Gestão da Mudança no IEFP Programa de Formação em Análise de Risco de Processos - COSO

O desenvolvimento organizacional, rumo à excelência na gestão, faz-se trilhando um caminho segundo uma abordagem orientada a processos. É assim na maioria das organizações (empresas e instituições) grandes e pequenas, cuja visão é reduzir o risco associado ao descontrolo das actividades e operações do dia a dia. A relação que se pretende que seja virtuosa, entre clientes, fornecedores e utentes em geral, na ausência de mecanismo que proporcionem monitorização entre as práticas correntes e os padrões de conformidade e de regulação, torna-se viciosa, convertendo-se em ameaças e perdas de confiança mútuas, com impactos muito significativos nos resultados finais.

Esta realidade, também reconhecida por parte dos responsáveis do IEFP (Instituto de Emprego e Formação Profissional), conduziu a que os seus decisores apontassem os seus esforços no sentido do desenvolvimento de iniciativas, envolvendo numa primeira fase a definição ou reengenharia de processos e, numa segunda fase, a consolidação, que passa pela formação em boas práticas e referenciais internacionais em matérias de análise de risco de processos.

 

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Podemos distinguir seis fases que constituem o "road map" de evolução da maturidade, cujo âmbito deve envolver os aspectos organizacionais e de processos, a saber:

1. A fase de diagnóstico da situação actual;
2. A fase do estabelecimento do modelo futuro;
3. A fase da implementação do modelo;
4. A fase de consolidação da implementação;
5. A fase de "roll out";
6. A fase da governação e da melhoria contínua do modelo implementado.

Na figura estão representadas as diversas fases de evolução da maturidade organizacional, na qual se destaca a fase da consolidação da implementação do modelo (formação), caracterizada pelo uso de uma estratégia alicerçada no desenvolvimento de novas competências e de disseminação de conhecimentos específicos aplicáveis à gestão de processos. Neste contexto, devem ser tomados como referências "frameworks" e standards internacionalmente reconhecidos sobre matérias relacionadas. A título de exemplo, referem-se os seguintes: COSO; Cobit; ITIL; BS15000; ISO 15504; CAF; EFQM; ISO 9001:2000.

Como factor crítico de sucesso, identifica-se a necessidade de assegurar a eficácia da comunicação e disseminação destes conteúdos junto de núcleos tão alargados e da forma mais representativa possível. Paralelamente, é necessário assegurar a colagem e harmonização destes temas com a realidade organizacional e os manuais de processos desenvolvidos na fase do estabelecimento do modelo futuro.

Contexto e a dimensão do programa de formação

O contexto e a dimensão do programa de formação sob o "mote" do Desenvolvimento de Competências rumo à Melhoria Contínua de Processos alicerçada na Análise de Risco dos mesmos.

Em resumo, seguem-se os principais aspectos que caracterizaram o programa de formação sob o "mote" do Desenvolvimento de Competências rumo à Melhoria Contínua de Processos, alicerçada na Análise de Risco dos mesmos.

1. Pilares

• Avaliação de Desempenho e Melhoria Contínua
• Gestão de Risco Organizacional
  

2. Conteúdos

a) Avaliação de Desempenho e Melhoria Contínua

• Módulo 1: Avaliação de Desempenho na Administração Pública. Enquadramento Geral e Requisitos Legais. Abordagem ao Modelo CAF e autoavaliação;
• Módulo 2: Definição e Selecção de Objectivos e Indicadores de Desempenho;
• Módulo 3: Monitorização de Desempenho e concretização de acções de melhorias;
• Módulo 4: Avaliação de Desempenho. Metodologia de Avaliação de Processos. Perspectivas para o Futuro.
  

b) Gestão de Risco Organizacional

• Módulo 5: Enquadramento Estratégico da Gestão do Risco - segundo COSO;
• Módulo 6: Implementação de práticas de Gestão de Risco (estratégico; operacional; reporting; conformidade)
  
  

3. Frameworks

• CAF - Common Assessment Framework;
• EFQM - European Foundation for Quality Management
• ISO 9001:2000 - Sistemas de Gestão da Qualidade;
• ISO 15504 - Modelo de Avaliação de Capacidade e Maturidade de Processos;
• COSO
• BSC - Balanced Scorecard - KAPLAN
  

O programa de formação implementado pelo IEFP com o apoio da Sinfic foi uma iniciativa nacional, com um público alvo de 150 colaboradores quadros do instituto, 10 acções de formação em cinco locais distribuídos pelo território de Portugal continental, e uma duração de três horas por módulo.

Formação baseada em computador

Recorreu-se à formação baseada em computador - ou CBT (Computer Based Training) - como formato de suporte à disseminação e instrumento de complementaridade à consolidação das novas competências.

Em resumo, são as seguintes as principais características do CBT desenvolvido especificamente para o IEFP, com destaque para a interactividade, usabilidade.

• Menu de Entrada, com a apresentação dos quatro temas tratados, com destaque para a Análise de Risco - COSO;
• Apresentação da Estrutura da Aprendizagem - Introdução, Fundamentos, Objectivos, Benefícios, Implementação;
• Reprodução de um ambiente de aula em que todos os intervenientes (formador e formandos) participam nos diálogos - texto e som;
• Reprodução de um ambiente de aula com meios de projecção, em que o formador apresenta os conceitos essenciais a desenvolver nos slides seguintes;
• Questionários de Avaliação de Conhecimentos;
• Percorridos que estão com sucesso todos os passos da aprendizagem - fundamentos, objectivos, benefícios e implementação, o formando é convidado a prosseguir para os restantes temas.