workflow, sendo possível, de uma forma fácil, saber onde o processo está, com quem está, os pedidos cujo tempo de resposta está a expirar, entre várias outras indicações que são necessárias diariamente.
Para além da tramitação, a documentação associada ao pedido encontra-se agregada electronicamente ao processo, através do sistema de gestão documental. Assim, todos os documentos criados são associados electronicamente ao processo e só serão emitidos aqueles que se justifique de acordo com o regulamento municipal e que forem estritamente necessário, manifestando-se uma redução do uso de papel como suporte de informação.
Ainda no âmbito da gestão da documentação associada ao processo, o sistema possui a capacidade de gerir todos os formulários e documentos a serem criados no decorrer do ciclo de vida do processo, estando estes representados na respectiva fase do pedido e de acordo com o seu estado. Esta funcionalidade representa um apoio na actividade dos colaboradores, e facilita a uniformização das templates de toda a documentação do município.
Com todas as funcionalidades apresentadas, o sistema administrativo de suporte a operações urbanísticas torna-se um verdadeiro sistema colaborativo para o município .
O sistema administrativo encontra-se integrado com o sistema de informação geográfica, facilitando a vida aos decisores do municipio nas tomadas de decisões, de acordo com os regulamentos municipais e com o histórico dos processos. Para além disso, permite que a representação geográfica do pedido seja realizada em paralelo com o pedido administrativo.
O sistema de informação geográfica permite a representação gráfica dos pedidos em sintonia e integrada com o cadastro municipal.
O Sistema de Gestão de Operações Urbanísticas é configurável, sendo possível a configuração a vários níveis pela organização, tais como:
- Utilizadores e seus níveis de acesso ao sistema.
- Processos. O município poderá configurar as etapas, os limites de tempo, o tipo de limite, alertas e tipo de alertas, as acções associadas, bem como quem acede.
- Configuração de templates de documentos.
O sistema possui uma ferramenta de reporting que permite a monitorização dos processos e a obtenção de todos os indicadores necessários para os responsáveis municipais no âmbito da gestão da actividade.