Optimização de Processos e Gestão da Mudança na Área das Compras do IEFP

A área das aquisições tem vindo a sofrer grandes mudanças em toda a administração pública, e não apenas no Instituto de Emprego e Formação Profissional (IEFP). Desde 2001 que se começou a assistir a alguma movimentação nesta área e está a ser encarada cada vez mais como uma área estratégica. As questões em torno do déficit e da despesa pública vieram enfatizar ainda mais a área das compras na administração pública. Desta forma, os modelos de funcionamento das compras têm vindo a ser repensados, sentindo-se a necessidade de alterar os modelos de comportamento e de trabalho, no sentido de garantir uma maior eficiência e eficácia.

Em termos estratégicos, foram criados vários programas na administração pública. Um deles tem a ver com as compras electrónicas e associou vários ministérios e organismos da administração pública. O objectivo é simples: juntar sinergias e encontrar caminhos comuns para racionalizar toda a área das aquisições. Na qualidade de organismo tutelado pelo Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social, o IEFP tem estado envolvido desde o início nestes projectos. Desta forma, tem procurado pautar a sua organização interna na área das compras com as novas directrizes que têm sido emanadas.

Com base neste esforço inicial, o IEFP começou a repensar o modo de trabalho e a estratégia associada à área das compras. Basicamente, procurou passar de um cenário em que eram efectuadas compras à medida das necessidades, para uniformizar as aquisições (ao nível de toda a organização) em torno de uma política única e uniforme para os vários organismos que constituem o IEFP.

Tudo isto levou o IEFP a repensar os modelos de trabalho. Em 2004 resolveu avançar com um modelo de reorganização interna da área das aquisições - ver quais são os caminhos e mapear os novos processos e as novas formas de trabalhar. Na realidade, a tarefa não é propriamente fácil, uma vez que o IEFP tem cerca de 140 unidades internas a fazerem compras em simultâneo. Esta dificuldade não tem apenas a ver com os métodos de trabalho, mas também com a forma de pensar as compras. Neste processo também houve a preocupação de alinhar as políticas a nível de toda a organização, em vez de as impor simplesmente do topo para as bases.

Evolução Temporal

A primeira grande decisão do IEFP foi propor-se a estar na linha da frente com o programa nacional de compras. Seguidamente, decidiu repensar e mapear os seus modelos de trabalho na área das compras. Depois disso, haveria que implementar os modelos repensados a nível nacional, de forma a recolher indicadores e efectuar uma monitorização constante desses modelos para ver se estão a funcionar e se constituem uma mais valia face ao passado.

Depois de tomadas estas decisões, o IEFP resolveu contratar uma empresa externa para ajudar a desenvolver os manuais de procedimentos. O Instituto já tinha um manual de aquisições e existe legislação que diz como se devem fazer compras na administração pública. No entanto, trata-se apenas de instruções e orientações. Faltava uma estratégia global uniformizante de todas as práticas.

Para a escolha do fornecedor externo, foi lançado um concurso limitado sem apresentação de candidaturas, para o qual foram convidadas sete empresas que estão a trabalhar no mercado nesta área. A escolha final recaiu sobre a Sinfic, com base em critérios de avaliação assentes sobretudo na qualidade e na mais valia técnica da proposta.

A elaboração do manual de procedimentos começou com a formação de uma grande equipa, com elementos do IEFP e da Sinfic. Seguidamente, foi efectuado um levantamento do contexto do Instituto, com deslocações físicas a mais de uma dezena de unidades da organização espalhadas pelo país, desde o norte ao sul. Este levantamento destinou-se a conseguir uma maior proximidade entre a realidade local (formas de trabalhar) e o manual de procedimentos final. O manual de procedimentos elaborado será disponibilizado a todos utilizadores de forma electrónica (em modo hipertexto para facilitar a utilização).

Para além de ter em conta o "como se faz", o manual desenvolvido também previu as etapas a montante e a jusante. A montante encontra-se a questão estratégica e política (porque se faz assim, para que se faz assim, o que o comprador deve ter em mente quando organiza um processo de compra?). A jusante foram definidos vários indicadores de actividade para ver "como se fez" (monitorização após a execução).

Com base nestes indicadores, cada agente do processo (empregados que efectua as compras, vários níveis de chefias, direcção) pode monitorizar o desempenho ao seu nível. A partir daqui, será possível obter indicadores a nível nacional para detectar os aspectos críticos e os pontos fortes. Isto só é possível pela uniformização do processo de compras a nível de toda a organização.

Actualmente o IEFP encontra-se na fase imediatamente prévia à implementação dos manuais. Esta implementação está prevista ocorrer durante o mês de Outubro de 2005, seguindo-se uma campanha de divulgação com incidência especial, não tanto na componente da execução dos procedimentos associados, mas antes na focalização do acompanhamento e na monitorização da sua execução.

Dois grandes objectivos

O manual de procedimentos elaborado para a área das compras do IEFP teve dois grandes objectivos:

1. Considerar a área das compras como estratégica para a organização, e não como mera actividade de suporte.

2. Colocar toda a organização a comprar da mesma forma. Pretende-se assim obter reduções de custos, alinhamento de processos, ganhos de eficiência, e indicadores a nível de toda a organização. Com estes indicadores uniformes a nível nacional, o IEFP pode saber em qualquer momento quanto gasta em compras - qual a realidade da sua despesa em matéria de aquisições - e ter a certeza que fez as melhores aquisições ao mais baixo custo possível.

Apesar do IEFP trabalhar com base numa solução ERP (sistema integrado de gestão), se este for alimentado de forma diferente pelas várias unidades, os resultados não serão comparáveis. Contudo, Sara Ribeiro, directora dos serviços administrativos dos serviços centrais do IEFP, acredita que em finais do primeiro trimestre de 2006 já será possível ter indicadores para realizar uma primeira avaliação do que foram esses três meses a nível nacional em termos de compras.

O grande desafio que se coloca agora é a natural resistência à mudança, própria de qualquer ser humano. Na realidade, como nos foi explicado, não é preciso alterar muito a forma de trabalhar. A grande mudança é a nível da padronização dos dados que são inseridos no sistema informático, de modo a olhar para a solução ERP, não como um mero armazém de dados, mas sobretudo como uma ferramenta onde se poderá ir buscar informação para a tomada de boas decisões.

Para dar um exemplo muito simples, a compra de um agrafador deverá ser inserida no sistema com apenas um código em toda a organização, e não com vários códigos, conforme a unidade/departamento que efectua a compra. Os processos não podem depender das pessoas que neles intervêm, nem podem existir diferentes interpretações dos dados. Estes pormenores simples marcam a diferença entre uma gestão optimizada e uma gestão difícil, ou mesmo impossível.