Utilização da Inteligência de Negócio para Melhorar a Eficiência Organizacional

Depois de se ter dedicado quase exclusivamente à localização e comercialização de uma solução de gestão integrada para o sector automóvel, a Inforauto é actualmente uma empresa do grupo Salvador Caetano com um âmbito de acção mais alargado e com uma carteira de clientes muito diversificada no sector automóvel nacional, ibérico e dos PALOPs. Uma das apostas dos últimos anos passa pela inteligência de negócio (ou business intelligence - BI). Nesta vertente tem optado pelas soluções da Cognos, representada em Portugal pela Sinfic. As vantagens destas ferramentas têm-se traduzido em aumentos de eficiência organizacional para os seus clientes, como mostramos ao longo deste texto.

O Contexto

A Inforauto é uma empresa de consultoria na área dos sistemas de informação e gestão para o sector automóvel. Surgiu nos últimos anos da década de 1990 como resultado de um spin-off da área de informática do grupo Sousa Lima, passando a ser uma empresa autónoma. Em 1999, iniciou os trabalhos de localização (para o mercado português) do DMS (Dealer Management System) Autoline, uma solução de gestão para importadores automóveis, grupos e concessionários. Esta solução internacional é originária da Kerridge Automotive Systems. No fundo, trata-se de um ERP (sistema integrado de gestão) para o sector automóvel.

Nos finais de 2003, a Inforauto foi adquirida pelo grupo Salvador Caetano, tendo iniciado então o alargamento da sua actividade. Até essa altura, a actividade da empresa circunscrevia-se quase exclusivamente à solução Autoline. Com o alargamento da actividade, passou a fornecer novos serviços. Actualmente, o DMS continua a ser o negócio principal da Inforauto, onde se destacam as soluções DMS Autoline (para a gestão de grupos e concessionários), o IMS Autoline (para a gestão de importadores automóveis) e o DMS Sigma.

A outra área de oferta da Inforauto tema a ver com a chamada inteligência de negócio (ou BI). Nesta área, fornece soluções de reporting operacional, reporting financeiro, sistema de controlo orçamental, e consolidação financeira. É desta área de BI que vamos falar mais em pormenor ao longo deste artigo.

De uma forma mais sistemática, em termos de produtos e serviços, a Inforauto tem propostas de:

• Consultoria no sector automóvel nas áreas de (operações e logística, marketing e CRM, qualidade e ambiente);
• Gestão da mudança;
• Formação (área comportamental e liderança, administração de sistemas e redes, segurança informática);
• Soluções de hardware, software e infra-estruturas de comunicação.
  

A Necessidade

Na altura em que a Inforauto resolveu enveredar pela área de business intelligence, colocou-se a questão da escolha de uma solução. Foi então escolhida a Cognos - e a Sinfic, enquanto representante da Cognos. Esta relação de parceria já dura há cerca de cinco anos e, durante este tempo, a Inforauto foi adoptando sucessivamente novas competências em BI, através da adopção de novas ferramentas da Cognos nesta área. O passo mais recente teve a ver com a adopção da ferramenta de planeamento e orçamentação, também da Cognos e, mais uma vez, contando com o apoio da Sinfic.

A área de BI registou nos últimos anos um grande crescimento num dos principais clientes da Inforauto (o grupo Salvador Caetano). Até aqui, a inteligência de negócio nesse cliente tinha a ver sobretudo com a resposta às necessidades de reporting por parte da gestão de topo. Mais recentemente, colocou-se a necessidade de um maior controlo do processo de orçamentação. Já existia no cliente uma solução de controlo orçamental, mas não suportava a elaboração do próprio orçamento.

Na opinião de Luis Rodrigues, administrador da Inforauto, para se tirar o devido partido das soluções de inteligência de negócio, as organizações precisam de alargar a esfera de acção das soluções de BI, pelo menos, até aos níveis de gestão intermédia. Desta forma, além do controlo a nível da gestão de topo, consegue-se o controlo operacional a nível intermédio. A recolha e análise da informação da empresa a estes dois níveis: operacional (de âmbito mais micro) e da gestão de topo (de âmbito mais macro), permite um melhor controlo da actividade da empresa a todos os níveis, melhorando a capacidade de resposta por parte dos decisores.

