Ferramenta de Business Intelligence para Melhorar o Negócio

A Bacardi Limited é uma companhia internacional que se dedica à comercialização de marcas premium de bebidas espirituosas (rum, vermute, vodka, whisky, etc.). Em Portugal, a designação da subsidiária desta multinacional é Bacardi-Martini Portugal, que assumiu a designação depois da compra da Martini & Rossi pela Bacardi Limited. Em 1992, a subsidiária portuguesa adoptou a ferramenta de business intelligence PowerPlay da Cognos e, desde então, tem vindo a alargar a sua influência a várias áreas de actividade. O resultado foi uma melhor resposta às exigências de reporting da casa mãe e a melhoria da informação às decisões de gestão.

As principais marcas do portfólio da Bacardi Limited são: Bacardi (primeira marca de rum premium no mundo), Martini (a marca líder de vermoute premium no mundo), Dewar's (a primeira marca de blended whisky nos EUA), Bombay Sapphire (uma das marcas de gin com maior crescimento a nível mundial), Grey Goose (uma das marcas de vodka premium com maior crescimento a nível mundial) e Cazadores (uma das marcas mais prestigiadas de tequilla).

O Contexto

Em Portugal, a companhia tem 50 anos de existência e dedica-se à comercialização dos produtos da multinacional em que está inserida. Curiosamente, a marca mais importante no nosso país em termos comerciais é o vermute Martini, responsável por cerca de 60 por cento do volume de negócios da Bacardi-Martini Portugal. Esta importância da marca Martini tem origens históricas, uma vez que a actual empresa pertencia ao grupo Martini & Rossi (originário de Itália) até 1993, altura em que foi adquirido pelo grupo Bacardi.

Além da distribuição das marcas de bebidas espirituosas da companhia, a Bacardi-Martini Portugal também efectua o engarrafamento das garrafas miniatura de Martini. Curiosamente, estas miniaturas foram lançadas originalmente em Portugal e o nosso país era um caso único a nível mundial até 2004. Só o nosso país tinha este tipo de garrafas de Martini.

As garrafas miniatura são responsáveis por cerca de metade do volume de negócios do vermute Martini no nosso país. Só recentemente é que a comercialização destas miniaturas foi iniciada noutros países, nomeadamente Espanha e França. Como curiosidade, Helena Ladeira, directora financeira da Bacardi-Martini Portugal, referiu que Portugal consome cerca de 70 milhões de garrafas miniatura de Martini por ano.

Portugal também já produziu localmente o vermute Martini, mas com a compra da Martini & Rossi pela Bacardi, acentuaram-se as medidas de racionalização da produção. Desta forma, na Europa passaram a existir apenas dois ou três centros de produção, ficando Portugal a ser abastecido por um centro de produção em Espanha.

A Necessidade

A partir de 1997, a Bacardi-Martini Portugal iniciou algumas mudanças importantes a nível dos sistemas de informação, começando com a mudança do ERP, de modo a integrar praticamente todas as áreas da empresa. Também foi implementada uma rede interna, que não existia anteriormente. Estas mudanças de base conduziram a novas aplicações, devido ao aumento das necessidades de informação, dado que a casa mãe passou a ser bastante mais exigente em termos de reporting.

Face a estas exigências, havia que encontrar formas de responder atempadamente às exigências do grupo Bacardi. A solução encontrada foi investir em soluções de inteligência de negócio (ou businness intelligence - BI).

A Bacardi-Martini Portugal começou então à procura de uma ferramenta de BI que permitisse ir buscar informação ao ERP para ser tratada. Este tratamento tinha como objectivo responder às exigências de reporting da multinacional, mas não só. A nível local também se começou a investir na transformação de dados em informação, a fim de melhorar a informação de gestão às actividade de vendas e de marketing da subsidiária portuguesa e, consequentemente, melhorar o negócio.

O processo de decisão pela solução de BI começou com a consulta de outras subsidiárias do grupo que já utilizavam o PowerPlay da Cognos. No mercado português foi consultada ainda uma empresa fornecedora de outras ferramentas de BI. A decisão final acabou por recair na ferramenta da Cognos e na Sinfic, uma vez que se apresentou como o representante Cognos com maior implantação no mercado.

A Solução

A implementação do PowerPlay na Bacardi-Martini Portugal começou em 2002 com a informação para reporting a nível do grupo - informação financeira relativa aos resultados da subsidiária portuguesa, com grande detalhe em termos de vendas. Depois de consolidada esta fase, a empresa não parou de aumentar o campo de acção da ferramenta de BI a novas vertentes de informação extraída do ERP.

Actualmente, as áreas de vendas e de marketing da Bacardi-Martini Portugal já estão a utilizar o PowerPlay em pleno (análise de vendas por produto, por cliente, por canais, por locais de consumo, etc.). No entanto, existem outras áreas da empresa que estão a começar também a tirar partido da ferramenta de BI. Uma delas é a vertente de logística (stocks, movimento em armazém, análise da área de distribuição, etc.).

Além da resposta às exigências de reporting colocadas pelo grupo, a ferramenta de BI trouxe outras vantagens internas para a subsidiária portuguesa. Helena Ladeira deu-nos como exemplo a maior facilidade de orçamentação, que era uma dificuldade que existia no passado. Outra área que está a ser objecto de BI é a de análise da dívida de clientes (análise de saldos, de antiguidade de saldos, etc.), o que permite melhorar as decisões e o controlo a nível da gestão de crédito a clientes. A solução de BI da Cognos também está a ser utilizada para o acompanhamento da performance diária de vendas.

Em termos futuros, Helena Ladeira afirmou-nos que o próximo passo será, provavelmente, alargar alguma da análise de vendas aos vendedores, que passarão assim a aceder ao PowerPlay para a obtenção dos seus próprios relatórios, posição de vendas, encomendas, etc. Por outro lado, o PowerPlay poderá vir a ser complementado com uma ferramenta de balanced scorecard.

Vantagens

Já referimos várias vantagens da ferramenta de BI ao longo do texto. No entanto, Helena Ladeira começou por nos sublinhar a grande diferença entre o antes BI e depois BI. No contexto antes BI, as pessoas que tinham acesso à informação eram um grupo restrito, dada a dificuldade de tratamento da informação. Com a democratização da informação após a adopção da ferramenta de BI, muito mais pessoas na empresa passaram a ter uma boa visibilidade relativamente a aspectos como a rentabilidade de produtos e de clientes, gestão dos contratos com os clientes, etc.

Além de se poupar muito tempo em termos de análise dos dados para extrair informação, a empresa (a vários níveis) passou a ter uma visão de negócio e de rentabilização do mesmo (por produto e por cliente) que não tinha antes. Desta forma, os colaboradores da Bacardi-Martini Portugal podem agora tomar melhores decisões para uma maior rentabilização do negócio. Helena Ladeira, terminou com a seguinte frase: "a ferramenta de BI veio facilitar-nos imenso a vida".

Isto foi ainda mais importante porque os colaboradores da empresa - ainda segundo Helena Ladeira - aderiram muito bem à ferramenta e às suas potencialidades, uma vez que é fácil trabalhar com o PowerPlay e compreender os benefícios da sua utilização para o negócio.