Kmed Europa: Solução Integrada para Responder às Necessidades de Negócio
A Kmed Europa dedica-se à prestação de serviços na área da medicina, higiene e segurança no trabalho. Esta empresa tem a sua sede em Lisboa e delegações em Beja e Faro. Face às limitações da solução existente, e depois de uma experiência fracassada com um fornecedor informático, a Kmed Europa optou por uma solução integrada para a gestão global da empresa.
O Contexto
A Kmed Europa foi criada em Dezembro de 2004, mas as suas origens remontam a 1977, altura em que surgiu a Kmed em Lisboa. A expansão da empresa para Almada, Faro, Beja, Leiria, Aveiro levou à tomada da decisão estratégica de segmentar a empresa em três entidades autónomas - uma das quais a Kmed Europa, presente em Lisboa, Beja e Faro.
A legislação actual obriga todas as empresas a preocuparem-se com a medicina e segurança no trabalho. Inclusivamente, existe em Portugal o ISHST (Instituto de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho), destinado a promover a segurança, higiene, saúde e bem-estar no trabalho (ver artigo do dossier sobre este tema).
Em termos concretos, a actividade da Kmed Europa envolve a componente médica e a de higiene e segurança. Na vertente médica, presta serviços de exames médicos às empresas (electrocardiogramas, análises, etc.) para avaliar se cada funcionário da empresa cliente está apto a desempenhar as funções para que foi contratado. Estes exames médicos são impostos por lei a todas as empresas. A vertente de higiene e segurança envolve auditorias às empresas para a avaliação dos riscos existentes e para o fornecimento de recomendações destinadas a garantir a conformidade com a legislação em vigor.
Os principais mercados da Kmed Europa são o comércio, serviços, instituições de solidariedade social e indústria. Actualmente está a expandir-se também para a vertente da higiene na indústria alimentar.
A Necessidade
Como já referimos atrás, a Kmed - antes da segmentação da empresa em três entidades autónomas - a sua gestão de clientes e contratos baseava-se numa solução desenvolvida em Microsoft Access. Evidentemente, esta opção ficou a dever-se ao desenvolvimento da própria empresa. No início era uma estrutura pequena, com meia dúzia de pessoas. Contudo, nos anos que se seguiram registou um crescimento acentuado.
Desta forma, a aplicação que servia de base à gestão do negócio da Kmed deixou de ter capacidade para responder às necessidades. Concretamente, foi sentida a necessidade de rentabilizar mais o negócio e de partilhar a informação de forma mais flexível e expedita. Por outro lado, muitos dos processos manuais poderiam passar a ser automatizados com uma solução integrada.
A incapacidade de resposta da solução existente e a necessidade de introduzir novas funcionalidades levou a Kmed a ponderar alternativas. Como referiu Beatriz Paço, responsável de recursos humanos na Kmed Europa, a Kmed (antes da segmentação em três entidades autónomas) "gastou muito dinheiro em informática" para resolver o problema enunciado atrás. Mais concretamente, a empresa passou por uma experiência fracassada com um fornecedor de software - projecto esse que não chegou a ser concluído devido a divergências entre o cliente e o fornecedor.
A Solução
A solução adoptada pela Kmed Europa (após a sua autonomização) envolveu duas componentes: o front-office e o back-office. O back-office é constituído pelo mySAP All-in-One - com os módulos de logística, gestão financeira, controlling e recursos humanos. O front-office integra-se com o back-office e é constituído pela aplicação Consultórios da empresa Ideias Sem Fim - parceira da Sinfic para o sector da saúde.
O mySAP All-in-One é uma solução de ERP (Enterprise Resource Planning) e é utilizado para a gestão da própria empresa, como indicam os módulos referidos atrás. A solução de front-office é utilizada nos processos operacionais da empresa pelas equipas de medicina e de higiene e segurança que prestam serviços aos clientes.
A implementação da solução global ficou a cargo da Sinfic, um parceiro da SAP indicado à Kmed Europa pela própria SAP. Os objectivos da Kmed Europa com esta solução incluem a redução do risco de negócio através de um melhor controlo dos custos, a diminuição dos erros na introdução da informação e, consequentemente, o aumento dos ganhos de produtividade, além de uma maior eficiência e rapidez de resposta.
Numa palavra, pretende-se melhorar o desempenho do negócio, reduzindo o risco económico e financeiro com acesso a informação integrada proveniente dos diferentes módulos implementados e aumentar a qualidade do serviço prestado ao cliente, através de uma gestão e organização por processos com base na tecnologia SAP.