A Importância da Gestão de Documentação na Galp Transgás
A Transgás é responsável pelo projecto de introdução do gás natural em Portugal. Nasceu em 1993, começando em 1997 a exercer a função de transporte de gás natural em alta pressão. Desde 2000 que integra a Galp Energia, holding do petróleo e do gás natural. A gestão documental tem vindo a assumir para a empresa grande importância desde há vários anos a esta parte. Mais recentemente, decidiu melhorar a automatização e a qualidade do processo de tratamento de toda a correspondência recebida.
O Contexto
O gás natural utilizado em Portugal é proveniente de várias fontes, em grande parte pertencentes à Argélia, e é transportado, através de gasodutos de alta pressão, pelo norte de África até Tânger. De seguida, atravessa o estreito de Gibraltar e entra na Península Ibérica. Em Espanha, o percurso é feito até próximo de Badajoz, sendo o ponto de recepção perto de Campo Maior.
O gasoduto atravessa depois o Alentejo e vai até junto de Leiria, onde se bifurca, desenvolvendo-se para sul, até Sines, e para norte, até Valença do Minho, entrando novamente em Espanha. Com a entrada em operação do terminal de GNL (Gás Natural Liquefeito) de Sines, a Transgás diversificou as suas fontes de aprovisionamento de forma significativa.
Ao todo, a extensão de gasodutos da Transgás atinge os 1350 quilómetros. A Galp Trangás é certificada pela APCER em Ambiente, Qualidade e Segurança.
A Necessidade
A Galp Transgás tem vindo a evoluir a nível da gestão documental desde há vários anos a esta parte. Mais recentemente, decidiu melhorar a automatização e a qualidade do processo de tratamento de toda a correspondência recebida pela empresa.
O objectivo é triplo: melhorar a qualidade da informação (redução de erros), facilitar o acesso à mesma (versão digital) e reduzir o tempo de tratamento da informação (automatização). Só no tratamento da correspondência, Pedro Duarte, responsável pela área de sistemas de informação e pelo centro de documentação da Galp Transgás, calcula que a solução implementada vai permitir ganhar 30 por cento do tempo do recurso alocado a essa tarefa.
Actualmente, a Galp Transgás está a desenvolver um grande esforço de digitalização da documentação. Toda a documentação que entra actualmente é digitalizada. No entanto, quando questionado sobre a percentagem de documentação global da empresa que já está digitalizada, Pedro Duarte calcula que seja apenas da ordem dos 50 por cento, o que demonstra bem o peso da documentação do passado que ainda está por digitalizar.
A Galp Transgás está a digitalizar documentos por uma questão de acessibilidade e a microfilmá-los por uma questão de segurança. As vantagens da digitalização de documentos tem vantagens evidentes para a empresa, segundo Pedro Duarte. Além das que já referimos atrás, foi-nos dado o exemplo concreto relacionado com a necessidade de responder a um requisito legal: o registo na conservatória das áreas de terreno ocupadas pelos gasodutos ao longo do país.
Relativamente a esta área em concreto, a digitalização dos documentos utilizados para o registo na conservatória representa ganhos financeiros importantes. Se considerarmos que este tipo de trabalho envolve bastantes advogados em outsourcing, a não digitalização e disponibilização dos documentos obrigaria essas pessoas a trabalharem (ainda que temporariamente) nas instalações da Galp Transgás para consultarem e fotocopiarem os documentos (ocupando salas, telefones, rede informática, etc.). A digitalização permite a disponibilização electrónica dos documentos e o acesso aos mesmos a partir do exterior.
A Solução
A Sinfic foi escolhida para o fornecimento de uma solução integradora, após a consulta de outras empresas e soluções.
O processo de tratamento de toda a correspondência da Galp Transgás começava com a entrega do correio e continuava com a abertura e organização da correspondência por categorias. Seguidamente, eram carimbadas as primeiras páginas dos documentos. Actualmente são coladas etiquetas de códigos de barras identificadoras e, no futuro, será a solução agora escolhida a colocar automaticamente essa referência.
Seguia-se a digitalização da correspondência e a introdução da mesma no sistema com a criação de uma ficha/ficheiro para cada documento, relacionando-a com a imagem digital do documento correspondente. Até agora, uma pessoa criava essa ficha manualmente e preenchia os vários campos de acordo com as normas da empresa - originando potencialmente erros de preenchimento e de correspondência entre referência e imagem digitalizada, por exemplo.
Com a nova solução, o sistema cria automaticamente as fichas dos documentos e relaciona-as com a imagem correspondente. Eventualmente, em casos específicos, as fichas poderão ser complementadas com a introdução manual de alguns dados. No entanto, mesmo a maior parte deste trabalho poderá ser automatizado ao longo do tempo. Esta automatização permite actualmente uma poupança de cerca de 30 por cento do tempo da pessoa que efectua este trabalho.
Seguidamente, a pessoa que trata a correspondência encaminha-a (versão electrónica e versão em papel) para as respectivas áreas de destino. Por exemplo, as facturas são encaminhadas para a área financeira. A versão em papel termina aí a sua circulação na empresa. Caso seja necessário outras pessoas acederem a um dado documento, consultam a versão electrónica, evitando assim a obrigatoriedade de fotocopiar os documentos em papel.