Uma Solução Para o Negócio da Relojoaria

A Certora é uma empresa comercial que importa várias marcas do ramo da relojoaria e as distribui em Portugal. Mais concretamente, é um grossista da área da relojoaria que representa as marcas do grupo Seiko. Estão aqui incluídas as marcas Seiko, Lorus e Pulsar, representa igualmente os relógios Nike e Disney. Mais recentemente, passou a representar também os relógios das marcas Cacharel e Paco Rabanne. A actividade de relojoaria é complementada pela distribuição de algumas marcas de joalharia em prata e braceletes da marca Morellato.

A actuação no mercado processa-se através de uma rede de vendedores que cobrem o país (continente, Madeira e Açores). A actividade da empresa inclui a importação dos produtos, distribuição dos mesmos pelas lojas de revenda ao público, promoção publicitária das marcas que representa e assistência técnica. A Certora existe desde 1989 e surgiu como resultado da aquisição da representação da marca Seiko a uma outra empresa.

A Necessidade

A Certora tinha uma solução de gestão integrada que já cobria a área administrativa e financeira e de assistência técnica. No entanto, a empresa sentia algumas dificuldades com essa solução. Por exemplo, como nos explicou Joaquim Ferrão, director administrativo e financeiro da Certora, ao nível das contas correntes existia sempre um certo desfasamento com a contabilidade.

Na vertente da assistência técnica, a solução existente também apresentava algumas limitações, nomeadamente a impossibilidade de facturas detalhadas (peças de reparação dos relógios, mão de obra, etc.). As limitações estendiam-se ainda à área da exploração de dados e estatísticas de vendas.

Também nos foi referido que nunca se chegou a uma situação de ruptura propriamente dita relativamente à solução existente. A opção de mudança para o ERP S4 da Sinfic ficou a dever-se sobretudo à vontade de ultrapassar as limitações apresentadas pela solução anterior e à proposta comercial que foi feita pela Sinfic, a qual incluía a integração com ferramentas de business intelligence da Cognos.

No fundo, havia a necessidade de adaptar a solução de ERP a uma série de necessidades concretas da Certora. A decisão de mudança para o ERP da Sinfic ficou assim a dever-se à possibilidade de contar com uma solução adaptada às necessidades concretas da empresa, como veremos a seguir. A implementação do S4 e do módulo de assistência técnica foi efectuada no início de 2005.

A Solução

A solução actualmente implementada na Certora engloba a solução de gestão integrada S4 da Sinfic para responder às necessidades administrativas e financeiras de base da empresa. Na vertente da assistência técnica, foi desenvolvido um módulo de raiz para responder às necessidades concretas da Certora, o qual está integrado com o ERP S4. Este módulo foi desenvolvido em conjunto com a Certora para abarcar as necessidades específicas deste ramo de actividade e da própria empresa. A Certora está actualmente a efectuar a assistência técnica às marcas que representa e às de outras duas empresas: Binda e In Time.

Actualmente, a Certora está a utilizar o S4 para as funções administrativas de base normalmente abrangidas pelas soluções de gestão integrada (ERP), enquanto que as ferramentas de business intelligence da Cognos - a funcionarem por cima do S4 - estão a ser utilizadas para a análise da vertente comercial. No entanto, Joaquim Ferrão admitiu que a empresa ainda pode ir bastante mais longe na exploração das potencialidades destas ferramentas de inteligência de negócio. Na realidade, já estão a ser dados passos nesse sentido em conjugação com a unidade de negócio Sistemas e Aplicações da Sinfic (fornecedora da solução actualmente utilizada pela Certora).

A solução implementada envolveu ainda o desenvolvimento de interfaces com sistemas de terceiros, nomeadamente transportadores. Desta forma, ao nível da assistência técnica e de armazém existem interfaces com os sistemas dos CTT Expresso e da Chronopost. Os sistemas dialogam assim para o intercâmbio de dados, de modo a que o transportador obtenha (de forma automática) a informação da Certora e esta última obtenha a informação do transportador para efectuar o acompanhamento da expedição das suas mercadorias. Esta integração permite maior rigor da informação e a redução de trabalho desnecessário decorrente da introdução manual de dados de ambos os lados. Existe ainda uma interligação EDI com o El Corte Inglês.

Outro aspecto importante da solução implementada na Certora é a utilização de terminais móveis por parte dos vendedores que obtêm e descarregam informação no S4.

Próximos passos

Na altura em que foi realizada a entrevista com a Certora (meados de Junho de 2006), estavam a dar-se novos passos no sentido de tornar a solução mais abrangente. Por exemplo, durante o Verão de 2006 deverá ser implementada a interface entre o S4 e o sistema de armazém (uma aplicação originária de outro fornecedor). A ideia da Certora é introduzir um sistema de armazenamento que traga o produto aos funcionários de armazém e não o contrário (serem os funcionários a ir procurar os produtos).

Desta forma, o sistema de armazém vai receber todas as encomendas que chegam ao S4 para depois efectuar a busca e indicar a prateleira ao operador. Além das encomendas, o S4 vai transmitir ao sistema de armazém as requisições de peças necessárias para as obras/reparações, bem como as aquisições de produtos, para serem arrumados no sistema de armazenagem. Recorde-se que o negócio da relojoaria tem um contexto de armazém bastante diferente daquele a que estamos habituados. As peças são de dimensões reduzidas e um armazém de milhares de produtos podem caber num pequeno espaço físico.

Em paralelo, será implementada brevemente o S4 Web, ou Portal Empresarial S4. Com este portal, a Certora pretende responder a duas vertentes do seu negócio. Uma dessas vertentes é a comunicação com o exterior (clientes). Os clientes da Certora não são o consumidor final, mas as lojas que vendem relógios. O portal do S4 pretende assim disponibilizar aos clientes informação sobre as suas obras (pedidos de assistência técnica) - estado da obra, custo da assistência, etc. A segunda vertente é a recolha de encomendas e gestão comercial, disponibilizando à equipa de vendas toda a informação sobre os seus clientes, quer financeira, quer comercial, bem como o stock disponível para venda.