A Implementação de um PMO na Direcção de SI de uma Grande Empresa Nacional

Em Abril de 2003, a Sinfic, através da sua unidade estratégica de negócio CPS (Corporate Project Solutions), iniciou a implementação de um PMO (Project Management Office) na Direcção de Sistemas de Informação de uma grande empresa nacional. O nome da empresa não é referido por razões de confidencialidade.

O Contexto

A iniciativa de implementação do PMO foi despoletada por um programa de certificação de acordo com a norma ISO 9001:2000. Paralelamente, a empresa pretendia standardizar os processos de gestão dos projectos de SI/TI (sistemas de informação/tecnologias de informação) e implementar uma estrutura de PMO (Project Management Office).

A empresa ocupa uma posição cimeira no mercado e tem uma das maiores bases instaladas de clientes. Como acontece com a generalidade das empresas deste sector de actividade, as tecnologias de informação desempenham um papel crucial na definição e implementação das estratégias de negócio.

Para termos uma ideia mais concreta do peso das TI no caso concreto da empresa a que nos referimos neste artigo, o departamento de TI envolve um número de colaboradores - internos e externos (alocados por fornecedores de serviços externos) - equivalente a quase metade do total de empregados da empresa.

Em 2002, a empresa iniciou um programa de certificação ISO 9001:2000 e o seu departamento de TI começou um processo de reformulação e adaptação dos processos de negócio. Como modelo de referência, foi escolhida a framework CobIT (Control Objectives for Information and related Technology), um standard de governação de TI proposto pela ISACA (Information Systems Auditing and Control Association).

De uma forma resumida, podemos dizer que as prioridades de TI do CobIT são as seguintes: alinhamento estratégico, entrega de valor, gestão dos activos de TI, gestão do risco e medição do desempenho. Enquanto framework de controlo das TI, o CobIT apresenta as seguintes características:

• Parte da premissa que as TI precisam de disponibilizar a informação que a empresa precisa para alcançar os seus objectivos;
• Promove o enfoque nos processos e a responsabilização pelos mesmos (atribuir a alguém a responsabilidade pelos processos);
• Divide as TI em 34 processos (distribuídos por quatro domínios) e fornece um objectivo de controlo de alto nível para cada processo; ´
• Tem em conta as necessidades da empresa em termos fiduciários, de qualidade e de segurança, fornecendo sete critérios de informação que podem ser utilizados para definir genericamente aquilo que o negócio requer das TI;
• É suportado por um conjunto de cerca de 300 objectivos de controlo detalhados.
  

A Necessidade

Uma avaliação interna do contexto do departamento de TI da empresa chegou às seguintes conclusões:

• Informação insuficiente para o processo de decisão relativo ao estabelecimento de prioridades;
• Inexistência de uma definição de processo de decisão;
• Alteração frequente das prioridades, causando um grande impacto na alocação de recursos;
• Adiamento frequente das datas de entrega (devido a uma fraca estimação do esforço envolvido);
• Grande frequência de pedidos de alteração dos requisitos;
• A aplicação de gestão de projectos adoptada pela empresa era utilizada geralmente em modo standalone pelos gestores de projecto;
• Era utilizada geralmente uma aplicação de time-sheet desenvolvida internamente;
• Não existiam evidências de uma metodologia formal de gestão de projectos.

Os resultados desta avaliação permitiram identificar quatro grandes sintomas que precisavam de ser resolvidos:

• Falta de standardização de processos entre os diferentes projectos e entre as diferentes equipas de projecto;
• Falta de integração entre a gestão de recursos e a gestão de projectos;
• Informação insuficiente para o processo de decisão;
• Ineficiência ou mesmo inexistência de alinhamento entre a estratégia de negócio e a estratégia de TI.
• Com base nestas conclusões, o departamento de TI da empresa resolveu recorrer à Sinfic para o estabelecimento de um PMO.

A Solução

Uma abordagem inicial da realidade do cliente - levada a cabo pela Sinfic e por elementos chave do departamento de TI da empresa - permitiu identificar um conjunto de requisitos, limitações e suposições. Do lado das necessidades, considerou-se importante:

• O estabelecimento de um PMO;
• A adopção de uma metodologia de gestão de projectos com provas dadas;
• A definição de processos de controlo e de desenvolvimento dos projectos compatíveis com a framework CobIT;
• A avaliação e selecção de uma ferramenta de PPM (Project Portfolio Management);
• A integração da ferramenta de PPM com a aplicação interna de time-sheet existente.
• A figura que se segue resume a abordagem de implementação que foi seguida.

O projecto foi dividido em três fases (Fase 1, 2 e 3). A primeira fase (explicada a seguir), foi concluída dentro do prazo e do orçamento, e respondeu às expectativas dos stakeholders. O início da segunda fase terá início em finais deste ano. Em termos de realização, a Fase 1 envolveu a implementação numa única unidade de negócio. A Fase 2 alargará essa implementação ao resto da empresa e a Fase 3 tratará da completa integração dos sistemas.

Apresenta-se de seguida o desenvolvimento detalhado da Fase 1, de acordo com as suas quatro grandes iterações:

Iteração 1. Estabelecer os alicerces

• Estabelecer o PMO;
• Identificar e priorizar todos os projectos;
• Implementar métodos de gestão de projecto;
• Ministrar formação às equipas nucleares;
• Concluir com sucesso projectos piloto;
• Realizar a supervisão da gestão dos projectos piloto;
• Estabelecer a recolha de tempos e de custos por projecto.

Iteração 2. Avançar com iniciativas de curto prazo

• Ministrar formação a todas as equipas de projecto;
• Utilizar métodos de gestão de projecto em todos os projectos;
• Planear, acompanhar e gerir os recursos;
• Medir e gerir os projectos;
• Estabelecer os custos de gestão de projecto para todas as mudanças culturais;
• Integrar a supervisão da gestão em todos os projectos;
• Implementar análises e auditorias aos projectos.

Iteração 3. Continuar com soluções de longo prazo

• Ministrar formação a todas as equipas de negócio;
• Integrar completamente a gestão de projectos ao longo da organização;
• Integrar a gestão dos recursos e dos custos ao longo da organização;
• Manter a gestão envolvida activamente através de relatórios e de análises.

Iteração 4. Suporte e melhoria

• Implementar um programa de melhoria contínua da qualidade.