É verdade que, até há pouco tempo, a gestão de topo de muitas empresas tinha algum receio em disseminar as ferramentas de BI pela organização - o tradicional receio de permitir o acesso a informação sensível aos níveis intermédios de gestão. Nos últimos anos, esta mentalidade centralizadora tem vindo a mudar significativamente, assistindo-se à vontade de disponibilizar dados para melhorar a eficiência das organizações. Evidentemente, as ferramentas de BI costumam ter formas de disponibilizar a cada utilizador ou grupo de utilizadores apenas a informação que lhes diz respeito e que será útil para a sua actividade, impedindo o acesso à restante informação.

No entanto, segundo Luis Rodrigues, muitas empresas têm vindo a permitir que as chefias intermédias tenham acesso à globalidade dos dados da empresa, e não apenas aos dados da sua área. Esta óptica assenta num pressuposto simples: quanto mais conhecimento tiverem do negócio, maiores serão as probabilidades de ser eficientes nas suas actividades. Por outro lado, o acesso à informação global costuma gerar competitividade interna, algo que tende a melhorar o desempenho global.

A Solução

As soluções de BI já implementadas pela Inforauto no grupo Salvador Caetano contribuíram para dois aspectos muitos importantes. Por um lado, dotaram a gestão de topo de um conjunto de indicadores que, de outra forma, seriam muito mais difíceis de fornecer em tempo útil. Ainda relativamente a este aspecto, há a destacar o dinamismo das análises da informação e as capacidades de exploração dos dados que são permitidas pelas soluções de inteligência de negócio.

Por outro lado, as soluções de BI permitiram fornecer um conjunto de indicadores, que são depois utilizados a nível operacional para melhorar significativamente a eficiência. Luis Rodrigues referiu-nos que, em determinadas áreas, é possível realizar comparações diárias de indicadores entre concessões, por exemplo. Desta forma, podem-se tomar decisões correctivas ou de melhoria quase imediatas (ao dia).

As soluções de BI têm contribuído muito para a eficiência do grupo Salvador Caetano, nomeadamente a nível das oficinas, rotação de peças, vendas, apuramento de margens operação a operação, etc. As soluções Cognos têm estado assim ligadas a um processo de melhoria da eficiência do grupo Salvador Caetano nos últimos três a quatro anos.

Diminuir para um terço o período de orçamentação

Com a solução de planeamento e orçamentação, a implementar nos próximos meses pela Inforauto, os objectivos continuam a ser a melhoria de eficiência, desta vez sobretudo em termos de tempo e de carga de trabalho. Como seria de esperar, já existe um processo de orçamentação no grupo, sendo no entanto um exercício complexo e algo moroso, dada a dimensão da organização, a variedade de actividades, e o grande número de itens a considerar.

A inteligência de negócio aplicada a esta área irá automatizar o processo de orçamentação - nomeadamente a nível do controlo de todo o processo em termos de distribuição e recolha de informação, controlo das etapas já cumpridas ou não, e elaboração muito mais rápida das várias simulações de orçamento. No fundo, os principais objectivos perseguido com esta ferramenta são dois. Por um lado, diminuir pelo menos para um terço o período de orçamentação. Por outro lado, pretende-se diminuir significativamente o esforço envolvido no processo, reduzindo a carga de trabalho das pessoas implicadas.

Numa primeira fase, a solução de planeamento e orçamentação será utilizada apenas para o processo de orçamentação anual. No futuro, deverá servir também um planeamento pluri-anual, de carácter mais estratégico. A solução de planeamento e orçamentação da Cognos já deverá ser utilizada este ano pela primeira vez. Em termos futuros, esta solução deverá permitir ainda uma maior descentralização a nível das unidades operacionais e, consequentemente, uma maior responsabilização de cada pessoa na elaboração do seu próprio planeamento.