Xerox e Sinfic: uma Relação Saudável de Concorrência e de Parceria

Apesar da Xerox e da Sinfic serem concorrentes no mercado da gestão documental, encontraram áreas de complementaridade para suportar uma parceria estratégica que já dura há cerca de um ano de forma mais sólida. Até agora, a Xerox tem recorrido às valências da Sinfic na área da gestão de projectos, mas num futuro próximo recorrerá também a competências na área do desenvolvimento aplicacional.

O Contexto

A Xerox Portugal é uma empresa participada maioritariamente pela Xerox Limited e a sua presença no nosso país remonta a 1965, celebrando este ano o seu quadragésimo (40.º) aniversário. A empresa tem vindo a assumir-se cada vez mais perante o mercado como uma empresa de soluções documentais inovadoras, abandonando a imagem de marca que a acompanhou durante décadas, associada à fotocópia. A Xerox está actualmente a lançar-se na consolidação da oferta de gestão documental e consultoria, tentando antecipar as necessidades dos seus clientes, ao mesmo tempo que participa no desenvolvimento nacional.

Concretamente, em termos comerciais, a Xerox Portugal vende tecnologia, gestão documental e consultoria. De acordo com informações da própria Xerox, lidera a nível nacional em todos os mercados onde actua e investe na pesquisa de novas soluções para a área das tecnologias de informação.

A Xerox Portugal faz parte de um grupo que actua em 150 países, nos vários continentes. Tem sede em Lisboa, concessionários autorizados e outros parceiros espalhados por todo o país. Associada a valores empresariais de orientação para o cliente e inovação tecnológica, qualidade, motivação dos colaboradores, a empresa actua também ao nível da responsabilidade social e da preservação do meio ambiente.

A Xerox tem como principais objectivos estratégicos garantir 100% de clientes satisfeitos, melhorar o nível de satisfação dos seus empregados, reforçar a liderança de mercado e assegurar um retorno do investimento adequado às expectativas dos seus accionistas. Em relação à política e estratégia, a Xerox Portugal assumiu como meta ser uma empresa com produtividade de classe mundial, tendo como pilares a melhoria e reengenharia dos processos de trabalho e o empowerment dos seus colaboradores.

A área dos Global Services

A parceria entre a Xerox e a Sinfic está relacionada actualmente com a Xerox Global Services, pelo que convém dar-lhe algum destaque para maior facilidade de compreensão. Esta área da Xerox está orientada para a gestão documental e engloba as componentes de consultoria, de serviços e de outsourcing. De acordo com informação da própria empresa, a Xerox Global Services "ajuda as empresas a optimizar e a simplificar todos os processos que envolvem grandes quantidades de documentos. O resultado? Fluxos de trabalho mais rápidos, maior competitividade, aumento dos lucros e clientes mais satisfeitos".

Relativamente aos serviços prestados pela Xerox Global Services, podemos agrupá-los em dois grupos de serviço:

1. Serviços de outsourcing de documentos.

Segundo o The Outsourcing Institute, 80 por cento das empresas cotadas na Fortune 500 recorrem ao outsourcing de algumas ou de todas as suas funções de gestão de informação. Os serviços propostos nesta área incluem:

• Document Advisor Office (Consultoria Documental). Oferece a empresas grandes e com elevada produção de documentos, a oportunidade de controlarem completamente processos documentais fragmentados e custos relacionados.
• Xerox Office Services. É um serviço de outsourcing integral, gerindo todos os processos e despesas relacionados com a produção de documentos no escritório. Segundo informação da própria Xerox, este serviço oferece economias garantidas e sustentáveis de cerca de 25 por cento em custos de produção de documentos de escritório, além de benefícios de produção significativos para colaboradores individuais e para a empresa como um todo.
• Serviços de Impressão Remota. Permitem reduções de custos através da gestão das despesas de impressão comercial externa.
• Serviços Criativos. Recorrendo às capacidades criativas dos especialistas, à mais recente tecnologia e a processos comprovados, os Serviços Criativos proporcionam custos reduzidos, controlo da marca e um período mais rápido de colocação no mercado.
• Produção de Documentos. Ajudam a comunicar com os clientes de modo mais eficiente e eficaz, centralizando e melhorando a produção de documentos promocionais de elevada qualidade (literatura de produtos e correio directo), publicações (manuais e relatórios) e documentos transaccionais (facturas e extractos).
• Xerox Mailroom Services. Garantem uma óptima eficiência na operação de todos os aspectos de uma sala de correio moderna.
  

