Controlar a Distribuição de Mercadorias

O caso desta semana refere-se a uma empresa transportadora que actua sobretudo no mercado da distribuição personalizada de mercadorias porta a porta. O desafio da Sinfic para implementar uma solução de gestão de armazém é ainda maior porque a empresa já tinha realizado algumas tentativas com outros fornecedores. O nome e a caracterização da empresa foram omitidos por razões de confidencialidade.

O Contexto

Já lá vai o tempo dos armazéns como centros de armazenamento na verdadeira acepção da palavra. Actualmente, a ideia de armazéns cheios é sinónimo de perda de oportunidades e de capital. As mercadorias têm que permanecer o mínimo tempo possível em armazém para controlar custos e rentabilizar o espaço. Paralelamente, a automatização é um imperativo para quem quer manter-se concorrencial.

É neste contexto que a gestão de armazém assume uma importância fundamental na actividade das empresas. Consequentemente, este mercado é alvo de uma série de soluções informáticas - mais ou menos completas, mais ou menos flexíveis, mais ou menos em conta, mais ou menos costumizáveis, mais ou menos eficazes.

Os clientes têm à sua disposição as chamadas soluções standard, algumas das quais originárias de grandes nomes de referência do mercado mundial de software. No entanto, também há quem afirme que não há duas empresas iguais em termos de processos, pelo que só existem três opções: ou as empresas se adaptam às soluções, ou adaptam as soluções à sua realidade, ou optam pelo desenvolvimento de soluções costumizadas à sua medida. Cada uma das opções tem vantagens e desvantagens. Cabe a cada empresa pesar os prós e os contras e optar.

A Necessidade

A solução implementada pela Sinfic na empresa de distribuição que serviu de referência a este texto, teve como base a necessidade de controlar todos os serviços de distribuição de mercadorias, desde a recepção das mesmas, à sua manipulação em armazém, distribuição ao cliente final, reentrada em armazém dos itens devolvidos e devoluções destes últimos à proveniência.

A complexidade deste tipo de solução é ampliada pelo facto de estarem em utilização na empresa vários micro-sistemas a tomar conta dos processos, dispersos e que não falam entre si. Além disso, todas as operações referidas envolvem muito trabalho manual.

Os constrangimentos tecnológicos impostos pelos sistemas que estavam a ser utilizados dificultavam grandemente a expansão do negócio da empresa. Recorde-se que a escolha da Sinfic para a implementação da solução de gestão de armazém surgiu no seguimento de outras tentativas realizadas no passado para implementar um sistema do mesmo tipo.

A solução proposta pela Sinfic (em parceria com a GlobalSist) tem como objectivo proceder ao controlo total dos processos referidos atrás, em tempo real e diminuindo ao máximo a intervenção humana. Este último aspecto é importante porque permite poupar tempo e reduzir significativamente a introdução de erros. A solução tem ainda a missão adicional de tomar conta de todos os processos administrativos, que são bastante penosos, tanto pelo tempo que demoram, como pelos recursos que consomem. De uma forma geral, a solução implementada permite:

• Reduzir tempo;
• Acelerar os processos;
• Reduzir os recursos alocados aos processos;
• Aumentar a rapidez de resposta;
• Reduzir custos.

Para dar uma ideia mais concreta das vantagens da automatização, podemos referir a questão das comissões, dado que a política da empresa envolve comissõesa distribuidores. Se considerarmos que a empresa tem várias dezenas de distribuidores e que processa mensalmente milhares de serviços de distribuição, facilmente se avalia a dificuldade inerente ao cálculo manual das comissões. O sistema implementado efectua tudo isto praticamente de forma automática.

A empresa trabalha actualmente com vários sistemas reminescentes do passado. Desta forma, a solução implementada teve que ter em conta dois aspectos importantes. Por um lado, substituir parte da base instalada existente. Por outro, integrar-se com a restante base instalada, de modo a consolidar tudo num único sistema que responda às necessidades de controlo do processo de distribuição.

A Solução

A solução implementada foi desenvolvida com ferramentas Microsoft e conta com várias bases de dados de suporte baseadas em SQL Server. A empresa cliente em questão tem vários centros espalhados geograficamente. Estes centros estão conectados por uma VPN, podendo funcionar isoladamente a título temporário. Consequentemente, a solução teve que prever o funcionamento em modo desconectado e a sincronização após o restabelecimento da conexão.

Este facto acabou por complicar bastante a arquitectura do projecto, dado que um determinado item pode estar em Lisboa num dado momento e em Coimbra pouco tempo depois, ou noutro qualquer local. Apesar desta mobilidade, a solução continua a manter o controlo e rastreio desses itens.

Outro aspecto importante tem a ver com a utilização de terminais móveis para as operações de armazém (cargas, descargas, por exemplo). Para evitar os erros de operação, tudo o que é lido pelos operadores (via terminal móvel) é imediatamente validado com a base de dados local em ambiente conectado. A utilização de terminais móveis traz ainda benefícios ao nível da mobilidade e do conforto de utilização por parte dos operadores.

O sistema minimiza assim ao máximo a introdução manual de dados. Quanto à alimentação do sistema com dados provenientes dos fornecedores, a existência de diversidade de formatos de ficheiros (conforme o cliente) e outros problemas obrigaram a solução implementada a requisitos extra em termos de flexibilidade. Mais concretamente, existe um módulo que efectua o parsing dos ficheiros e as respectivas validações, antes de proceder à integração na base de dados.

Apesar da solução implementada no cliente a que se refere este caso se limitar à vertente da gestão de armazém, a solução envolve outras funcionalidades mais abranges. Por exemplo, permite o controlo das entregas ao cliente final no acto da entrega. Para isto, basta dotar os distribuidores de um terminal que lhes permita enviar a notificação para o sistema central - de forma imediata (via GSM/GPRS), ou através da sincronização de dados no final do dia, quando os distribuidores voltam ao armazém.

O seguimento de veículos é outra possibilidade prevista na solução e não implementada no caso em análise. Isto é possível através de terminais que podem indicar a localização dos veículos (GPS - Global Positioning System) e efectuar o registo de despesas, de consumos, etc.