IEFP: Racionalizar e Uniformizar Processos para Melhorar a Actividade
A preocupação com o emprego em Portugal remonta ao início dos anos 30, mas o IEFP (Instituto de Emprego e Formação Profissional) só surgiu em 1979, aglutinando outros organismos então existentes. Com a necessidade de modernizar a administração pública, o IEFP tem vindo a racionalizar a sua actividade desde há alguns anos a esta parte. Os objectivos são simples, racionalizar e uniformizar processos, melhorar a actividade, reduzir custos, aumentar a produtividade.
O Contexto
A génese do IEFP remonta aos anos 30, numa tentativa de resolver os problemas de emprego devidos à crise económica que se fazia sentir na altura. Desta forma, em 1932 foi criado o Comissariado e o Fundo de Desemprego (Dec. 21 699).
Na década de 60 a indústria constitui-se como o sector estratégico do desenvolvimento económico e social que se preconiza para o país. Foi então publicado em 1962 o Dec. 44506, que criou o Fundo de Desenvolvimento da Mão de Obra, com o objectivo de criar os meios mais adequados para fazer frente ao desemprego resultante dos projectos de reorganização industrial e o quadro de acção para uma maior estruturação do mercado de emprego.
O IEFP propriamente dito foi criado e pelo Decreto-Lei nº. 519-A2/79 de 29 de Dezembro, sendo dotado de autonomia administrativa e financeira e revestindo a forma de serviço personalizado do Estado, para o qual são transferidas as competências da Direcção Geral do Emprego (DGE), da Direcção Geral da Promoção do Emprego (DGPE) e do Fundo de Desenvolvimento da Mão de Obra. Os objectivos do IEFP incluem a execução das políticas de emprego e formação profissional, definidas e aprovadas pelo governo.
A estrutura orgânica do IEFP integra órgãos centrais e regionais. Dos órgãos regionais fazem parte as Delegações Regionais (cinco no total - Delegação Regional do Norte, do Centro, de Lisboa e Vale do Tejo, do Alentejo e do Algarve). As regiões autónomas dos Açores e da Madeira estão sob a alçada dos Governos Regionais.
Por sua vez, a estrutura orgânica das Delegações Regionais compreende os Serviços de Coordenação e os Órgãos Executivos Locais (86 Centros de Emprego, 31 Centros de Formação Profissional de Gestão Directa, 1 Centro de Reabilitação Profissional e 8 Centros de Apoio à Criação de Empresas).
A Necessidade
Todos os serviços que constituem o IEFP, desde as unidades locais, aos órgãos centrais, desempenham tarefas administrativas que são semelhantes em muitos aspectos. Dois dos aspectos onde existem muitas semelhanças são as áreas de gestão de armazéns e logística e de gestão do património próprio do IEFP.
O Instituto tem mais de 180 unidades operativas (entre unidades locais, regionais e centrais) e cada uma precisa de trabalhar em processos de gestão de armazéns e logística e de gestão do património. Para evitar a realização destas tarefas de forma e diferente de unidade para unidade, o IEFP pretende uniformizar as formas de actuação em toda a organização, racionalizando as metodologias de trabalho. Este artigo refere-se à realização deste esforço nas áreas da gestão do património e da gestão de armazéns do IEFP.
Por exemplo, considerou-se necessário racionalizar aspectos associados à gestão do património, envolvendo a melhoria do entrosamento entre políticas, processos e procedimentos. De igual modo, estão a ser instituídas práticas de reporting e indicadores de actividade.
O objectivo do IEFP foi simplesmente alinhar os métodos de trabalho na gestão de armazéns e na gestão de património em todas as suas unidades a nível nacional. Está, assim, a ser criada uma plataforma comum de trabalho, com toda a organização a trabalhar de acordo com as mesmas regras. Os benefícios desta plataforma comum de trabalho são vários, destacando-se os seguintes:
- Obtenção de indicadores de actividade e de desempenho, dado que todos trabalham de acordo com as mesmas regras;
- Melhoria de processos resultante da recolha de indicadores de actividade;
- Redução de custos e racionalização de meios, devido à uniformização de processos e a um maior controlo dos activos do IEFP.
- Aumentos de produtividade, devido à racionalização de processos.
Este esforço vem no seguimento de uma tendência de racionalização mais global que o IEFP tem vindo a desenvolver desde há alguns anos a esta parte. Por exemplo, as várias aplicações da área administrativa e financeira que existiam há bem pouco tempo, deram lugar a um ERP (Enterprise Resource Planning) que serve toda a organização.
A Solução
A Sinfic tem estado ligada a vários projectos relacionados com a modernização da administração pública, tanto em Portugal, como nos países africanos de língua oficial portuguesa (PALOP). Não foi surpreendente, portanto, a selecção da empresa para ajudar o IEFP a evoluir nesse sentido. Os técnicos da Sinfic trabalharam com o IEFP no desenvolvimento de manuais de procedimento para as duas áreas referidas atrás - gestão de armazéns e logística, e gestão do património.
O trabalho - mais de parceria do que de fornecimento, como destacou Sara Ribeiro, directora de serviços administrativos no IEFP - envolveu essencialmente quatro fases:
1. Recolha física de todos os elementos no terreno, que passou pela visita a várias unidades locais do IEFP, desde o nordeste transmontano, a Vila Real de Santo António;
2. Análise aprofundada dos elementos recolhidos (depoimentos das pessoas, documentos de trabalho existentes, etc.);
3. Sistematização da informação e construção de manuais de procedimentos;
4. Formação a utilizadores chave do IEFP, que irão disseminar essa mesma formação a outros utilizadores internos.
Sara Ribeiro mostrou-se convencida que, já em finais de 2005, será possível obter relatórios de actividade uniformes relativamente ao último trimestre deste ano. A partir dessa base, poderão ser obtidas métricas de desempenho e optimizar os processos existentes.
A decisão de escolher da Sinfic só foi tomada depois de uma consulta ao mercado e da análise de propostas de sete empresas. Foi então considerado o factor preço e o mérito técnico (questão metodológica para a realização do trabalho) de cada proposta.