2. Business Process Services.

Este conjunto de serviços permite o outsourcing de processos que envolvem grande utilização de documentos (Document-Intensive Business Processes). Paralelamente, a Xerox compromete-se com a optimização de indicadores empresariais desses processos para criar níveis de referência. Os serviços propostos nesta área incluem:

• Serviços de Arquivo e Imaging. Oferecem uma base sólida para a gestão de registos e conformidade reguladora, através de uma série de serviços em outsourcing para a captação, conversão, indexação e armazenamento de documentos para uma rápida recuperação on-line.
• Serviços de Gestão da Documentação de Produtos. Estes serviços relacionam-se com todas as etapas do ciclo de vida da documentação de produtos ou serviços dos clientes, incluindo autoria, localização, tradução, produção e distribuição final.
• Serviços de Gestão de Documentação Financeira. Centrando-se em dados de montantes a pagar, montantes a receber, funções de logística e gestão de contratos, estes serviços gerem a captação, indexação e armazenamento de documentos, tais como facturas, notas de encomenda, contas, guias, certificados de entrega e contratos de fornecimento.
• Client Account Lifecycle Management. Este serviço é apresentado pela Xerox como sendo ideal para empresas que necessitam de processar a entrada de documentos dos clientes, tais como impressos de adesão e encomendas.
• A Necessidade

Na Xerox Portugal, a área de Global Services só se consolidou formalmente este ano, embora estejam a ser desenvolvidas actividade deste tipo desde há dois anos a esta parte. Evidentemente, na qualidade de empresa integrada numa multinacional, a Xerox Portugal conta com o apoio das suas congéneres internacionais em termos de competências. Contudo, isso não invalida as parcerias locais.

A política de parcerias da Xerox destina-se a procurar noutras empresas (como a Sinfic) valências que não tem num determinado momento, ou que não constituem o core business da companhia. A entrada em cena de parceiros destina-se, portanto, a complementar a Xerox nos seus projectos.

Na opinião de Manuel Pedrogão, director da Xerox Global Services, "quando se fala de serviços de consultoria e de outsourcing, as parcerias são fundamentais, uma vez que não há nenhuma empresa que tenha todas as valências necessárias para prestar serviços de âmbito global". As parcerias apresentam-se assim à Xerox como uma forma de consolidar o seu crescimento, através do recurso a valências que não tem num determinado momento, ou em que não pretende apostar.

Convém sublinhar ainda que as parcerias são para a Xerox Portugal essencialmente uma forma de potenciar o negócio e não de expansão geográfica, dado que a companhia cobre todo o território nacional através da sua rede de concessionários. As parcerias com objectivos de cobertura geográfica são mais de carácter pontual.

A Parceria

A parceria entre a Xerox e a Sinfic tem vindo a fortalecer-se ao longo do tempo. A Xerox já tinha algumas referências da Sinfic, nomeadamente através da actividade de formação desta última. Quando surgiu uma oportunidade de negócio junto de um grande grupo financeiro português, a Sinfic foi um dos potenciais parceiros contactados.

As valências apresentadas pela Sinfic granjearam-lhe a selecção para o projecto, actualmente na sua fase final. Manuel Pedrogão sublinhou que a Xerox tinha valências (a nível internacional) para o projecto em questão, mas a importância de aspectos como a língua e o conhecimento do mercado local determinaram a selecção da Sinfic.

A relação de parceria entre ambas as empresas começou com uma espécie de teste, "que resultou de uma forma excelente", segundo as palavras de Manuel Pedrogão. Depois disso, o sucesso da parceria entre as duas empresas já teve novos desenvolvimentos, nomeadamente a participação conjunta em concursos e noutros projectos.

De uma forma concreta, o caso aqui apresentado refere-se a um grande grupo financeiro português que pretendia criar uma plataforma uniforme de comunicação com os clientes. Essa plataforma é de âmbito global na instituição financeira, coincidiu com a mudança de imagem da instituição e consistiu também na criação de procedimentos internos, além da comunicação com os clientes.

Tudo isto deu origem a um projecto bastante complexo, dada a dimensão da instituição financeira em causa e, sobretudo, porque era necessário implementar a plataforma uniforme e os processos internos sem colocar em causa a sua actividade normal. De igual modo, este projecto tinha que ser coordenado e interagir com outros projectos existentes na instituição financeira. O projecto tinha ainda como finalidade conseguir economias de custos e a simplificação de processos.

Além das valências em termos de implementação das soluções (disponibilizadas pela Xerox), era necessário recorrer a valências bastante fortes na área da gestão de projectos (fornecidas pela Sinfic). Na realidade, a Sinfic já tinha formado no passado recursos humanos da Xerox em gestão de projectos, pelo que já lhe eram reconhecidas competências nesta área.

Apesar das competências já existentes na Xerox em termos de gestão de projectos, a escolha da Sinfic ficou a dever-se essencialmente à necessidade de muita experiência e competência nessa área, dada a dimensão e a criticidade do projecto. Este último está a decorrer há cerca de um ano e encontra-se actualmente na sua fase final.

A continuidade da parceria entre a Xerox e a Sinfic parece estar assegurada no futuro, já que Manuel Pedrogão nos referiu mesmo o alargamento da parceria com a Sinfic a outras áreas, passando a incluir o desenvolvimento aplicacional, além da gestão de projectos.