Centro Técnico Hospitalar: Opção pela Integração e por Garantias de Futuro

O Centro Técnico Hospitalar (CTH) é uma empresa que nasceu em 07 de Julho de 1954 (pelo que já completou 50 anos de actividade) e acompanhou a enorme evolução da prática médica que se verificou nos últimos anos. Começou por vender tudo que fosse necessário nos ambientes hospitalares (desde os simples ferros cirúrgicos, às grandes mesas operatórias), mas acabou por privilegiar a chamada medicina mini invasiva, fornecendo equipamentos para esta área.

O Contexto

O CTH vive actualmente apenas do comércio de produtos importados. Chegou a ter uma unidade fabril de equipamento hospitalar, mas foi abandonada nos últimos anos por razões estratégicas. A aposta da empresa passa actualmente pela medicina endoscópica, incluindo os equipamentos de intervenção médica propriamente ditos e os de computação que servem de apoio. Ou seja, aposta nas modernas técnicas da medicina, que reduzem ao máximo as lesões físicas dos pacientes.

Por exemplo, numa grande parte das intervenções actuais, os médicos limitam-se a efectuar três furos no organismo do paciente, a partir dos quais operam com a ajuda de um monitor para acompanhamento visual daquilo que estão a fazer. Este tipo de técnicas reduz significativamente o tempo de recuperação do doente, as sequelas físicas futuras e, mais importante ainda, o sofrimento.

O CTH conta actualmente com cerca de 20 pessoas na sua estrutura humana e está dividido em duas grandes áreas: a área financeira e a área técnico-comercial.

A Necessidade

Na década de 80, a exemplo de muitas empresas com uma dimensão análoga, o CTH resolveu apostar na informática para o suporte da sua actividade interna. Optou então por duas soluções informáticas: uma para responder à componente financeira e outra para responder à componente comercial. Estas duas soluções não dialogavam entre si, apesar de serem desenvolvidas pela mesma software-house.

Apesar da evolução informática ao longo dos anos, o fornecedor das soluções existentes no CTH manteve separada a vertente contabillístico-financeira e a vertente comercial. Nos últimos anos, o fornecedor afirmou claramente que iria apostar numa nova solução integrada, em vez de fazer evoluir (no caminho da integração) as soluções anteriores.

Além da falta de integração, que exigia repetições de trabalho dentro da empresa, havia uma séria de funcionalidades (incluindo funcionalidades facilitadoras da utilização que são correntes em grande parte dos actuais programas informáticos) que não estavam incluídas nas soluções financeira e comercial utilizadas pelo CTH.

Os responsáveis pelo Centro Técnico Hospitalar resolveram então adoptar uma solução que, segundo as palavras de Teresa Seabra, directora financeira do CTH, "desse mais garantias". Como a empresa também estava a comemorar os 50 anos de actividade, era uma altura propícia para a mudança. Recorde-se que alterou inclusivamente o logotipo, de modo a incorporar os 50 anos de actividade no grafismo (ver imagem).

Depois de decidida a mudança, os responsáveis pelo CTH efectuaram alguma pesquisa de mercado e aconselharam-se junto de outras empresas. A ponderação de várias soluções resultou na opção pelo SAP Business One. O contacto com a SAP Portugal aconteceu por volta de Maio de 2004 e o fornecimento da solução foi efectuado por um parceiro SAP.

A Solução

A ideia do CTH era implementar o SAP Business One entre Novembro e Dezembro de 2004, incluindo o upgrade do hardware interno e da rede para o suporte do programa. No entanto, em meados de Março de 2005, a SAP Portugal recorreu à Sinfic para a implementação da solução no cliente. A Sinfic iniciou a implementação do SAP Business One no primeiro dia útil de Julho, entrando em fase operacional cerca de duas semanas mais tarde, aproveitando a experiência acumulada na recuperação de implementações anteriores. Desde então, a empresa tem vindo a recuperar todo o trabalho atrasado, dado que o CTH não manteve em funcionamento paralelo a solução financeira que tinha utilizado até finais de 2004.

Mais do que implementar uma solução SAP no cliente, a Sinfic teve que responder também a uma situação bastante crítica por parte do CTH. A frustração de uma implementação mal sucedida, era agravada pela falta de elementos de análise financeira para a gestão da empresa, pelo que foi necessária uma grande colaboração entre o cliente (CTH) e o fornecedor (Sinfic). Teresa Seabra afirmou-nos claramente que "houve alturas em que estava completamente perdida, sem elementos nenhuns de 2005 para saber o que se estava a passar com a empresa".

Neste momento, os responsáveis do CTH estão satisfeitos com a solução, com o processo de implementação e com o profissionalismo da Sinfic em todo o processo. Até ao final de 2005, a empresa espera regularizar toda a vertente contabilística deste ano e entrar em 2006 sem sobressaltos nesta área. Como referiu Teresa Seabra, "graças a Deus que me apareceu a Sinfic. Não basta entender o programa; também é necessário entender de contabilidade e da actividade normal das empresas".

As vantagens do SAP Business One, segundo a nossa entrevistada, residem na sua versatilidade, no potencial e, sobretudo, no facto de integrar as várias vertentes da actividade da empresa (financeira e comercial). Um documento entra apenas uma vez no sistema e depois circula dentro do mesmo. Por outro lado, é possível pedir ao sistema o estado de determinada actividade num dado momento.

Com esta mudança, o CTH ficou a ganhar em termos de produtividade (graças à integração de toda a actividade da empresa numa única solução) e de controlo (graças à possibilidade de pedir relatórios de estado em qualquer altura).